協(xié)同：有效授權——如何讓下屬做好執(zhí)行

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某日

老板王總對負責銷售的李經(jīng)理做了一個重要工作的安排，期間談了兩個小時，交代了諸多背景、重要性、目標、權限范圍、風險等內(nèi)容。

按照習慣，王總問：你清楚了嗎？

李經(jīng)理回答：沒問題，我回去就安排人辦。

李經(jīng)理回到辦公室，立即召集小張等若干骨干，談了30分鐘，一一布置了任務。

筆者注：王總參加過很多企業(yè)管理的培訓，對于如何授權及授權的要素和確認有著清楚的理解。

三天后

王總被一系列重要事情纏身，基本忘記了追問這件事情，但閑暇下來總覺得心里不踏實。

一周后

睡覺之前，王總突然想起，追問進度，打電話給李經(jīng)理，李經(jīng)理還是說沒有問題，已經(jīng)安排得力干將去執(zhí)行了。

筆者注：王總事務繁多，雖然他知道在放權的過程中要檢查防范，決不能完全撒手不管，但是王總沒辦法清楚記得每一個授權事件的檢查時間點，雖然心里覺得不踏實，但是也難以及時地逐一追問進展情況。

兩周后

惴惴不安的王總又打電話給李經(jīng)理：期限要到了，你到底進行得如何？

李經(jīng)理的匯報讓王總大驚，嚷嚷到：你怎么這么干呢？我不是交代了遇到這種情況怎么做的嗎？

李經(jīng)理回答說：不對吧，我就是按照當時本子上記的你的意思去做的呀。

王總：……！

筆者注：王總在和李經(jīng)理交代事情時說得很清楚，李經(jīng)理也確認聽清楚了任務的內(nèi)容。但是執(zhí)行結(jié)果為什么和王總當初交付的有天壤之別呢？王總交付的內(nèi)容和李經(jīng)理聽到的意思不一樣嗎？李經(jīng)理在給屬下交付任務時有疏漏嗎？這個過程又沒辦法"Replay"一遍，問題到底是出在哪個環(huán)節(jié)呢？

王總之誤？李經(jīng)理之失？小張之過？

作為管理者，王總經(jīng)歷的這種場景好像歷歷在目。其實，現(xiàn)實中比這個案例更糟糕的是，忙碌的管理者常常不知道是怎么失敗的，因為他已經(jīng)忘記了或者根本記不清楚每一個授權的要求了。

仔細分析，案例中王總對李經(jīng)理的授權屬于典型的"口頭授權"。雖然王總熟稔授權的要素以及如何有效授權的方法，但是口頭授權的龐雜內(nèi)容，加之重點不突出，所以李經(jīng)理難以詳細進行記錄，而對于考核、驗收的標準也難以準確量化。其后，在王總對李經(jīng)理"單層授權"之后又發(fā)生了李經(jīng)理對小張等若干骨干的"二次授權"。二次授權之后，任務的發(fā)出者王總便不清楚李經(jīng)理之后的實際執(zhí)行者是誰了，至于小張等執(zhí)行得怎么樣、執(zhí)行中遇到哪些困難、出現(xiàn)什么風險等等更是無從知曉，只能等李經(jīng)理來匯報了。從實際執(zhí)行的角度，王總完全失去了對這一工作的過程把控和監(jiān)督。

另外，在"口頭授權--二次授權--實際執(zhí)行"這一過程中，還存在著諸多導致授權失控的因素：

其一，李經(jīng)理差異或歪曲理解王總的授權內(nèi)容，信息在多級授權中發(fā)生衰減、變形。現(xiàn)實中授權有效性的最大障礙就是人性中的"我以為"心理。李經(jīng)理按自己的思路去領悟王總的意思，并對王總意圖中他贊同的部分無意識地進行加工和夸大，而對不贊同的部分就會自然地加以壓縮甚至拋棄。所以王總在交代任務之后問"你清楚了嗎？"的時候，李經(jīng)理自信地表示"沒問題"。而其后，卻只用了30分鐘就把王總用2個小時授權給他的事情二次授權下去了。

其二，王總作為授權者與多級授權中的最后執(zhí)行者缺乏有效溝通和信息對稱。由于沒有這樣的信息對稱，小張等實際執(zhí)行者執(zhí)行得正確與否王總并不知曉，更別提上述的信息衰減和歪曲變形了。

圖：口頭授權和單線授權的缺陷分析

其三，王總?cè)狈τ行У挠涗浖案檲?zhí)行過程的監(jiān)控方法，遺忘授權事項，只能依賴李經(jīng)理的及時匯報或者是自己突然想起來再電話追問了。

其四，王總?cè)鄙俦O(jiān)督、指導的有效手段，沒有補充授權或調(diào)整授權的有效辦法，難以在出現(xiàn)風險時及時地進行調(diào)整規(guī)避風險。

王總該如何讓下屬做好執(zhí)行？

面對口頭授權、單線授權、多級授權等容易出現(xiàn)的風險和挑戰(zhàn)，王總決定借助信息化的組織管理實踐工具--用友致遠協(xié)同OA軟件來解決這一問題。讓我們看看王總是如何應用用友致遠協(xié)同OA中的"協(xié)同工作"這一功能，來解決有效授權的問題的。

圖：王總借助致遠協(xié)同OA實現(xiàn)授權的過程示意

王總點擊"協(xié)同工作"中的"新建事項"，在系統(tǒng)中進行任務授權，他準確地說明授權要求，明確目標、內(nèi)容、執(zhí)行策略、權限范圍、風險等信息。添加相關文檔附件后，王總在流程中選擇了授權對象--李經(jīng)理，發(fā)出協(xié)同工作。（下圖為系統(tǒng)模擬示意）

幾乎同時，李經(jīng)理的電腦彈出消息提醒--"王總發(fā)起XX協(xié)同"。李經(jīng)理單擊點開，了解了全部任務內(nèi)容后，輸入處理意見，"加簽"給骨干小張等，點擊"處理"按鈕，便完成了任務的接受和對任務的二次授權。

而此時，王總電腦上的消息提醒會告知他任務已經(jīng)被二次授權，由小張等擔任最終執(zhí)行。王總可以隨時在"已發(fā)協(xié)同"中查看執(zhí)行者的狀態(tài)和處理情況，對不同的授權對象給予催辦、指導、補充授權等操作，還可以根據(jù)事項的進展情況給與及時的信息補充和說明。

同時，小張和其他骨干電腦上的消息提醒會告知他們有新的任務，任務的具體信息及相關文檔、王總的授權布置、李經(jīng)理的處理意見都在協(xié)同中清楚呈現(xiàn)，不會出現(xiàn)任何的信息衰減。

小張等完成授權任務，提交相應交付物，點擊"處理"按鈕，便完成了這一授權事項的全過程。工作流程完全可視化、過程文檔完整保留、參與人意見清晰呈現(xiàn)，不再會有任務布置不清、執(zhí)行不力、事后推托扯皮的事情發(fā)生了。

如上述過程所見，用友致遠協(xié)同OA軟件的"協(xié)同工作"有效地幫助王總避免了授權信息的差異或歪曲理解，信息在多級授權中不會再發(fā)生衰減變形了；任務的執(zhí)行過程可以通過流程圖直觀地進行查看，王總和最終執(zhí)行者小張間也有了充分溝通和信息對稱的通道；在已發(fā)事項中王總可以清楚看到自己交辦的所有事項，不會再發(fā)生遺忘了；通過補充正文和督辦意見、催辦等功能，王總可以隨時補充授權或調(diào)整授權事項，有了一個全過程監(jiān)督和指導任務執(zhí)行的平臺和工具。

圖："協(xié)同工作"功能很好地實現(xiàn)了上圖的多級、書面授權

有了協(xié)同OA軟件，王總真的可以實現(xiàn)授權和執(zhí)行過程的"Repaly"了，再也不會有讓王總"無語"的事情發(fā)生了。（搜訊網(wǎng)）