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OA辦公軟件系統(tǒng)

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OA辦公系統(tǒng)工作經驗總結

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OA辦公系統(tǒng)在國內還處于發(fā)展階段,很多公司的OA辦公系統(tǒng)都剛剛起步,公司管理體系不完善,OA辦公系統(tǒng)知識和技能不足,這都是很普遍的情況,假如公司在準備組建或者剛剛開始運營OA辦公系統(tǒng)的時候找不到方法,第一個原因可能是你們還沒有真正弄清楚公司的項目管理情況,這需要OA辦公系統(tǒng)走到部門經理、項目團隊的位置去了解;第二則是缺少必要的知識和技能,這可以借助外力來快速提升?,F(xiàn)在有很多項目型企業(yè)都建立了OA辦公系統(tǒng),但是從我了解的情況來看,很多公司的OA辦公系統(tǒng)還處在有名無實的階段。很多公司在建立OA辦公系統(tǒng)的時候并不知道該如何組建OA辦公系統(tǒng),組建之后也不知道該如何運行,所以這些公司只是成立了一個叫OA辦公系統(tǒng)的機構,并不能真正發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的作用。那么,什么樣的OA辦公系統(tǒng)才是真正對企業(yè)有用的呢?  

我們公司的OA辦公系統(tǒng)在10年成立的時候有三個人,我是OA辦公系統(tǒng)部門經理。我們的主要職責是定期收集所有項目的進展信息,然后向總經理提交項目整體情況報告。這個工作看上去不難,但是實際很容易受到項目經理的抵觸,因為我們需要項目經理去填寫項目報告,這會增加他們額外的工作負擔。而我們公司所有的項目經理都歸各職能部門直接管轄,績效考核也是他們部門自己進行,所以在收集項目報告的過程中困難很多。項目經理都說:“我們現(xiàn)在干‘正事’還來不及,哪有功夫填這些‘沒用的表格’?!本瓦@件事,我們和負責產品線的部門經理溝通,效果也不理想,部門經理說:“他們說的沒錯,他們確實很忙,公司人手緊張,客戶對項目的進度要求又很緊迫,他們天天加班,確實沒時間填表。等他們忙過這一陣,我讓他們給你填?!?/span>

  我們當時覺得這是他們不理解我們工作的重要性,就去找總經理來推動,后來總經理授權我們部門掌握每個項目經理一定額度的月度獎金,我們也簡化了項目報告模板,如果有項目經理沒能按時交項目月報,我們就扣工資。這樣試行了沒兩個月,部門經理直接找我們來了,建議我們把扣獎金改為發(fā)獎金,不然隊伍不好帶。于是我們又改成發(fā)獎金,但是還是有些項目經理不能按時交報告。這是怎么回事呢,項目報告也簡化了,激勵制度也有了,還缺什么呢?于是在11年下半年,我們在公司內做了一次大范圍的調查,我們OA辦公系統(tǒng)的三個人挨個和一線項目經理溝通,調查情況,最后發(fā)現(xiàn)一個客觀的問題,就是這些項目經理確實太忙了,他們既要為客戶實施項目工作,還要為公司內部編寫項目報告,這兩項工作發(fā)生沖突時,他們選擇做客戶工作,當然是非常正確和無可挑剔的。

  但是,他們?yōu)槭裁催@么忙呢?通過這次調查,我們發(fā)現(xiàn)公司很多項目經理的管理能力存在不足,在項目規(guī)劃方面的能力也有待提高,另外就是風險意識不強,導致項目總是出意外,很多項目經理都成了救火隊員,這就是他們總是很忙的根本原因。發(fā)現(xiàn)了這些情況之后,我開始想我們OA辦公系統(tǒng)到底應該做什么,書上說OA辦公系統(tǒng)應該是服務于項目和項目經理的,我們卻把OA辦公系統(tǒng)定位為監(jiān)管部門,不是給項目經理“幫忙”,而是讓項目經理“更忙”,這樣的OA辦公系統(tǒng)顯然對公司是沒有什么價值的。

  這個發(fā)現(xiàn)讓我很惶恐,但也有一點隱約的興奮,因為我發(fā)現(xiàn)除了收項目報告外,我們OA辦公系統(tǒng)還可以做很多工作,可以有更大的價值,提升項目經理的管理能力就是我們迫切要做的事情之一。于是我們聯(lián)系培訓機構給公司項目人員做了三期培訓,分別是項目管理總體框架、啟動及項目計劃,項目風險、質量管理及過程監(jiān)控及項目管理軟技能:團隊、溝通、協(xié)調。培訓之后,提升還是相當明顯的。在培訓的過程中,我們也一直和負責培訓的梁光華老師就OA辦公系統(tǒng)的問題進行溝通,慢慢也理清了我們公司及OA辦公系統(tǒng)存在的幾個問題:

  職能單一(收報告和做

發(fā)布:2007-04-02 10:05    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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