公司內(nèi)部oa系統(tǒng)

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 　　在辦公自動化中工作人員所接觸大量信息來自于文檔，通常文檔信息的增加和訪問是以指數(shù)形式增長的 。每天都有高價值的內(nèi)容通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)在有交叉聯(lián)系的小組間產(chǎn)生，對于工作中涉及的文檔資料信息進行有效組織與管理變得越來越重要。 所以說，建立一個實用、高效、方便的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，對于提高工作人員的文檔管理水平，提高工作效率具有重大的實際意義。

　　無疑，企業(yè)級文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)具有重大意義，但也是一項技術(shù)與工程實現(xiàn)上相對復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其中包含了多方面、多層次的工作，例如：作為企業(yè)關(guān)鍵的應(yīng)用系統(tǒng)如何與企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施相連接、文檔管理體系的規(guī)劃、文檔管理服務(wù)器設(shè)立、與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成、用戶界面的配置以及培訓(xùn)等等。我們認為，選擇合適的文檔管理產(chǎn)品、以及預(yù)先進行盡可能細致周到的系統(tǒng)規(guī)劃是整個系統(tǒng)得以成功建立和順利運行的關(guān)鍵。

　　1.目前，用戶進行文檔處理工作的主要特點是：

　　文檔數(shù)量與格式類型眾多，其中主要包括：各種公文與內(nèi)部請示報告等工作文檔、企業(yè)規(guī)章制度、受管企業(yè)信息、市場信息與分析、與上下級單位以及客戶之間的往來文電、合同與財務(wù)報表、檔案文件、業(yè)務(wù)知識等等，文檔形式主要有電子文件、電子郵件、紙質(zhì)文件、傳真或掃描文件等等;

　　個人文檔處理的主要手段是桌面文檔處理軟件MS Office，特別是MS Word與MS Excel;

　　既有標準規(guī)格樣式的文檔，又有各種難以規(guī)定統(tǒng)一格式的文檔，而且后者數(shù)量更多;

　　電子文檔主要保存在個人PC工作站的硬盤或軟盤中，或者保存在網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器中;紙質(zhì)文檔主要保存在各種部門文件柜、檔案室中或由個人保管;

　　文檔的共享、傳遞范圍較為狹窄，特別是以能夠大大提高文檔處理效率的電子文檔的形式進行的文檔共享與傳遞，仍然主要集中在本部門內(nèi)部或是在本地域。

　　文檔在企業(yè)內(nèi)部個人、部門之間的傳遞手段主要有：文件共享與拷貝、通過電子郵件傳遞，或通過打印成紙質(zhì)文件，通過投遞或傳真發(fā)送的傳統(tǒng)手段;

　　通過文件共享與拷貝、電子郵件進行的電子文檔傳遞受制于網(wǎng)絡(luò)帶寬，不僅傳遞速度慢，而且重復(fù)傳送、不能有效利用帶寬;

　　文檔處理工作重復(fù)性勞動太多，不能有效利用文檔的內(nèi)容;

　　缺乏文檔一致性和版本控制的規(guī)范和技術(shù)手段，由于文檔沒有統(tǒng)一的管理，出現(xiàn)多種拷貝和版本的現(xiàn)象，不僅存儲效率較低，而且容易出現(xiàn)混淆;

　　缺乏有效的手段，實現(xiàn)文檔在部門和企業(yè)級的檢索，以發(fā)現(xiàn)要用的文檔;

　　文檔安全性控制主要是通過企業(yè)規(guī)章制度約束的手段。

　　2.從文檔管理升華到知識管理:

　　文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊涵了大量的和本企業(yè)特有的知識財產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標。文檔管理的職責(zé)就是有效地組織和規(guī)劃文檔，使文檔的獲得、歸類、查找和提取更容易。