如何從項目管理辦公室中獲益

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本文由項目管理者聯(lián)盟(PMU)翻譯組翻譯
翻譯：何 英 (原文12-28頁) (dorishy@sina.com.cn)
李文新 (原文1-11頁，29-36頁) (wxlee@bj1860.net)
作者：Gerald I. Kendall, 國際學(xué)習(xí)學(xué)院副院長
Steve Rollins, EPM Solution公司高級合作人


組建一個主管人員喜歡的項目管理辦公室

提要
本白皮書闡述了一些主要過程，這些過程對作好項目管理和項目管理辦公室的工作是至關(guān)重要的。

在許多組織中，項目延期、資源沖突、項目執(zhí)行得不好，這些都使戰(zhàn)略計劃難以實施。與此同時，高層管理者們制定戰(zhàn)略計劃的方法又會使項目延期和資源沖突頻頻發(fā)生。項目管理辦公室作為最有前途的技術(shù)之一，光靠其自身也將無法解決這些問題。

根據(jù)我們的經(jīng)驗和最近的成功案例，我們認(rèn)為，任何一個組織，通過下述4個主要過程，可以極大地提高其達(dá)成目標(biāo)的概率：
選擇正確的項目----一種新的戰(zhàn)略規(guī)劃
總是把戰(zhàn)略與項目相關(guān)聯(lián)
正確地管理項目的組合
正確地估量項目管理辦公室

我們還進(jìn)一步認(rèn)為，如果上述幾條中的任一條被遺漏或不充分，項目管理辦公室的倡導(dǎo)者們以及項目經(jīng)理們，在保護(hù)他們的努力、預(yù)算和對資源的需求方面將處于十分不利的地位。

在本文中，我們將解釋這些非常重要的、但正在被忽視的關(guān)聯(lián)，這些關(guān)聯(lián)存在于戰(zhàn)略規(guī)劃過程、評估、項目管理辦公室運行和其他項目管理改善努力之間。我們還將說明，一個組織是如何在幾周之內(nèi)就消除了存在了數(shù)年之久的對資源和項目財產(chǎn)的內(nèi)部爭斗，我們還提供了解決此類問題所需的過程的詳細(xì)描述。

本文是寫給每個組織中的高級管理人員和CEO們閱讀的，以幫助他們克服在達(dá)成目標(biāo)時的延誤和消耗。本文還可以作為項目和資源經(jīng)理、項目辦公室人員一套完整方法的路線圖，用以在組織內(nèi)部全面管理各個項目。

介紹
一個數(shù)十億美元的企業(yè)的財務(wù)總監(jiān)在反思過去幾年中所執(zhí)行的項目時十分傷心?！澳呐掠米畹偷睦拾堰@筆錢存到銀行中，我們至少還能收回投資并賺些錢，”他評論道，“我們的經(jīng)理們總是逼著上新項目、進(jìn)行新投資，但我們沒有得到回報。”

這些組織沒有一個好的戰(zhàn)略，它們會在項目管理辦公室上浪費它們的投資。即使他們的戰(zhàn)略成功地實施了，它們?nèi)詿o法處于競爭的前沿，也不能使項目干系人滿意。最終的結(jié)果是指責(zé)和解散項目管理辦公室，或指責(zé)項目經(jīng)理們。

糟糕的戰(zhàn)略實施得再好也是糟糕的戰(zhàn)略

有這樣一些組織，它們制定了很好的戰(zhàn)略，有一個出眾的主管人員團(tuán)隊，十分清楚應(yīng)當(dāng)做什么；可是其中也有一些組織會將這些好的戰(zhàn)略白白浪費掉。

這些公司沒有項目管理辦公室。主管人員把他們的戰(zhàn)略計劃以新項目的形式在組織中實施，完全不管組織的資源對完成這些工作是否足夠。項目的實施將變得十分漫長?？赡苡刑嗟恼谶M(jìn)行的項目，其中許多因為互相之間爭奪資源而沒有被主管人員批準(zhǔn)。還有許多項目將永遠(yuǎn)無法實施。

好的戰(zhàn)略如果實施起來遙遙無期也是一種浪費

制定一個正確的組織戰(zhàn)略并盡快地予以實施是一種共識。但正如馬克·吐溫所說，“共識其實并不十分相同”。這是因為共識不是十分的顯而易見，特別是對實施戰(zhàn)略的人而言更是如此。

為什么直接與主要項目成果相關(guān)聯(lián)的、有效的戰(zhàn)略規(guī)劃如此難以獲得？你怎樣才能從一開始就確保公司的戰(zhàn)略能在一年內(nèi)使投資的回報達(dá)到25%或更高?區(qū)別項目管理辦公室成功或不成功的戰(zhàn)略的和戰(zhàn)術(shù)的要素有哪些?

這些問題正是本文所要涉及的。本文所含內(nèi)容反映了作者們60多年的綜合經(jīng)驗。更重要的是，我們已經(jīng)幫助一些公司這樣作了，并看到了結(jié)果。例如去年，一個通信業(yè)的公司，在其同行們的收入和利潤下降數(shù)十個百分