項(xiàng)目管理辦公室實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)談

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記得有人說過“糟糕的戰(zhàn)略實(shí)施得再好也是糟糕的戰(zhàn)略”。有些組織沒有一個(gè)好的戰(zhàn)略，它們會在項(xiàng)目管理辦公室上浪費(fèi)它們的投資。即使他們的戰(zhàn)略成功地實(shí)施了，它們?nèi)詿o法處于行業(yè)競爭的前沿，也不能使項(xiàng)目的干系人滿意。最終的結(jié)果是指責(zé)和解散項(xiàng)目管理辦公室，或指責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理們。有些企業(yè)，它們制定了很好的戰(zhàn)略，有一個(gè)出眾的主管人員團(tuán)隊(duì)，十分清楚應(yīng)當(dāng)做什么；可是其中也有一些企業(yè)會將這些好的戰(zhàn)略白白浪費(fèi)掉。這些公司沒有項(xiàng)目管理辦公室。主管人員把他們的戰(zhàn)略計(jì)劃以新項(xiàng)目的形式在組織中實(shí)施，完全不管組織的資源對完成這些工作是否足夠。項(xiàng)目的實(shí)施將變得十分漫長。可能有太多的正在進(jìn)行的項(xiàng)目，其中許多因?yàn)榛ハ嘀g爭奪資源而沒有被主管人員批準(zhǔn)。還有許多項(xiàng)目將永遠(yuǎn)無法實(shí)施。

制定一個(gè)正確的組織戰(zhàn)略并盡快地予以實(shí)施是一種共識。但正如馬克·吐溫所說，“共識其實(shí)并不十分相同”。這是因?yàn)楣沧R不是十分的顯而易見，特別是對實(shí)施戰(zhàn)略的人而言更是如此。為什么直接與主要項(xiàng)目成果相關(guān)聯(lián)的、有效的戰(zhàn)略規(guī)劃如此難以獲得？你怎樣才能從一開始就確保公司的戰(zhàn)略能在一年內(nèi)使投資的回報(bào)達(dá)到25%或更高?區(qū)別項(xiàng)目管理辦公室成功或不成功的戰(zhàn)略的和戰(zhàn)術(shù)的要素有哪些?

  項(xiàng)目管理辦公室（OA辦公系統(tǒng)）出現(xiàn)于20世紀(jì)90年代初期。當(dāng)時(shí)OA辦公系統(tǒng)僅提供了很少的服務(wù)和支持工作，而更多被企業(yè)用來“管制”項(xiàng)目經(jīng)理，而不是為他們提供項(xiàng)目管理的方向和指導(dǎo)。在90年代后期，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，將項(xiàng)目放到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作中統(tǒng)一管理的需要變得越來越明顯，OA辦公系統(tǒng)隨之大量地出現(xiàn)。不論是對于項(xiàng)目經(jīng)理還是企業(yè)主管人員來說，OA辦公系統(tǒng)都被證明是理想的選擇。因?yàn)楣拘枰⒁粋€(gè)可以執(zhí)行商業(yè)策略的理想環(huán)境，OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)，它對每一個(gè)項(xiàng)目根據(jù)商業(yè)策略進(jìn)行評估和排序，然后對他們進(jìn)行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配。

具體來說建立項(xiàng)目管理辦公室的是為了滿足兩方面的需要：

一、滿足商業(yè)競爭的需要

  早期建立OA辦公系統(tǒng)的一個(gè)重要原因是失敗的項(xiàng)目給企業(yè)所帶來的痛苦感受。而現(xiàn)代商業(yè)社會競爭的殘酷性，使得任何企業(yè)都有可能因?yàn)閭€(gè)別項(xiàng)目的失敗而陷入困境。項(xiàng)目的成敗在當(dāng)今社會已經(jīng)和企業(yè)的成敗密不可分了，由此產(chǎn)生了對OA辦公系統(tǒng)的迫切需求。

  一個(gè)成功的中大型企業(yè)必然有許多的項(xiàng)目在進(jìn)行，是否有優(yōu)秀的項(xiàng)目管理技術(shù)人才，成為是否能夠在有限的時(shí)間及成本條件下，完成客戶需求的關(guān)鍵。但是，再優(yōu)秀的人才都不可避免的有各種局限，況且一個(gè)企業(yè)所能擁有的優(yōu)秀人才是有限的。大量項(xiàng)目的實(shí)施過程中，必然要求企業(yè)有一個(gè)對項(xiàng)目工作提供強(qiáng)大支持的機(jī)構(gòu)，來協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及時(shí)、有效地克服各種困難，高質(zhì)量、高績效的完成項(xiàng)目。為了讓項(xiàng)目管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌虺蔀槠髽I(yè)的組織財(cái)富，最終能改善項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體生產(chǎn)力和提高企業(yè)的獲利能力，在企業(yè)內(nèi)部建立OA辦公系統(tǒng)就有其必然性和緊迫性。

  一旦項(xiàng)目開工，OA辦公系統(tǒng)就持續(xù)地對每一個(gè)項(xiàng)目的變化進(jìn)行監(jiān)控，提供各種項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所需要的支持與服務(wù)。這里我要強(qiáng)調(diào)的一個(gè)關(guān)鍵就是隨著企業(yè)戰(zhàn)略的變化，任何一個(gè)項(xiàng)目的狀況也要跟著發(fā)生變化。OA辦公系統(tǒng)通過對項(xiàng)目進(jìn)行修正，加速，終止或是優(yōu)先權(quán)的排序，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目向適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略變化的方向調(diào)整，以滿足商業(yè)競爭的需要。

二、滿足合理配置資源的需要

  要想獲得OA辦公系統(tǒng)所帶來的好處，企業(yè)的大小首先要達(dá)到一定的級別。如果一個(gè)企業(yè)每年只有一個(gè)項(xiàng)目，那就不要在OA辦公系統(tǒng)上浪費(fèi)有限的資源了。對于一個(gè)有眾多