專家視點：辦公自動化系統(tǒng)OA市場發(fā)展新趨勢

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

摘要：根據(jù)企業(yè)信息化發(fā)展的四個階段“業(yè)務操作電子化”、“業(yè)務流程信息化”、“業(yè)務管理知識化”及“業(yè)務決策智能化”，將OA整個發(fā)展也分為“文件型OA”、“流程性OA”、“知識型OA”及“智能化OA”。文中重點剖析了OA每個階段的發(fā)展特點和未來發(fā)展趨勢。

關鍵字：OA、辦公自動化、知識管理

以信息化來武裝企業(yè)，目前已經(jīng)是大勢所趨。軋鋼車間里工人通過自動控制系統(tǒng)來完成帶鋼的穿孔、軋制、卷曲等操作；辦公室的員工借助電腦和網(wǎng)絡高速地處理日常的業(yè)務；企業(yè)依靠ERP等應用系統(tǒng)來管理物料、處理訂單。試想一下，如果硬盤壞掉、網(wǎng)絡癱瘓、應用系統(tǒng)崩潰，無論對于個人還是企業(yè)，都是一場災難，從這個側面的確反映出人們對于信息系統(tǒng)的依賴程度。

聯(lián)想集團曾經(jīng)提出“企業(yè)信息化，從OA開始”，這句話可圈可點。所謂OA，即辦公自動化（Office Automation），是辦公工作處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產(chǎn)率的目的。OA系統(tǒng)也是每個企業(yè)信息化初期就開始投入建設的基本系統(tǒng)。從C/S結構到B/S結構，從最初桌面辦公軟件的應用、收發(fā)郵件到后來公文流轉、車輛管理、會議管理、網(wǎng)上審批等功能應用，OA已經(jīng)是我們?nèi)粘Ｊ褂米疃?、最頻繁的一個基本系統(tǒng)。

隨著企業(yè)信息化的發(fā)展和成熟，目前很多企業(yè)的OA系統(tǒng)已經(jīng)整合了越來越多的應用，日趨變得復雜，也遠遠超出了傳統(tǒng)OA的范疇，集成了人、財、物、信息、知識等諸多企業(yè)的資源，逐步成為一個員工辦公、中層管理、領導決策的知識協(xié)同的平臺。而新一代的OA更是融合了協(xié)同、知識管理、門戶等精髓，OA這棵“老樹”開始綻放“新花”，脫胎換骨，重新煥發(fā)出新的光彩。因此我們也需要用發(fā)展的眼光來看待這種新的發(fā)展趨勢。


一、企業(yè)信息化發(fā)展階段

如上圖所示，企業(yè)的信息化可以分為如下四個階段：

第一階段：業(yè)務操作電子化。電子化即將日常手工事務性工作轉變?yōu)闄C器工作的過程；關注個體的工作行為，可以提高個體的工作效率。該階段以財務電算化、生產(chǎn)制造自動化等為代表。

第二階段：業(yè)務流程信息化。信息化即通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結合IT優(yōu)勢固化業(yè)務流程；關注整個組織的流程，提升組織的效率。該階段廣泛開展流程梳理和信息化建設，例如ERP、CRM、SCM、BOSS系統(tǒng)建設等。

第三階段：業(yè)務管理知識化。知識化即讓合適的角色在合適的時間、合適的場景獲取合適的知識和資源，系統(tǒng)推動企業(yè)管理生態(tài)的建立，對環(huán)境的變化作出靈活的反應，業(yè)務流程持續(xù)改善，全面提升執(zhí)行力，獲得持久的競爭力。該階段強調(diào)實現(xiàn)業(yè)務活動和管理活動的真正結合，以KM、協(xié)同、門戶等為代表。

第四階段：業(yè)務決策智能化。智能化即在企業(yè)的已有知識的基礎之上，能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識，用于業(yè)務決策、日常管理等，形成自組織、自學習、自進化的企業(yè)管理體制。該階段中，人工智能、專家系統(tǒng)的思想將應用在企業(yè)管理領域中。

二、OA發(fā)展階段

OA的發(fā)展其實是一個不斷求新求變的過程，縱觀OA的發(fā)展歷程，是伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏。如上圖所示，不同的信息化發(fā)展階段也對應不同的OA發(fā)展階段：

第一階段：文件型OA（1980年～1999年）

我們對OA的初步認識實際上從上個世紀80年代開始。1985年全國召開了第一次辦公自動化（OA）規(guī)劃會議。那時計算機還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應用軟件開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等軟件，當時許多人把OA稱為“無紙化辦公”。該階段主要關注個體的工作行為，主要提供文檔電子化等服務，所以我們可以將該階段稱之為“文件型OA”。

到了90年代，由于網(wǎng)絡經(jīng)濟的到來，政府和一些企業(yè)開始搭建網(wǎng)絡、建立自己的郵件系統(tǒng)，并借助Lotus Notes等平臺做初步的應用開發(fā)，一些工作審批、流轉也有了初步的雛形，OA的概念開始逐漸形成，但是似乎還沒有形成專門做OA的軟件廠商。畢竟，當時競爭還不充分，企業(yè)的管理比較粗放，軟件市場也沒有進行細分，而OA的成熟是市場競爭的產(chǎn)物，也只有隨著競爭的加劇才能得到重視和振興，因為競爭迫使企業(yè)加強內(nèi)部管理，規(guī)范辦公流程，提供工作效率。

第二階段：流程性OA（2000年～2005年）

該階段從最初的關注個體、以辦公文件/檔案管理為核心的文件型OA， 到目前正在成為應用主流的流程性OA，它以工作流為中心，實現(xiàn)了公文流轉、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實用的功能。

在這個階段，OA市場才真正興起，一批專業(yè)的OA軟件公司開始嶄露頭角，其中有藍凌、慧點、合強、新思創(chuàng)、泛微、點擊、紅礬、凌科、京華、品高、奧尊、朝華、通達等。在2003年之后，更是出現(xiàn)數(shù)百家OA軟件公司群雄逐鹿的局面，這一方面反映出市場需求的旺盛，OA系統(tǒng)做為基礎的系統(tǒng)已經(jīng)成為各家企業(yè)信息化建設的必選；另外一方面也反映出市場還沒有完全成熟，魚龍混雜、泥沙俱下的行情估計還會膠著一段時間，能夠專注OA系統(tǒng)、不斷升級產(chǎn)品、強調(diào)后期服務的OA廠家并不多。有的供應商可能是OEM其它OA的產(chǎn)品，有的可能直接從網(wǎng)上買一套源代碼修改一下就發(fā)布了，而有的廠商直接干脆模仿一些知名公司的產(chǎn)品了事。這樣造成了軟件Bug不斷、系統(tǒng)質量低下、知識產(chǎn)權存在隱患、低價惡性競爭、可拓展性不高等諸多問題。

第三階段：知識型OA（2005年～2010年）

隨著OA系統(tǒng)應用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸OA系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA儼然成為一個日常工作的基礎平臺，企業(yè)已經(jīng)不可離開它了。但是新的挑戰(zhàn)又產(chǎn)生了：如何借助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，合適的時間里獲取合適的知識？如何借助該平臺來沉淀組織的最佳實踐并傳遞到整個組織？這樣可以大大節(jié)省員工查找知識的時間、減少不必要的重復勞動、提高工作的效率、沉淀組織的知識、提高組織的應變速度，并最終最大化提升組織及個體的產(chǎn)能，全面提升企業(yè)的管理。



隨著客戶這種需求的產(chǎn)生，OA發(fā)展也派生出全新的氣象。以“知識管理”為思想、以“協(xié)同”為工作方式、以“門戶”為技術手段，整合組織內(nèi)的信息和資源發(fā)展出來的OA系統(tǒng)，即我們通常所說的“知識型OA”。其中一些企業(yè)如藍凌、明基逐鹿、華炎、AMT等，也敏銳地洞察了這一趨勢，將知識管理的思想融入來日常的辦公協(xié)同平臺軟件中去（當然，知識管理更強調(diào)綜合的因素，管理、文化、IT系統(tǒng)一個都不能少），同時整合進以團隊協(xié)作和項目管理為目標的溝通協(xié)作軟件工具，包括各種通信軟件，如騰訊QQ、即時通信、VoIP等；實時會議包括電話會議、視頻會議等；群組協(xié)作如工作流管理、群件、網(wǎng)絡化項目管理；聯(lián)系人管理以及相關的信息安全產(chǎn)品如信息加密、身份認證等。這時候OA系統(tǒng)已經(jīng)不單單是我們?nèi)粘f(xié)同辦公的平臺，更是一個企業(yè)或組織進行知識管理的基本平臺；傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)全面蛻變成企業(yè)的管理支撐平臺，擔負起更加復雜、綜合的作用：

         協(xié)同工作平臺：通過實時通信、在線感知、團隊協(xié)同等，將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化組織模式轉化為基于項目或任務的“扁平式管理”矩陣模式，使普通員工與管理層之間的距離縮小，提高企業(yè)工作人員協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力。

        知識管理平臺：實現(xiàn)知識的沉淀、共享、學習、應用和創(chuàng)新，整個組織能夠積累基于戰(zhàn)略的核心知識資產(chǎn)，為高層管理提供決策支持和信息情報；業(yè)務部門能夠結合流程開發(fā)出各種方法論和模板，通過基于業(yè)務的知識流按圖索驥，提升執(zhí)行力；員工能夠根據(jù)自己的崗位隨時隨地使用自己或他人日常工作的積累，對工作做出指導與幫助、提升工作的績效；

         項目協(xié)作平臺：通過為項目團隊提供一個全方位的溝通、協(xié)作平臺，提高多項目組的工作效率和質量，使項目成員可以在靈活的時間、地點對他人或事務的需求做出即時的響應。實現(xiàn)團隊的通信、共享、管理和制訂各種項目文檔或日程安排，使項目或臨時任務中交流想法、共享信息、協(xié)同完成任務變得更輕松。

        激情管理平臺：從企業(yè)文化建設著手，提高員工工作激情，營造一個相互幫助、相互理解、相互激勵、相互關心的共同工作氛圍，從而穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)工作熱情，形成一個共同的工作價值觀，進而產(chǎn)生合力，實現(xiàn)共同目標。

         企業(yè)通信平臺：建立企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件和網(wǎng)絡通信系統(tǒng)，包括Web Mail、網(wǎng)絡會議、實時通訊、手機短信、WAP和傳真自動收發(fā)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。

        信息發(fā)布平臺：為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。

        行政辦公平臺：實現(xiàn)辦公事務的自動化處理。通過公文流轉改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。

         信息集成平臺：現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務數(shù)據(jù)，OA系統(tǒng)能把企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務間通過流程進行緊密集成。

第四階段：智能型OA（2010年～）

隨著組織流程的固化和改進、知識的積累和應用、技術的創(chuàng)新和提升，最終OA系統(tǒng)將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來的發(fā)展方向，該階段OA更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務。

可能它不叫OA，換為更能體現(xiàn)其價值的名稱（例如“企業(yè)知識門戶EKP”、“管理支撐平臺MSS”等），這已經(jīng)遠遠超出傳統(tǒng)OA的范疇，轉變成為企業(yè)的綜合性管理支撐平臺。傳統(tǒng)的OA功能已經(jīng)融進這個更大層面的工作平臺框架中，有些功能可能在某些的模塊還能體現(xiàn)出來，但更多是與其它功能模塊一起，形成你中有我、我中有你、共同服務的混合體了。

總體來看，未來OA的發(fā)展都會有如下幾個明顯特征：

1、   門戶導向：未來OA更加強調(diào)人性化，強調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開放性，強調(diào)人與人溝通、協(xié)做的便捷性，強調(diào)對于眾多信息來源的整合，強調(diào)構建可以拓展的管理支撐平臺框架，從而改變目前“人去找系統(tǒng)”的現(xiàn)狀，實現(xiàn)“系統(tǒng)找人”的全新理念。

2、   業(yè)務導向：加強與業(yè)務的關聯(lián)，在基于企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過類似“門戶”的技術對業(yè)務系統(tǒng)進行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統(tǒng)中的結構化的數(shù)據(jù)通過門戶能夠在管理支撐系統(tǒng)中展現(xiàn)出來；使得業(yè)務流程和管理流程逐步整合，實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化、知識化、虛擬化。

3、   知識驅動：以知識管理為核心理念，建立知識和角色的關聯(lián)通道，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉變?yōu)橐环N能夠指導人行為的能力。

原通用電氣的CEO杰克.韋爾奇說：“一個組織機構獲取知識以及將知識快速轉化為行動的能力是其最終的競爭優(yōu)勢?！弊鳛槠髽I(yè)信息化、知識化基礎平臺，未來的OA系統(tǒng)應該為實現(xiàn)這個目標而發(fā)揮其重要的作用。