集團OA辦公系統(tǒng)軟件推行過程中的需求分析

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

     提高對集團OA辦公系統(tǒng)軟件的認識

    集團OA辦公系統(tǒng)軟件是企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的縮寫，是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。對集團OA辦公系統(tǒng)軟件的透徹認識與理解，是集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目成功實施的基礎。

    集團OA辦公系統(tǒng)軟件的核心管理思想

    當下集團OA辦公系統(tǒng)軟件在各行各業(yè)中的運用已經(jīng)較為普遍，集團OA辦公系統(tǒng)軟件系統(tǒng)幾乎涵蓋了企業(yè)運作的所有領域，它是企業(yè)各部門的共同平臺，數(shù)據(jù)在各個部門實現(xiàn)了集成共享。其核心管理思想就是實現(xiàn)對整個供應鏈的有效管理，體現(xiàn)了事先計劃與事中控制的思想。例如，集團OA辦公系統(tǒng)軟件系統(tǒng)通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式，以便在事務處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而可以根據(jù)財務資金現(xiàn)狀追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動，改變資金信息滯后于物料信息的狀況，便于事中控制和實時做出決策。計劃、事務處理、控制與決策功能都在整個供應鏈的業(yè)務處理流程中實現(xiàn)，并要求在每個流程業(yè)務處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責任心，流程與流程之間則強調(diào)人與人之間的合作精神，以便在有機組織中充分發(fā)揮每個人的主觀能動性與潛能。

      對集團OA辦公系統(tǒng)軟件認識的途徑與方法

    集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目在煤炭集團企業(yè)中實施，并不是幾個領導加一個財務部門人員對其熟悉就能成功實施的。集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目是一個集成的、涉及企業(yè)方方面面的巨大工程，它需要在集團內(nèi)部眾多管理部門的具體實施人員中被廣泛了解之后，才有成功實施的可能。然而，要打好基礎，使集團OA辦公系統(tǒng)軟件的精髓被廣泛了解，并不是一件容易的事情，面對這個艱巨的任務，要有很好的途徑和方法來解決。

    企業(yè)在準備上集團OA辦公系統(tǒng)軟件前，首先應請專門的管理咨詢公司為高中層領導培訓集團OA辦公系統(tǒng)軟件原理，闡述集團OA辦公系統(tǒng)軟件究竟能為企業(yè)解決什么問題。剖析成功案例的成功經(jīng)驗，失敗案例的教訓，讓企業(yè)領導真正認識到實施集團OA辦公系統(tǒng)軟件的收益和風險共存。同時，還要派出相關人員到管理咨詢公司培訓，學習集團OA辦公系統(tǒng)軟件原理、集團OA辦公系統(tǒng)軟件實施方法、集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目實施成本和實施風險控制等內(nèi)容。當然，從實際以及成本的考慮}H發(fā)，上述方法只能解決部分人員對集團OA辦公系統(tǒng)軟件認識和具體的實施方法，并不能讓所有應該熟知的人參與其中，這就要求企業(yè)通過印發(fā)宣傳冊等方式進行廣泛的宣傳，并加強內(nèi)部培訓，以增加受眾人員對集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目的了解，只有讓具體實施的人心中有數(shù)，集團OA辦公系統(tǒng)軟件的實施才能穩(wěn)固推進。

    對集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目進行原則性規(guī)劃

    對集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目進行原則性規(guī)劃，是成功推行集團OA辦公系統(tǒng)軟件的關鍵。為保證煤炭集團企業(yè)順利推行集團OA辦公系統(tǒng)軟件，應由企劃部門進行統(tǒng)一的集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目規(guī)劃，成立以公司企劃部負責人為主的集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目小組，組織人員調(diào)研影響企業(yè)競爭力的主要因素，分析現(xiàn)有業(yè)務流程、提出改進業(yè)務流程的解決方案，哪些問題可以用集團OA辦公系統(tǒng)軟件來解決，實施集團OA辦公系統(tǒng)軟件要達到的目標；并對軟件的實施周期、實施成本、實施風險寫出詳細的可行性分析報告，遞交企業(yè)決策層討論決策，這將成為煤炭集團企業(yè)集團OA辦公系統(tǒng)軟件實施的關鍵。

      制訂集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目規(guī)劃時應遵循的基本原則

    （1）整體規(guī)劃原則。集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目規(guī)劃是集團企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的一部分，要與集團企業(yè)未來的業(yè)務發(fā)展和管理發(fā)展充分結(jié)合。集團企業(yè)集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目的整體性包括3方面：①項目內(nèi)容覆蓋了集團企業(yè)各項經(jīng)營活動；②集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目建設不是孤立地搞單項計算機應用，在選用技術時應全盤考慮；③必須考慮在全球化市場中同需方和供方密切相連，客戶和供應商的相關信息要納入集團企業(yè)集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目管理范疇。

    （2）階段性與擴展性結(jié)合原則。應分階段選擇實施集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目的不同子系統(tǒng)，做規(guī)劃時要留有余地，不能追求大而全。要以適應信息技術快速發(fā)展、適應集團企業(yè)管理與業(yè)務模式的不斷變化為目標。

    （3）客觀性需求原則。不同規(guī)模的集團企業(yè)對財務管理集團信息化OA系統(tǒng)規(guī)劃有不同的要求。在規(guī)劃時要從集團企業(yè)的實際出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)有的流程處理和業(yè)務需要，制訂出適合集團企業(yè)發(fā)展的集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目實施規(guī)劃，不能一味追求先進技術和最新版本。

     集團OA辦公系統(tǒng)軟件推行過程中的需求分析

    集團企業(yè)的需求分析應包含3個層面，即戰(zhàn)略層面、技術層面和管理層面。①從戰(zhàn)略層面上來說，涉及以下幾個方面：明確集團企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標；明確集團企業(yè)所處的競爭環(huán)境；在集團企業(yè)總體戰(zhàn)略的指導下，根據(jù)自身的現(xiàn)狀、能力和競爭環(huán)境的要求，制訂切實可行的集團OA辦公系統(tǒng)軟件集團信息化OA系統(tǒng)戰(zhàn)略。②從技術層面上來說，需求分析涉及評估公司的集團信息化OA系統(tǒng)能力現(xiàn)狀，包括現(xiàn)有集團信息化OA系統(tǒng)基礎設施和人員的能力；評估集團企業(yè)的集團信息化OA系統(tǒng)技術架構，包括平臺、網(wǎng)絡、應用軟件、流程、數(shù)據(jù)和架構；按照集團企業(yè)未來發(fā)展對集團信息化OA系統(tǒng)能力的需求，確定集團信息化OA系統(tǒng)能力差距和集團信息化OA系統(tǒng)能力發(fā)展藍圖。③從管理層面上來說，需求分析涉及管理組織機構設置、匯報體系、崗位設置、技能分類和相應的績效考核指標體系；集團信息化OA系統(tǒng)管控模式，如相關集團信息化OA系統(tǒng)制度、標準和規(guī)范、集團信息化OA系統(tǒng)投資決策程序、風險管理、安全管理和項目管理、集團信息化OA系統(tǒng)變革管理和培訓。企業(yè)需求分析的內(nèi)容要充分體現(xiàn)對整個供應鏈資源進行管理所應具備的集團信息化OA系統(tǒng)的內(nèi)涵。做好需求分析后，還要注意需求與實施之間的平衡。在進行集團OA辦公系統(tǒng)軟件建設過程中，需求與實施必須要與內(nèi)外環(huán)境相適應，并不斷進行實時調(diào)整。

     做好項目實施前的調(diào)研評估

    慎重選擇集團OA辦公系統(tǒng)軟件軟件提供商，是快速部署集團OA辦公系統(tǒng)軟件的保障。煤炭集團企業(yè)實施集團OA辦公系統(tǒng)軟件項目，與小企業(yè)最大的差別就是耗資巨大，部署緩慢，實施過程中稍有不甚，就會影響整個企業(yè)的經(jīng)營管理，甚至帶來嚴重的管理混亂。因此，選擇有實力的集團OA辦公系統(tǒng)軟件供應商就顯得尤為重要。對于沒有實施集團OA辦公系統(tǒng)軟件的煤炭企業(yè)來說，最好辦法是引入第三方評估。由專業(yè)的顧問、行業(yè)專家來評估，客觀、可比也權威。專家們見多識廣，可以通過與同行業(yè)、同規(guī)模、同地域的企業(yè)進行對比，可以與同目標、同類型、同時期、同投資規(guī)模的項目進行對比，對項目的投資、運行、技術、效果做出評估，讓企業(yè)了解當初的決策是否正確，實施的工作是否有效，集團OA辦公系統(tǒng)軟件系統(tǒng)能為企業(yè)提供多大幫助。同時，專家們還可以指出項目中的成績和不足，為企業(yè)下一階段的集團信息化OA系統(tǒng)項目安排提供幫助。即使有第三方的評估，作為煤炭集團企業(yè)戰(zhàn)略管理的一部分，企業(yè)仍然要慎重，要從多方面考察軟件商的綜合實力：①成熟、定型并且有一定用戶群的集團OA辦公系統(tǒng)軟件軟件開發(fā)商；②軟件的研發(fā)隊伍和開發(fā)工具能適應企業(yè)發(fā)展的需要；③具有豐富經(jīng)驗的實施咨詢顧問群；④參觀和考察軟件商（與本公司同類型企業(yè)）的成功客戶。