oa系統(tǒng)管理規(guī)定

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 　　會議管理體系是企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行的重要保障工具。會議管理體系，是要解決企業(yè)管理層，特別是領(lǐng)導(dǎo)層對公司經(jīng)營決策的執(zhí)行問題，從而避免在經(jīng)營決策分析中”拍腦袋、拍桌子、拍大腿等隨意行為。會議管理體系，既是一些成果，如一些文檔，也是一個過程，如富有成效的溝通和碰撞。

　　o辦公系統(tǒng)中的會議管理可以幫助規(guī)范企業(yè)運(yùn)作中的會議時間、決策內(nèi)容、決策方式;OA系統(tǒng)可營造流程與會議、決策與會議及報告與會議的和諧體系，有效提高高層的決策效率;OA系統(tǒng)支持沉淀會議決策，建立高層決策的知識積累框架;跟蹤會議夫議執(zhí)行情況，最終達(dá)成問題的解決!

　　功能說明安排會議

　　起草會議安排：

　　內(nèi)容包括會議名稱、會議時間、會議地點、主持人、承辦單位、聯(lián)系人、參加人員等。

　　修改會議安排

　　會議在尚未召開以前，均可以修改。

　　送審會議安排

　　把會議安排送給審批領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　審批會議安排：

　　審批領(lǐng)導(dǎo)審閱會議申請后，作出批準(zhǔn)或否決的決定，并且，可以附上意見，送還給報批人。

　　會議申請如果被批準(zhǔn)，可以繼續(xù)流程;如果被否決，就變?yōu)?ldquo;起草”狀態(tài)。

　　申請會議室

　　如果占用其它部門的會議室，必須發(fā)送會議室申請到會議室管理員。

　　審批會議室申請

　　會議室管理員可以批準(zhǔn)或否決，如果否決可附上原因，或者可以修改占用會議室的時間，回復(fù)會議組織者。

　　發(fā)送會議通知

　　已經(jīng)審批的會議，就可以發(fā)送會議通知到主持人、參加人員。

　　變動通知

　　已經(jīng)發(fā)送通知的會議，如果時間地點變動，可以發(fā)送會議變動通知到會議參加人員。

　　會議取消通知

　　已經(jīng)審批的會議安排，如果因故取消，可以發(fā)送會議取消通知到主持人、參加人員。

　　答復(fù)會議通知

　　收到會議通知的人員，應(yīng)該給聯(lián)系人回復(fù)能不能出席。

　　會議通知答復(fù)查詢

　　為會議組織者提供參考信息。

　　例會設(shè)置

　　如果會議定期召開，可以設(shè)置為例會?？梢灾付ㄕ匍_的周期或指定一年中例會召開的時間，提前發(fā)送通知的天數(shù)，系統(tǒng)自動生成一年中所有會議并預(yù)定會議室，并按照設(shè)置，由系統(tǒng)自動發(fā)送會議通知。

　　會議紀(jì)要

　　對于有些重要會議，主辦單位需要整理會議紀(jì)要，系統(tǒng)提供了撰寫、編輯、發(fā)送會議紀(jì)要的功能。每份會議紀(jì)要，在發(fā)送以前，只有簽發(fā)、擬稿、打字、封發(fā)人員可以看見其內(nèi)容，發(fā)送以后，接收到紀(jì)要的相關(guān)人員才可以閱讀會議紀(jì)要。