淺談項目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)的層級

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OA辦公系統(tǒng)是在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式和標準化的部門，這些標準化的程序應該能形成一致和可重復的結果，同時項目成功率是上升的。OA辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實踐的中心，是組織提高項目分析、設計、管理、檢查等方面能力的關鍵資源。根據(jù)不同組織文化、組織結構、項目管理成熟度，pmo可以分成不同的層級。

第一級: 項目控制辦公室

這通常是一個處理大的、復雜項目的辦公室（例如Y2K項目），它通常針對于一個項目，但是該項目太大并且太復雜以至于需要多重進度計劃，這些進度需要整合為一個整體的項目群進度。

項目控制辦公室可能有多個項目經(jīng)理，每個項目經(jīng)理獨立地對每個項目進度負責，并且按照那些進度計劃，其相關的資源需求、相關的成本都被整合到了整體的項目群進度中。

一位項目群經(jīng)理或者一個項目總經(jīng)理（項目總監(jiān)）對于整合所有的進度計劃、所有的資源需求和成本負責，以便保證項目群可以作為一個整體以滿足其最終期限、里程碑和可交付成果。

第二級：部門項目管理辦公室

部門級項目管理辦公室可能還被要求對單個項目提供支持，但是其挑戰(zhàn)是需要整合大量的不同規(guī)模的多項目，從短期的需要兩個資源的動議到需要許多資源、大量資金和復雜技術整合的幾個月或幾年的項目。

第二級項目管理辦公室的價值在于它開始在組織一級來整合資源，因為在組織層級，資源控制開始對于項目管理體系的回報提供較高的價值在第一級或者是單個項目層級，項目管理的應用對于項目產(chǎn)生顯著的價值是因為項目開始有了可重復性：項目的進度計劃、項目計劃成為了在項目團隊成員之間以及組織管理層之間的溝通工具。在第二級以及更高層級，項目管理辦公室同樣具有這些作用，但是它也開始在管理跨項目的資源時提供更高的效率。

當多個項目爭奪一個系統(tǒng)設計師時，第二級項目管理辦公室通過建立項目管理體系以解決對于公共資源需求的沖突并且確定項目的相對優(yōu)先級，因此高優(yōu)先級的項目得到他們所需的資源而低優(yōu)先級的項目或者被延期或者取消。

第二級項目管理辦公室使得組織可以確定何時存在資源短缺，并且有足夠的信息以便決定是否雇傭額外的資源。

第三級：企業(yè)項目管理辦公室

很多組織有跨部門的項目需求。IT部門可能牽頭一個開發(fā)項目，但是這個開發(fā)項目需要其他業(yè)務部門如銷售、市場和生產(chǎn)部門的輸入。所有這些需求都需要統(tǒng)籌考慮，否則很多情況下就會在部門之間造成資源沖突。

公司級項目管理辦公室用來解決相互競爭的資源需求，同時盡力需求可以在公司范圍內(nèi)共享的公共資源。例如，在公司的多個部門可能都有機械工程師，企業(yè)一級的項目管理辦公室可以使得對這些全公司范圍內(nèi)的資源的跟蹤成為可能。

OA辦公系統(tǒng)最早出現(xiàn)于20世紀90年代初期。當時OA辦公系統(tǒng)僅提供了很少的服務和支持工作，更多被企業(yè)用來“管制”項目經(jīng)理，而不是為他們提供項目管理的方向和指導。在9年代后期，對于企業(yè)領導來說，將項目放到整個企業(yè)的運作中統(tǒng)一管理的需要變得越來越明顯，OA辦公系統(tǒng)隨之大量地出現(xiàn)。不論是對于項目經(jīng)理還是企業(yè)主管人員來說，OA辦公系統(tǒng)都被證明是理想的選擇。一個中心的來源獲得整個企業(yè)的所有項目活動的完整印象。企業(yè)項目管理辦公室可以從公司角度為項目設立優(yōu)先級。