OA辦公系統(tǒng)有哪些管理支持的作用？

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OA辦公系統(tǒng)是為了提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實踐和公認的項目管理知識體系（PMP），并結合企業(yè)自身的業(yè)務和行業(yè)特點，為組織量身定制項目管理流程、培養(yǎng)項目經(jīng)理團隊、建立項目管理信息系統(tǒng)、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹和執(zhí)行。通過項目辦公室，項目成員可以得到他們所需要的管理支持。以下列出了項目辦公室可以為項目組成員提供的管理支持內容。

　　1、進度管理

　　項目進度表讓項目組成員知道了誰該做什么工作和什么時間要完成工作。這些信息通常通過計算機的進度軟件來編制，想ABT Project Workbench、Microsoft Project，Porject Scheduler等。早在1980年，當易掌握使用的進度軟件問世時，普遍認為項目成員都應該學習使用這種軟件，并在項目管理中應用它。然而，很快就被證明，讓項目成員整天坐在電腦旁操作這些軟件來實施項目并不能很好地利用他們的時間和技能。

　　項目辦公室最早的職能之一就是提供能夠代表項目成員進行項目計劃編制的人員。這些人要能熟練應用計劃軟件。他們跟項目組成員共同工作，并根據(jù)項目需要對計劃進行及時的更新。

　　2、工時管理

　　填寫工時表是項目組成員必須做的一項工作。他們必須定期的，一般是每周，填寫工時表以說明他們在項目工作中所花費的時間。如果項目成員參加的是不止一項工作，這其實是一個普遍現(xiàn)象，那么他們必須及時填寫工時表以記錄花在每項工作中的時間，否則這些工作的名稱及其代碼以后可能會想不起來。

　　項目辦公室的人員能幫助維護工時表。他們可以經(jīng)常跟項目組成員碰面，也許一二個月一次，來了解每個項目組成員完成工作的情況，然后匯制總的工時報告，逐項列明在報告期內所完成工作的詳情，而項目組成員只需為項目辦公室的人員提供自己花費在逐項工作中的時間就可以了。

　　3、報告編制和分發(fā)管理

　　隨著項目的實施，隨之就會產(chǎn)生各種各樣的執(zhí)行結果，對這些結果必須進行記錄并分發(fā)給與之相關的項目人員。有些直接發(fā)給客戶以便他們了解項目的進程，其他的都是一些必須定期完成的項目進展例行報告，比如，每月一次的進度狀況報告。項目辦公室的人員就可以編寫和分發(fā)這些報告。

　　4、可視工作室管理

　　對于較大型的持續(xù)超過3～4個月的項目，建立“可視工作室”的確是個很好的主意?！翱梢暪ぷ魇摇钡奶卣骺梢杂泻艽蟮牟煌?，它可以是計算機化的電子公告板這種“虛擬”的空間，可以是一間小型的辦公室，也可以是配備有各種設計先進的電子設備的復雜工作室。項目辦公室人員可以負責維護“可視工作室”，比如，維持一個收藏有關項目管理文獻和項目發(fā)展歷史資料的圖書室。

　　5、文檔資料管理

　　隨著項目的完成，其產(chǎn)生的大量資料數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過系統(tǒng)化的檔案管理，就很可能會丟失?；诮?jīng)驗數(shù)據(jù)去作出決策而不是憑感覺這一點很重要。因此，就需要收集項目實施數(shù)據(jù)并存檔以記錄當時項目是如何完成的。如果一個組織保留著許多項目的資料數(shù)據(jù)，該組織就可以開發(fā)一個有價值的數(shù)據(jù)庫以反映這些項目的管理經(jīng)驗，對今后的項目決策起到指導作用?？荚嚧缶庉嬚?/span>

　　6、報告匯集和分發(fā)管理

　　項目小組經(jīng)常要撰寫很多報告，諸如項目月進度報告、試驗程序與結果報告以及研究成果報告等等。盡管這些報告仍舊需要項目成員自己來起草，但項目辦公室可以通過行使圖書館的職能來幫助他們整理、保管及分發(fā)這些報告。

　　7、項目工作手冊管理

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