基于WEB的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用

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1 引言

現(xiàn)代辦公方式正在不斷改造著我們的辦公室，先進(jìn)的信息化手段、數(shù)字化工具和強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)支持系統(tǒng)，使我們能夠容易地獲取信息、處理信息、發(fā)布信息和共享信息。辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也從以提高個(gè)人工作效率為目的，發(fā)展為通過(guò)提高組織內(nèi)部的協(xié)同工作能力，從而提高辦公室整體工作效率。能否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為管理者提供決策所必需的信息和服務(wù)，是現(xiàn)代辦公室所面臨的重要問(wèn)題。

2 辦公自動(dòng)化概述

2.1 內(nèi)涵和外延

辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱 OA（Office Automation），在新的時(shí)期，基于多年辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)也越來(lái)越清楚，辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

對(duì)于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。對(duì)于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），對(duì)于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效，愉快地工作。

2.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)

辦公自動(dòng)化是多種設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)的綜合，也是人機(jī)一體的有機(jī)整體。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)有計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和中間件技術(shù)等。從物化的角度看，技術(shù)就是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件和軟件。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件包括系統(tǒng)支撐軟件、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通用軟件和專用軟件。其中系統(tǒng)支撐軟件是維護(hù)計(jì)算機(jī)運(yùn)行和管理計(jì)算機(jī)資源的軟件，如Win98, Win2000，WinXP, Unix操作系統(tǒng)和中間件服務(wù)器，如Web服務(wù)器、郵件服務(wù)器等[2]。通用軟件是指可以商品化大眾化的辦公應(yīng)用軟件，如wordExcel等。專用軟件是指面向特定單位、部門，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)的辦公應(yīng)用軟件，如文件處理、會(huì)議安排等。OA系統(tǒng)建設(shè)中，主要是對(duì)系統(tǒng)支撐軟件的部署。專用軟件的開(kāi)發(fā)和通用軟件的二次開(kāi)發(fā)。

這些關(guān)鍵技術(shù)表現(xiàn)在：

1） PHP 的 Cookie 技術(shù)

PHP（Personal Home Page）是目前最流行服務(wù)器腳本語(yǔ)言之一。它運(yùn)行在Web 服務(wù)端，根據(jù)用戶請(qǐng)求或服務(wù)器端的數(shù)據(jù)產(chǎn)生動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)。Cookie 是在 HTTP 協(xié)議下，服務(wù)器或腳本可以維護(hù)客戶工作站上信息的一種方式。Cookie 是由 Web 服務(wù)器保存在用戶瀏覽器上的小關(guān)系文件，它可以包含有關(guān)用戶的信息（如身份識(shí)別號(hào)碼、密碼、用戶在 Web 站點(diǎn)購(gòu)物的方式或用戶訪問(wèn)該站點(diǎn)的次數(shù)）。無(wú)論何時(shí)用戶鏈接到服務(wù)器，Web 站點(diǎn)都可以訪問(wèn) Cookie 信息。

一般來(lái)說(shuō)，Cookie 通過(guò) HTTP Headers 從服務(wù)器端返回到瀏覽器上[3]。首先，服務(wù)器端在響應(yīng)中利用 Set-Cookie header 來(lái)創(chuàng)建一個(gè) Cookie，然后，瀏覽器在它的請(qǐng)求中通過(guò) Cookie header 包含這個(gè)已經(jīng)創(chuàng)建的 Cookie，并且反它返回至服務(wù)器，從而完成瀏覽器的論證。

瀏覽器創(chuàng)建了一個(gè) Cookie 后，對(duì)于每一個(gè)針對(duì)該網(wǎng)站的請(qǐng)求，都會(huì)在 Header中帶著這個(gè) Cookie；不過(guò)，對(duì)于其他網(wǎng)站的請(qǐng)求 Cookie 是絕對(duì)不會(huì)跟著發(fā)送的。而且瀏覽器會(huì)這樣一直發(fā)送，直到 Cookie 過(guò)期為止。使用 Cookie 的限制是，首先是必須在 HTML 文件的內(nèi)容輸出之前設(shè)置；其次不同的瀏覽器對(duì) Cookie 的處理不一致的，且有時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的結(jié)果；第三個(gè)限制是在客戶端的。一個(gè)瀏覽器能創(chuàng)建的 Cookie 數(shù)量最多為 30 個(gè)，并且每個(gè)不能超過(guò)4KB，每個(gè) Web 站點(diǎn)能設(shè)置的 Cookie 總數(shù)不能超過(guò) 20 個(gè)。

2） PHP 的 SESSION 技術(shù)

Session 也稱為會(huì)話，其工作原理和 Cookie 類似，PHP為建立Session 的用戶產(chǎn)生一個(gè)獨(dú)一無(wú)二的字符串，用來(lái)標(biāo)志這個(gè)用戶的 session。一般將這個(gè)字符串稱作 Session Id。然后“sess”＋Session Id 為文件名（例如一個(gè) Session ID 為 123，那么文件名為 sess_123）在服務(wù)器的文件系統(tǒng)中建立一個(gè)文件，在文件中保存用戶在Session 所定義的全局變量的變量名和值。然后再將 Session Id 作為一個(gè)名為PHPSession 的 Cookie 保存在用戶端的文件系統(tǒng)中。

Session 利用 Cookie 的身份標(biāo)志功能，將用戶在瀏覽網(wǎng)站時(shí)需要保存的信息保存在服務(wù)器上。這樣 Session 既克服了 HTTP 協(xié)議的缺陷，又防止了信息的泄漏，而且方便了編程者的使用，是一個(gè)非常好的解決方案。

3） 先進(jìn)的群件平臺(tái)和分布式組件技術(shù)

做OA軟件離不開(kāi)群件平臺(tái)，群件平臺(tái)的技術(shù)趨勢(shì)直接影響著OA軟件的發(fā)展方向。LotusNotes是一種所謂的“群組工作軟件”（簡(jiǎn)稱群件），它主要用于輔助一群人（可能位于不同地點(diǎn)）協(xié)同工作，因此它也被稱為開(kāi)放式信息共享平臺(tái)[4]。利用Notes，所有群組中的工作人員可以跨越地理界線，在不同平臺(tái)上，不同組織機(jī)構(gòu)中和不同的國(guó)家間共享信息，從而快速完成日常工作，進(jìn)行決策和開(kāi)發(fā)管理。

4） 網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及防火墻技術(shù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使計(jì)算機(jī)應(yīng)用日益廣泛和深入，同時(shí)也使網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題日益復(fù)雜和突出。網(wǎng)絡(luò)安全在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中占有很重要的地位。如果沒(méi)有安全策略和相應(yīng)的技術(shù)措施來(lái)確保系統(tǒng)安全，將對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)造成重大破壞和不可彌補(bǔ)的損失。

由于每個(gè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)都不相同，系統(tǒng)需要保護(hù)的信息資源也不完全相同，所以并沒(méi)有一個(gè)通用的安全策略，必須根據(jù)具體的系統(tǒng)來(lái)確定自己的安全策略。

網(wǎng)絡(luò)安全性可以大致分為四個(gè)相互交織的部分：保密、鑒別、抗抵賴性和完整性控制。保密是指保護(hù)信息不被未授權(quán)者訪問(wèn)。鑒別是指在傳輸敏感信息或進(jìn)行事物處理之前先確認(rèn)對(duì)方的身份。抗抵賴性主要與數(shù)字簽名有關(guān)。完整性是指保護(hù)信息不能被他人訪問(wèn)修改。

防火墻技術(shù)是內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)之間的一種安全防范系統(tǒng)，用來(lái)限制外部非法（未經(jīng)許可）用戶訪問(wèn)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源和內(nèi)部非法向外部傳遞信息，而允許那些授權(quán)的數(shù)據(jù)通過(guò)。它在內(nèi)部與外部網(wǎng)絡(luò)之是構(gòu)筑一個(gè)屏障，防止偷竊或起破壞作用的惡意攻擊。就防火墻采用的基本技術(shù)而言，可以分為包過(guò)濾技術(shù)（Packet Filter）和應(yīng)用網(wǎng)關(guān)技術(shù)（Application Gateway）。

3 B/S 模式技術(shù)分析

在分部范圍內(nèi)，由于信息點(diǎn)分布的特征和編制、體制情況，實(shí)現(xiàn)工作流與WWW 技術(shù)結(jié)合的辦公自動(dòng)化會(huì)給分部實(shí)際辦公帶來(lái)真正的方便。下面將針對(duì)實(shí)際需要分析一下實(shí)現(xiàn) B/S 模式辦公自動(dòng)化的一些問(wèn)題：1） 集成的客戶/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；2） 交互系統(tǒng)；3） 分布式系統(tǒng)；4） 動(dòng)態(tài)系統(tǒng)；5） 跨平臺(tái)系統(tǒng)；6） 圖形化的超媒體信息系統(tǒng)。

基本的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)模塊如圖1所示：

4 結(jié)論和展望

辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。從技術(shù)發(fā)展角度來(lái)看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來(lái)看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配； 另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時(shí)間內(nèi)改變尚需時(shí)日。

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開(kāi)工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)。這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺(tái)。因此基于Web的工作流軟件將在未來(lái)的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。（萬(wàn)方數(shù)據(jù)）