oa內(nèi)部系統(tǒng)

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        OA辦公管理系統(tǒng)越來越廣泛的應(yīng)用于企業(yè)的辦公管理。各企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的企業(yè)管理很難滿足企業(yè)管理需求，而且，信息化加速了企業(yè)員工的工作節(jié)奏，簡單、便捷的OA辦公管理系統(tǒng)開始為越來越多的企業(yè)所青睞。OA辦公管理系統(tǒng)的實(shí)施不僅增進(jìn)組織管理，更提升了企業(yè)的協(xié)同辦公效率。 

    　企業(yè)OA管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值就體現(xiàn)在是否能夠協(xié)助企業(yè)提升管理效率。企業(yè)用戶由于對OA系統(tǒng)的不是很了解和選型需求不夠明確，內(nèi)外因素結(jié)合造成企業(yè)無法充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的最大價(jià)值。那企業(yè)應(yīng)該怎樣做才能使企業(yè)OA管理系統(tǒng)的價(jià)值最大化呢?　　

　　1、合理規(guī)劃需求是前提

　　2、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)作用

　　3、OA系統(tǒng)的技術(shù)平臺(tái)是關(guān)鍵

　　4、OA供應(yīng)商的服務(wù)能力是保障

       0A辦公系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需求應(yīng)具有信息發(fā)布，文件管理，公文管理，電子郵件，會(huì)議管理，審批管理，人事與組織機(jī)構(gòu)管理，日常辦公系統(tǒng)，應(yīng)用向?qū)В饴?lián)數(shù)據(jù)庫，手寫批注，決策支持，信息系統(tǒng)的管理與維護(hù)和文件查詢的功能。將單位內(nèi)部、分散在各部門和個(gè)人管理的文件集中、統(tǒng)一管理在單位內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)中。而且通過欄目、權(quán)限構(gòu)成的信息共享管理機(jī)制，使文件的使用更方便，管理更安全。

　　1、信息發(fā)布

　　①、信息發(fā)布

　　信息發(fā)布也可以叫作電子公告板。相當(dāng)于日常辦公中的公告板，提供發(fā)布各種信息的功能。如：公告、通知或啟事等。信息發(fā)布采用向?qū)降男畔l(fā)布模板，將企事業(yè)內(nèi)部的信息發(fā)布進(jìn)行管理，通過后臺(tái)管理器將其連接到欄目或模塊中，它具有信息發(fā)布、維護(hù)、查詢、歸檔、歸檔查詢等綜合的信息發(fā)布功能。對于信息發(fā)布的查詢，維護(hù)，歸檔等權(quán)限可以在后臺(tái)進(jìn)行控制，發(fā)布的權(quán)限是用欄目來區(qū)分。

　　·工作中常用的文本信息，如：通知、報(bào)告、項(xiàng)目方案、宣傳資料、規(guī)章制度等，按照組織機(jī)構(gòu)，或者業(yè)務(wù)的分類，設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)的欄目。

　　·各類信息或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)布到網(wǎng)上，以方便用戶查詢。查閱網(wǎng)上發(fā)布的信息、必須具有系統(tǒng)授予用戶的權(quán)限。

　　·發(fā)布信息的模塊通過管理器連接在客戶端指定欄目下。

　　·過時(shí)的信息、文件可以做文件歸檔處理，或者刪除操作，也可系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行歸檔或刪除管理。

　　·根據(jù)需要設(shè)置欄目，按部門、人員設(shè)置發(fā)布、查詢、維護(hù)的權(quán)限，模板相同的信息、文件可進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。

　　·需要領(lǐng)導(dǎo)審批的信息文件發(fā)布后，需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后才會(huì)顯示出來。

　　②、信息發(fā)布模板

　　信息發(fā)布模板是信息發(fā)布的向?qū)?。模板?guī)定了信息發(fā)布時(shí)所包含的信息項(xiàng)目和形式，可以在系統(tǒng)維護(hù)欄目里進(jìn)行定義，目前模板提供6個(gè)字段，1個(gè)大文本字段，也可以帶附件。附件的保存方式有兩種：1.保存到數(shù)據(jù)庫(SQLSERVER);2.保存到文件夾，可選擇是否立即可見和是否到期自動(dòng)歸檔或刪除。

　　定義完的信息發(fā)布模板，可以鏈接到某一欄目，這樣就確定了欄目。系統(tǒng)的管理員能夠根據(jù)信息系統(tǒng)的欄目設(shè)置，設(shè)計(jì)多個(gè)模板。例如：公告、規(guī)章制度、項(xiàng)目方案等都可以設(shè)置專用的模板，一個(gè)信息模板可被多個(gè)欄目鏈接。

　　③、最新消息

　　最新消息實(shí)際上是一個(gè)搜索引擎。是查詢本級及以下各級欄目中是否有最新發(fā)布的信息。用戶可以按照最近的天數(shù)，或者信息包含的關(guān)鍵字來搜索信息。

　　·信息管理平臺(tái)上可以建立很多的信息欄目(最多可達(dá)一百萬個(gè)欄目)，每個(gè)欄目下的內(nèi)容都會(huì)經(jīng)常更新。最新消息可以幫助你知道哪些欄目下有最新發(fā)布的信息。

　　·最新消息是查詢本級及以下各級有權(quán)限的欄目中是否有最新發(fā)布的文件信·用戶可以按“關(guān)鍵字”查詢;按“天數(shù)”查詢信息，按“關(guān)鍵字”和“天數(shù)”聯(lián)合查詢信息。

　　2、文件歸檔

　　文件歸檔系統(tǒng)是信息管理平臺(tái)的文件庫，不論是發(fā)布到網(wǎng)上的信息，還是客戶端(本地)的電子文件都可以歸檔到文件庫中。而且，還可以按照文件的分類和科目進(jìn)行文檔的分類。

　　其他可以歸檔的項(xiàng)目包括：會(huì)議紀(jì)要、文件審批過程、收文的辦理情況、發(fā)文的審批過程等。

　　·發(fā)布的信息歸檔：發(fā)布到網(wǎng)上的信息，在超過時(shí)效期后，可以選擇歸檔保存，信息自動(dòng)從該欄目下刪除。

　　·本地文件的歸檔：對于需要保留的文件，能夠直接從客戶端歸檔到平臺(tái)的文件庫中。

　　·重要處理過程的歸檔：審批過程、會(huì)議紀(jì)要、收文處理、發(fā)文處理等重要的處理過程能夠歸檔到文件庫。

　　·保存：歸檔的文件存放在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，可以由系統(tǒng)管理員安排定期的數(shù)據(jù)備份，使文件的管理更可靠、更安全。