OA的快樂實施法

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自8月份開始實施OA辦公自動化系統(tǒng)以來，大連市建設投資公司循序漸進，做得有條不紊，用得得心應手，我們把這個過程稱為“快樂實施法”。

OA的開發(fā)主體是廠商，而實施和應用主體應該是客戶，也就是說廠商搭臺，用戶唱戲。大連建投認識到，好用的OA決不單單是廠家單獨開發(fā)出來的，還需要自己的親身體驗和大力參與，根據(jù)自己的實際辦公流程和特點，進行調(diào)整和完善，因為用戶對自身的需求最有發(fā)言權(quán)。

大連建投很好的把握了這個原則，積極配合廠商，采用通用產(chǎn)品+創(chuàng)新應用+循序漸進的實施方略，完美的實現(xiàn)了公司全員的辦公自動化。

通用產(chǎn)品

通用產(chǎn)品經(jīng)過了充分的市場檢驗，成熟、穩(wěn)定、標準，容易實施，和完全開發(fā)相比能大大降低投資成本和周期，是此次選型的基礎。

目前國內(nèi)各種通用性OA產(chǎn)品很多，看起來也都差不多，以前有很多OA軟件公司聯(lián)系建投，但是因為種種原因一直沒有找到合適的。為了能夠更好的適應自己的需求，建投還需要OA廠商有一定的實力能夠進行后期開發(fā)和持續(xù)的服務。

經(jīng)過再三比較，最后建投確定了新思創(chuàng)OA，因為它在國內(nèi)具有較高的知名度，產(chǎn)品的基礎功能較好，如公文流轉(zhuǎn)、文件傳遞、通知傳遞、新聞發(fā)布、日程安排、任務管理、日程安排、工作日記、規(guī)章制度、檔案管理、手機短信、電子郵件、論壇、投票等功能基本涵蓋了公司的日常辦公。

另外，它出色的易用性也是吸引建投的主要原因，因為公司部分領導和員工對電腦應用并不是很熟練，面對陌生的OA軟件更需要一個適應的過程，而良好的易用性顯然對于全員的快速接受具有重要意義。

創(chuàng)新應用

用戶的很多妙點子能夠很好的完善產(chǎn)品功能，而創(chuàng)新是一個持續(xù)的過程，相信隨著對軟件的不斷熟悉和理解，建投會有更多、更好的創(chuàng)新應用，這里只說幾個目前我們完成的內(nèi)容。

1、大連市建設投資公司成立于1988年5月17日，為副廳級公司，注冊資金為人民幣2.57億元，是大連市人民政府獨資建立的綜合性投資機構(gòu)，代表市政府從事固定資產(chǎn)投資、開發(fā)和經(jīng)營活動的全民所有制經(jīng)濟實體。

建投是比較有代表性的事業(yè)性單位，其內(nèi)部分工比較明細，級別比較嚴格。其在OA的使用過程中每個模塊要做什么工作都要有嚴格的規(guī)定。針對這種情況，我們對OA產(chǎn)品的功能模塊重新做了比較明確的定義、菜單的結(jié)構(gòu)重新做了調(diào)整；

2、通知分為重要性通知和一般性留言。重要性通知要有自動回復功能，并且可以通過系統(tǒng)自動發(fā)送手機短信給對方，而且手機短信能明確表達所發(fā)通知的意圖，以使用戶出差在外不能上網(wǎng)查看OA的時候，也可以了解公司內(nèi)部的重要信息；

3、為了讓員工之間更方便、實時的進行交流，我們在OA中集成了騰訊RTX即時通訊系統(tǒng)。當OA系統(tǒng)中部門或者人員變動的時候，可以將變動直接更新到RTX中，不需要管理員維護更多的數(shù)據(jù)。并且可以更改公司的標識、LOGO等信息。不僅能實現(xiàn)員工之間實時的交流，而且更能體現(xiàn)公司的企業(yè)文化信息；

4、為了真正的體現(xiàn)民主，我們增加了總經(jīng)理信箱的功能。各個員工可以有選擇的進行匿名或者不匿名給總經(jīng)理提出意見或者建議，開通了員工和總經(jīng)理直接溝通、交流的渠道；

5、為了體現(xiàn)公司的人性化管理，增加了生日祝福的功能。當有員工過生日的時候，系統(tǒng)會自動提前發(fā)送賀詞、賀卡、音樂進行祝賀；

6、修改以前的投票模塊，改成目前網(wǎng)上比較流行的調(diào)查問卷的形式；

7、修改以前的舊版論壇，加上現(xiàn)在比較流行、美觀的新式論壇；

8、改正人力資源模塊中不符合要求的部分，加上人才庫管理部分，使之更能方便的管理公司內(nèi)部人力資源方面的信息。

這些新增的功能，體現(xiàn)了OA以應用為本的創(chuàng)新思想，得到了公司內(nèi)部的一致認可。

循序漸進

雖然采用的是通用產(chǎn)品+創(chuàng)新應用的項目模式，但是大連建設投資公司并沒有把所有的開發(fā)內(nèi)容都做成后才實施，因為那樣項目的周期太長，而且員工剛接觸時發(fā)現(xiàn)功能太多、太細，不利于他們的接受和應用，也會給公司帶來很大的震蕩和沖擊，實施、培訓難度大。

另一方面，即使作為OA的選型者，也很難在應用之前歸納所有的需求，看到哪些地方還需要修改，很多問題需要在應用中邊發(fā)現(xiàn)邊修改。這就需要采用循序漸進、由易到難的實施方式。

我們在合同中規(guī)定了需要定制開發(fā)或修改的部分功能，也留出了一個適當?shù)倪M行特殊（不可預見性）修改的空間，簽訂合同后，馬上實施了新思創(chuàng)OA的通用版本。因為這部分功能比較簡單、易懂、易用，可以讓大家先熟悉起來。

同時在另一邊，新思創(chuàng)開始按照合同開發(fā)、修改一些個性化功能，做完一部分就給系統(tǒng)安裝、更新，大致一個月后，OA的主要功能都慢慢的用起來了，OA也在不知不覺中順暢的融入到公司日常辦公中，融入到員工的辦公習慣中。給用戶的整體感覺是很容易，并沒有“傳說”中的那么難。

取得成效

1、建投公司以前都是用MSN、QQ等進行交流、傳送文件。本來是屬于公司內(nèi)部的交流，卻要經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)交流工具進行傳輸。不僅速度慢，而且影響員工之間的交流。使用RTX之后，速度明顯提高。并且RTX上已經(jīng)修改了公司標志、LOGO等信息，更能體現(xiàn)公司的企業(yè)文化；

2、公司針對OA的各個模塊制定了嚴格的使用制度。哪些文件應該由通知發(fā)送、哪些文件應該由文件發(fā)送、哪些消息應該發(fā)通知、哪些消息應該發(fā)留言、哪些應該是新聞等等。使得公司的制度更加規(guī)范、流程更加合理、工作效率有顯著提高；

3、比較重要的消息、通知、新聞等，都通過手機短信發(fā)送，防止重要工作因為不能及時上網(wǎng)而至于耽擱；

4、現(xiàn)在公司的投票都在OA中進行，可以匿名、也可以用真名投票。更能及時的反應工作中存在的問題；

5、大家在業(yè)余時間可以在論壇上進行討論、交流。改變了以前沒事的時候打游戲的習慣。豐富了員工的業(yè)余文化生活；

6、公司內(nèi)部的規(guī)章制度、法律法規(guī)等資源都放到OA的規(guī)章制度中，規(guī)范了公司內(nèi)部的資源。同時，提高了資源共享，讓大家在查找資源的時候更方便、快捷；

7、公司內(nèi)部的培訓資源、軟件工具、電腦驅(qū)動程序等資源都放到公司的網(wǎng)絡硬盤中。規(guī)范公司內(nèi)部資源的同時，也防止了資源的丟失。

相信隨著應用的不斷深入，OA的作用也會日益彰顯。我們希望能從“快樂實施”一直走到“快樂應用”。(amt)