IT企業(yè)如何構建高效運行的OA辦公系統(tǒng)

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一、 引言

  伴隨著項目管理理念的深入和項目管理價值的日益凸現(xiàn)，管理層逐漸認識到項目管理對提高企業(yè)經濟效益和利潤將產生非常巨大的有利影響，越來越多的企業(yè)以項目為單元進行企業(yè)的戰(zhàn)略分解與任務執(zhí)行。隨著專業(yè)分工的細化，越來越多的跨職能的項目出現(xiàn)在企業(yè)里面，如何在跨職能的項目之間進行資源優(yōu)化組合、管理好各項目的風險、進度等就變得越來越重要。為了更好地解決資源沖突，復制已有項目的成功經驗，規(guī)范企業(yè)的項目管理標準，項目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))應孕而生。

  OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)中日益承擔起建立項目管理方法論、總結最佳實踐、知識管理、培養(yǎng)項目經理團隊以及建設組織級項目管理體系的責任。然而由于OA辦公系統(tǒng)在國內發(fā)展時間較短，大部分處于初建或成熟度不高的摸索階段，在OA辦公系統(tǒng)的運營與管理過程中，常常遭遇很多問題與困境。下面將從OA辦公系統(tǒng)的定義、類型與成熟度、問題與原因分析、對策等方面進行論述，結合國內外先進企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的管理理念與方法，對OA辦公系統(tǒng)的高效運營與管理提出自己的建議。

二、 OA辦公系統(tǒng)的定義

  OA辦公系統(tǒng)(Project Management Office)一般稱為項目管理辦公室、項目管理中心或者項目管理部。OA辦公系統(tǒng)是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門，是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實踐和公認的項目管理知識體系，并結合企業(yè)自身的業(yè)務和行業(yè)特點，為組織量身定制項目管理流程、培養(yǎng)項目經理團隊、建立項目管理信息系統(tǒng)、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。

三、 OA辦公系統(tǒng)的類型與成熟度

根據(jù)不同組織文化、組織結構、項目管理成熟度，OA辦公系統(tǒng)分為三種類型：保證型、控制型、戰(zhàn)略型。

(一) 保證型OA辦公系統(tǒng)——初始級

  保證型是OA辦公系統(tǒng)建立的初始階段，主要為項目經理提供管理支持(Project Management)、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術服務、知識管理等支持服務，這種角色以低調和輔助者的身份出現(xiàn)，容易得到項目經理的認可，不容易引起太多的反對和權力之爭，在OA辦公系統(tǒng)的剛剛起步階段，這種方式容易得以實施和執(zhí)行，主要向主管副總和項目經理匯報。

(二) 控制型OA辦公系統(tǒng)——已管理級

  控制型OA辦公系統(tǒng)在強矩陣組織結構中容易實現(xiàn)。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)擁有很大的權力，相當于代表公司的管理層，對于項目進行整體的管理和控制(Program Management)，保證項目的順利執(zhí)行，以實施項目目標和組織目標。這時OA辦公系統(tǒng)的工作可以包括：項目經理任命、資源的協(xié)調、立項結項的審批，項目的檢查和數(shù)據(jù)分析、項目經理培訓等，可獨立向總經理匯報。

(三) 戰(zhàn)略型OA辦公系統(tǒng)——優(yōu)化級

  戰(zhàn)略型OA辦公系統(tǒng)是OA辦公系統(tǒng)發(fā)展的高級階段。在這種情形下，OA辦公系統(tǒng)承擔著企業(yè)項目篩選、戰(zhàn)略目標確定與分解等任務，具有承上(戰(zhàn)略理解)和啟下(啟動項目)的雙重任務。這時進行項目群管理(Project Portfolio Management)，確保所有項目能夠圍繞著組織的目標，并且能夠為公司帶來相應的利益，可直接向最高管理者匯報。

(四) 成熟度演進

  在實踐中可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)OA辦公系統(tǒng)初建期往往采用“保證型”的形式，隨著從業(yè)人員項目管理知識的豐富與項目管理經驗的提升，以及組織級項目管理成熟度的提升，內部職責與權限的明晰，1-2年后OA辦公系統(tǒng)逐步將行政的職能分解到行政部門或資源部部門的助理人員，更加專注于多項目的監(jiān)控與項目分析、項目管理體系的建設與項目經理團隊的培養(yǎng)，這標志已進度到“控制型”O(jiān)A辦公系統(tǒng)的階段。當OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析對公司的決策與流程的變革、項目可行性分析、優(yōu)先級排序、市場的開拓起到重