oa的公文管理

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 　　OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

　　*公文管理平臺

　　公文管理系統(tǒng)是以工作流(WorkFlow)技術(shù)為核心，實現(xiàn)公文的電子化擬稿、批辦、傳閱、審批、核稿、簽發(fā)、用印、批注留痕、催辦、督辦、分發(fā)、辦理以及歸檔等功能。包括發(fā)文管理、收文管理、內(nèi)部請示管理等。

　　1 發(fā)文管理

　　發(fā)文是組織機構(gòu)行政辦公的主體，需完成從文件草擬到文件下發(fā)的過程處理，如發(fā)文擬稿、會簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)文編號、用印簽名、傳閱、歸檔等過程。滿足集團及下屬分支機構(gòu)的發(fā)文管理。

　　發(fā)文管理系統(tǒng)的應(yīng)用包括發(fā)文擬稿、審核、會簽、核稿、簽發(fā)、發(fā)送、辦結(jié)、歸檔、查詢、統(tǒng)計等功能。

　　*主要功能：

　　所有部門人員都有擬稿權(quán)限;

　　提供文件自動編號功能，可自由組合文號生成規(guī)則，避免引起的重號現(xiàn)象;

　　提供在線批注、筆跡留痕、電子簽章(用印)、簽名;發(fā)文格式模板;

　　流程詳細(xì)跟蹤記錄，支持圖形跟蹤;文件到時未辦系統(tǒng)自動發(fā)出催辦通知;

　　文件處理完畢，與知識文檔應(yīng)用集成，工作流的辦結(jié)文件可以進行歸檔，便于后續(xù)對辦理過程進行查詢，歸檔的內(nèi)容包括文件正文、審批意見、辦理步驟及附件信息;

　　常用意見設(shè)置;

　　發(fā)文辦理時限;

　　查詢統(tǒng)計(根據(jù)指定條件進行查詢統(tǒng)計、同時條件可以由用戶在后臺自行配置)。可按部門、類別、時間、標(biāo)題、擬稿人等進行組合查詢，可以輸出統(tǒng)計報表?？梢詽M足從發(fā)文起草、核稿、簽發(fā)、會簽、文件編號、用印、傳閱、歸檔等全過程管理;

　　2.收文管理

　　收文是由組織單位辦公室對外單位來文進行登記及辦理的過程，收文來源有外部來文、內(nèi)部來文。

　　包括收文登記、分辦、傳閱、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦、辦結(jié)、歸檔、查詢、統(tǒng)計等過程。滿足組織單位

　　及其下屬分支機構(gòu)的收文管理。

　　*主要功能：

　　收文是由辦公室對來文進行登記，其他人員未授權(quán)無法處理收文;

　　支持文件掃描、批注、手寫簽名;

　　流程詳細(xì)跟蹤記錄，支持圖形跟蹤;

　　文件到時未辦系統(tǒng)自動發(fā)出催辦通知;

　　常用意見設(shè)置;

　　來文單位維護設(shè)置;

　　收文辦理時限;

　　查詢統(tǒng)計(根據(jù)指定條件進行查詢統(tǒng)計、同時條件可由用戶在后臺自行配置)。

　　收文流轉(zhuǎn)過程

　　收文登記批辦

　　擬辦辦理分發(fā)

　　來文歸檔

　　知識中心檔案管理

　　從收文登記、批辦、擬辦、分發(fā)、辦理、催辦、督辦、傳閱、歸檔等全過程管理;

　　對來文進行數(shù)字化掃描，加載文件的內(nèi)容，可以縮短領(lǐng)導(dǎo)批示或相關(guān)部門承辦的周期;

　　提供收文自動編號功能，可自由組合文號生成規(guī)則，避免手工編號所引起的重號現(xiàn)象;

　　提供收文轉(zhuǎn)發(fā)文流程、在線傳閱、文件歸檔等應(yīng)用集成，滿足不同文件的處理需要。