XX集團(tuán)OA系統(tǒng)上線實(shí)施方案

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XX集團(tuán)OA系統(tǒng)上線實(shí)施方案
 
第一條 上線OA辦公系統(tǒng)目的
為了利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提升公司信息化辦公水平，全面提升管理水平，服務(wù)于公司的蓬勃發(fā)展，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部管理和日常辦公從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，最大限度地提高辦公效率和辦公質(zhì)量，降低管理成本， XX集團(tuán)對整個(gè)公司的管理架構(gòu)、行政組織、職務(wù)體系進(jìn)行全面的整合和合理配置，并決定推行OA系統(tǒng)，啟動(dòng)公司辦公信息化，從公司流程制度化、規(guī)范化和流程化上來實(shí)現(xiàn)管理流程控制，從管理流程上來保障公司辦公信息化的長遠(yuǎn)發(fā)展。
第二條  項(xiàng)目介紹
實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)項(xiàng)目將建設(shè)一個(gè)運(yùn)行穩(wěn)定，適應(yīng)長期發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)和辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)辦公”、“網(wǎng)絡(luò)溝通”，“網(wǎng)絡(luò)審批”、“網(wǎng)絡(luò)決策”、“知識(shí)管理”，的信息化建設(shè)思路，實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞、無紙化OA軟件協(xié)同辦公、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的管理體系，使公司的工作效率明顯提高、員工工作更加簡化、公司的管理更加靈活、更加科學(xué)、工作更加明細(xì)，流程化更加明顯，從而最終提高XX集團(tuán)的綜合競爭能力。
第三條  協(xié)同OA項(xiàng)目優(yōu)勢規(guī)劃
根據(jù)公司的要求，確定公司在基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和協(xié)同辦公系統(tǒng)主要需求有以下部分：
1、協(xié)同工作：公司內(nèi)部員工的協(xié)同工作平臺(tái)，辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)將建立一個(gè)即時(shí)有效的信息交流通道，建立高質(zhì)量和高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，取代傳統(tǒng)的QQ群帶來的辦公干擾及盲目性，使工作更加簡潔化，嚴(yán)謹(jǐn)化；
2、文檔管理：建立文檔管理中心，提供文檔目錄管理、文檔查詢等功能，使文件儲(chǔ)存于專用的服務(wù)器，而且可以單獨(dú)對每個(gè)文件夾進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，從而把不同文檔賦予不同的部門或人員進(jìn)行管理和維護(hù)。權(quán)限分為訪問、管理、新建和下載/打印權(quán)限，可以分別按照人員、部門和角色來進(jìn)行授權(quán)；
3、公共信息：包含公告欄、事務(wù)公開、大事記、規(guī)章制度、電子刊物等功能，公共信息可以按照部門、角色和人員選擇發(fā)布范圍、可以上傳附件、支持下載/打印權(quán)限、可以選擇使用系統(tǒng)短信進(jìn)行提醒，發(fā)布人員可以查看閱讀情況；
4、個(gè)人信息：包含個(gè)人通訊錄、個(gè)人文檔、電子郵件等功能；公司員工可以建立自己的通訊錄方便人員之間交流，并且建立自己的個(gè)人文件柜，可以存放個(gè)人文件及任意格式的文件，也可以把自己的文檔方便共享給別人，也可以查看別人共享給自己的文檔；
5、公文管理：部門與部門之間工作聯(lián)系，包含發(fā)文管理、收文管理、內(nèi)部報(bào)告、審批回復(fù)管理、工作聯(lián)系單、業(yè)務(wù)交接單、檔案管理及處理等公司經(jīng)常用的文件格式事先進(jìn)行定義當(dāng)用到此公文格式就可以直接調(diào)用；
6、人事資源管理；提供人事的信息記錄，流程設(shè)置，便于查詢、審批和管理；
7、資產(chǎn)管理：包含公司固定資產(chǎn)統(tǒng)一管理，如辦公用品管理，實(shí)現(xiàn)對辦公用品的登記、分類、領(lǐng)用、和報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能；
8、計(jì)劃管理：包含計(jì)劃的制定、計(jì)劃審核和發(fā)布功能；
9、CRM管理：包含客戶資料，銷售資料，統(tǒng)計(jì)分析及客戶關(guān)杯等，員工可以根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行登記及管理；
10、系統(tǒng)管理：對后臺(tái)維護(hù)、擴(kuò)展、優(yōu)化、管理和再次開發(fā)進(jìn)行合理規(guī)劃。
第四條 辦公OA 項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)需求及目標(biāo)
1、領(lǐng)導(dǎo)支持，小組成員在分工明確的前提下進(jìn)行前期相關(guān)的資料錄入，對各部門及各公司的相關(guān)人員招開辦公自動(dòng)化(OA)會(huì)議,進(jìn)行日常操作系統(tǒng)培訓(xùn)，知識(shí)講解；
2、安全高效的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；根據(jù)規(guī)劃，整個(gè)辦公自動(dòng)化(OA)項(xiàng)目分部分實(shí)現(xiàn)，并分步實(shí)施，結(jié)合公司實(shí)際情況，由基礎(chǔ)到深入，在使用過程中不斷拓展，不斷研發(fā)，而后再根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行相關(guān)的資金投入，實(shí)施完成后實(shí)現(xiàn)辦公無紙化，流程規(guī)范化，科學(xué)化管理，提高公司整體辦公 的效率和質(zhì)量。
第五條  OA辦公軟件實(shí)施項(xiàng)目組成員及職責(zé)
1、項(xiàng)目組成員
組  長：
副組長：，
組  員：
系統(tǒng)管理員：
2、項(xiàng)目組成員職責(zé)
組  長：負(fù)責(zé)落實(shí)、實(shí)施項(xiàng)目方案，協(xié)調(diào)、控制項(xiàng)目組具體工作節(jié)奏；
副組長：負(fù)責(zé)策劃實(shí)施方案，全面管理項(xiàng)目組工作進(jìn)程，及與泛普公司接洽；
組  員：負(fù)責(zé)具體落實(shí)人事、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各系統(tǒng)的文件準(zhǔn)備、審批流程設(shè)置、資料收集、培訓(xùn)等工作；
系統(tǒng)管理員：組負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的軟、硬件維護(hù)、使用權(quán)限設(shè)置及后期維護(hù)等工作。
第六條  OA平臺(tái)上線準(zhǔn)備材料分類
1、人事、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)
2、審批工作流程圖
3、審批工作表單
4、支持文件
第七條  OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施推進(jìn)表

第八條  關(guān)于OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)培訓(xùn)
為使XX集團(tuán)OA系統(tǒng)培訓(xùn)工作的落實(shí)，保證培訓(xùn)效果，達(dá)到培訓(xùn)目標(biāo)，特針對培
訓(xùn)實(shí)施工作，制定此培訓(xùn)方案。
1、OA系統(tǒng)培訓(xùn)方案的目的
針對不同層級用戶，組織多場有針對性的OA系統(tǒng)培訓(xùn)，使各公司中高層領(lǐng)導(dǎo)以及一般用戶能夠獨(dú)立操作完成OA工作；使各單位骨干用戶能夠熟悉OA系統(tǒng)并進(jìn)行日常操作及維護(hù)工作。
2、OA系統(tǒng)培訓(xùn)范圍
所有使用OA的人員
3、OA系統(tǒng)培訓(xùn)實(shí)施過程
（1）集團(tuán)全體人員培訓(xùn)
① 培訓(xùn)老師：泛普團(tuán)隊(duì)成員和OA辦公系統(tǒng)軟件項(xiàng)目組成員共同完成
② 培訓(xùn)時(shí)間：2010年X月完成
③ 培訓(xùn)方式：集中培訓(xùn)
④ 培訓(xùn)內(nèi)容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：上機(jī)操作測試
（2）各公司使用OA的人員
① 培訓(xùn)老師：項(xiàng)目組成員和公司行政部
② 培訓(xùn)時(shí)間：2010年X月前完成
③ 培訓(xùn)方式：集中培訓(xùn)
④ 培訓(xùn)內(nèi)容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：筆試+實(shí)操
（3）企業(yè)OA系統(tǒng)各公司的轉(zhuǎn)訓(xùn)
① 培訓(xùn)老師：各公司的行政部為主，OA項(xiàng)目小組提供支持
② 培訓(xùn)時(shí)間：2010年X月前完成
③ 培訓(xùn)方式：各公司可集中或下網(wǎng)點(diǎn)培訓(xùn)
④ 培訓(xùn)內(nèi)容：OA系統(tǒng)操作規(guī)范
⑤ 考核方式：操作測試
（4）OA辦公自動(dòng)化領(lǐng)導(dǎo)專門培訓(xùn)
① 培訓(xùn)老師：OA項(xiàng)目組共同完成
② 培訓(xùn)時(shí)間：隨日常工作在實(shí)際出現(xiàn)不明白或問題時(shí)
③ 培訓(xùn)方式：“手把手工程”上門培訓(xùn)，以實(shí)際操作培訓(xùn)為主
4、OA系統(tǒng)操作集中培訓(xùn)流程
（1）培訓(xùn)前的準(zhǔn)備
① 提前預(yù)定培訓(xùn)場地，下發(fā)培訓(xùn)通知；
② 準(zhǔn)備并測試培訓(xùn)現(xiàn)場的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)暢通；
③ 準(zhǔn)備好培訓(xùn)PPT，包括本次培訓(xùn)目的、培訓(xùn)分為哪幾個(gè)階段、每個(gè)階段講哪些內(nèi)容、每個(gè)階段講解時(shí)長等；
④ 提前準(zhǔn)備一份簽到表及培訓(xùn)的考核內(nèi)容。
（2）正式培訓(xùn)
① 致感謝詞，培訓(xùn)目標(biāo)及要求；
② 介紹OA的作用及系統(tǒng)整體功能概況；
③ 介紹系統(tǒng)登陸、如何添加受信站點(diǎn)、設(shè)置彈出窗口阻止程序以及插件的下載及安裝，參訓(xùn)人員登陸各自賬號密碼，進(jìn)行現(xiàn)場實(shí)際操作學(xué)習(xí)；
④ 首頁整體介紹，包括頂部快捷菜單區(qū)、左側(cè)功能菜單區(qū)各按鈕的作用以及中間信息展示區(qū)；
⑤ 各主要功能模塊介紹,主要包括：人事模塊、知識(shí)管理、流程管理、日程管理、我的協(xié)助、個(gè)性化設(shè)置，并要求參訓(xùn)人員現(xiàn)場操作，比如更改自己的人事信息、共享一篇文檔、發(fā)起一個(gè)流程、新建一項(xiàng)通知等；
⑥ 針對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行問題解答。
（3）培訓(xùn)考核
① 培訓(xùn)結(jié)束后，現(xiàn)場對參訓(xùn)人員進(jìn)行書面考核，考核合格方算通過，考核未通過人員或不能完全掌握企業(yè)辦公軟件操作方法者，可根據(jù)時(shí)間選擇參加其他場次培訓(xùn)；
② 對每場考核結(jié)果進(jìn)行公布。
5、OA系統(tǒng)操作集中培訓(xùn)主講功能點(diǎn)
（1）門戶的使用
① 通過門戶查看新聞
② 通過待辦事宜處理工作
③ 通過門戶設(shè)置個(gè)性化頁面
（2）人事模塊
① 查看“我的卡片”，修改個(gè)人信息
② 查看“我的下屬”及其他人員
（3）知識(shí)管理
① 上傳一篇文檔
② 查看其他人寫的文檔
③ 進(jìn)行知識(shí)批量共享
（4）流程的使用
① 提交一個(gè)流程
② 溝通交流流程的使用
③ 審批流程
④ 查看流程圖
⑤ 設(shè)置常用審批意見
⑥ 批準(zhǔn)操作
⑦ 退回操作
⑧ 查看已辦事宜
⑨ 查看待辦事宜
⑩ 查看辦結(jié)事宜
（5）日程管理
① 新建日程
② 根據(jù)自己輸入的條件來查詢具體的日程
③ 建立定時(shí)出發(fā)日程的計(jì)劃工作模板
④ 批量設(shè)置共享自己的日程共享給制定人員
⑤ 查看共享給自己的日程
（6）我的協(xié)助
① 新建一個(gè)協(xié)作區(qū)
② 參與一個(gè)協(xié)作區(qū)
（7）個(gè)性化設(shè)置
① 工作流程的個(gè)性化設(shè)置
② 流程短語的設(shè)置
③ 人力資源的自定義組
6、協(xié)同辦公OA培訓(xùn)要求
（1）召集集中培訓(xùn)需提前安排好培訓(xùn)場地，通知培訓(xùn)人員盡量攜帶筆記本，并保證培訓(xùn)場地有充足電源以及網(wǎng)絡(luò)正常；
（2）每場專場培訓(xùn)不得少于2學(xué)時(shí)；
（3）OA系統(tǒng)用戶在參加完相應(yīng)培訓(xùn)后現(xiàn)場進(jìn)行考核，若考核不通過或仍不能完全掌握操作方法，可根據(jù)時(shí)間參加其他專場培訓(xùn)，直至考核通過；
（4）各公司在完成專場培訓(xùn)后，需要求各公司根據(jù)掌握情況進(jìn)行全員“掃盲”檢查，針對仍不能熟練掌握OA系統(tǒng)操作方法的用戶進(jìn)行 “掃盲”專場培訓(xùn)，最終達(dá)到OA用戶掌握辦公系統(tǒng)軟件操作方法；
（5）對于集團(tuán)或公司領(lǐng)導(dǎo)的“手把手工程”，由項(xiàng)目小組逐一走訪，主要針對門戶的使用、知識(shí)管理、流程管理、日程管理模塊進(jìn)行一對一的培訓(xùn)，并在系統(tǒng)試運(yùn)行期間每周對各領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行至少一次的回訪，針對問題進(jìn)行解決；
（6）要保證各公司OA用戶熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，使之成為各公司種子用戶，負(fù)責(zé)解決本公司在線協(xié)同辦公日常操作問題，并完成對本公司中的領(lǐng)導(dǎo)和基本用戶的日常指導(dǎo)和培訓(xùn)。
第九條  附則
1、以上由OA項(xiàng)目實(shí)施小組負(fù)責(zé)解釋。
2、方案下發(fā)后，請項(xiàng)目組全體成員按照此方案認(rèn)真開展OA上線準(zhǔn)備及維護(hù)工作。
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XX實(shí)業(yè)集團(tuán)
OA辦公平臺(tái)項(xiàng)目實(shí)施小組
2010年10月10日