項目辦公室——有效管理項目的金鑰匙

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隨著項目管理實踐的發(fā)展，對項目實施的系統(tǒng)方法的需求也在不斷增長。一些組織行動迅速，很快就接受了項目計劃軟件，并送員工參加項目管理培訓(xùn)，甚至開設(shè)項目管理學(xué)位課程。建立項目辦公室是增強組織項目管理能力的有效方法。

項目辦公室的定義

項目辦公室的成員是由為組織項目管理需求提供支持的項目管理專業(yè)人員組成的。盡管在最近10年項目辦公室的不同角色正趨于一致，但在不同的組織中項目辦公室的職能是不同的。當(dāng)今項目辦公室主要具備以下幾個方面的功能：

——為項目組提供管理支持。
項目辦公室人員通過承擔(dān)項目計劃編制、報告編制分發(fā)、項目管理軟件操作、維護(hù)“可視工作室”和項目工作手冊等方面的行政事務(wù)，為項目組成員的工作提供支持。

——為組織提供項目管理咨詢和指導(dǎo)。
隨著組織工作的“項目化”，他們需要開發(fā)能作為內(nèi)部項目管理咨詢顧問的人力資源，以便為組織提供有效實施項目管理的專家意見，這些咨詢?nèi)藛T通常在項目辦公室工作。

——為組織開發(fā)和維護(hù)項目管理方法和標(biāo)準(zhǔn)。
對組織來講，要保持項目實施的一致性，須制定和發(fā)布通用的方法和標(biāo)準(zhǔn)，這這是項目辦公室要做的工作。

——為組織提供項目管理培訓(xùn)。
為了采用項目管理方法，組織必須對員工進(jìn)行項目管理知識的培訓(xùn)，項目辦公室負(fù)責(zé)提供培訓(xùn)教材和教員。

——為組織輸送項目經(jīng)理。
項目辦公室內(nèi)儲備有專業(yè)的項目經(jīng)理，可以在組織需要的時候，將他們派到工作崗位上。

項目辦公室的需求

如果一個組織只是偶爾實施一個項目，那就沒有必要開發(fā)系統(tǒng)的從事項目管理的能力。在這種情況下，建立項目辦公室就有點大材小用了。然而，當(dāng)一個組織將其主要精力都花在項目實施方面時，那么非標(biāo)準(zhǔn)化的項目管理方法所帶來的不僅僅是低效，有時甚至?xí)芪ｋU。隨著項目增多，對項目辦公室的需求更加強烈。

當(dāng)一個組織成立了項目辦公室之后，它就可以開發(fā)統(tǒng)一的項目管理實施方法。另外，如果項目辦公室的設(shè)立是為整個組織提供服務(wù)的，那么，它在整合組織中跨機構(gòu)、跨職能的項目活動方面起著非常重要的作用。它能培育項目管理的專業(yè)作風(fēng)，使從事項目工作的人員對項目管理的認(rèn)識達(dá)到并維持在一個較高的水準(zhǔn)。

傳統(tǒng)的項目辦公室首先出現(xiàn)在建筑和國防工業(yè)中，這些工業(yè)一般是以項目為中心，并且將項目管理活動組織集中在一個地方開展。但是，這些傳統(tǒng)的項目辦公室與我們今天所見到的不同，它們通常服務(wù)于單一、大型和復(fù)雜的項目。例如，如果制造一架戰(zhàn)斗機的項目啟動了，項目辦公室就會隨之成立。在民用項目中，建造一座燃煤發(fā)電廠也需要專為此項目需求設(shè)立項目辦公室去支持項目的實施。

與傳統(tǒng)的項目辦公室相比，如今的項目辦公室在組織中必須滿足更加廣泛的項目管理要求。它們不為某個特定項目而設(shè)，而是同時服務(wù)于多個項目和整個機構(gòu)。