重慶泛普OA軟件實(shí)現(xiàn)高效的電子化公文流轉(zhuǎn)

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流程分析

從業(yè)務(wù)流程上看，ＸＸＸ集團(tuán)日常大量業(yè)務(wù)管控流程要求具有二元化的特征，即：既要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)則，對重要的審批事件和大的流程上要有嚴(yán)格的的要求，以保證審批的合法性；同時，在實(shí)際審批流程中又要有足夠的靈活性，能夠按照日常辦公的習(xí)慣對文件進(jìn)行靈活傳遞，實(shí)現(xiàn)如：流程變化、加簽、會簽、回退、撤銷、回收、終止、督辦、修改權(quán)限等一系列完善的流程處理策略，重慶泛普OA軟件滿足集團(tuán)對業(yè)務(wù)管控的需求。
1.1.1 集團(tuán)公文流轉(zhuǎn)管理

問題分析

• 無法管理和控制文件的簽收、催辦、以及文件承辦的進(jìn)程
• 文件沒有分級管理，無法根據(jù)文件內(nèi)容分輕重緩急及時送閱。
• 有可能造成對象之間橫向傳閱時的文件遺失。
• 如遇領(lǐng)導(dǎo)或職能部門閱文時間過長，很難做到及時提醒。

流程分析

由于沒有與ＸＸＸ集團(tuán)公文管理相適應(yīng)的管理系統(tǒng)，事業(yè)部也沒有明確的收發(fā)文管理制度，缺乏相應(yīng)的管理手段，從而影響了公文流轉(zhuǎn)的實(shí)時性和文件本身的管理。需要按照集團(tuán)公文管理的實(shí)際情況，將集團(tuán)公文的收發(fā)文流程固化在協(xié)同辦公系統(tǒng)上，重慶泛普OA軟件實(shí)現(xiàn)高效的電子化公文流轉(zhuǎn)。
1.1.2 一體化的知識文檔管理

問題分析

• 各個分公司、部門都有自己的檔案體系。未實(shí)現(xiàn)集中、共享的知識管理體系
• 紙質(zhì)文檔應(yīng)用比例較高，不利于保存而且所有的查詢操作停留在手工。
• 員工可能因離職帶走相關(guān)的文件和資料，造成關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域的損失。
• 企業(yè)相關(guān)文件，幾年下來上市需要時發(fā)現(xiàn)不見了，組織失憶。
• 之前做過的活動不能有效的沉淀，供下次類似活動做參考

流程分析：

由于集團(tuán)缺乏相應(yīng)的知識管理工具和流程，缺乏一套完整的知識采集特別是過程型經(jīng)驗(yàn)知識的沉淀和提煉工具，迫切需要建立起集團(tuán)統(tǒng)一文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化的文檔共享，充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)的知識管理中心，為員工知識的獲取、儲存、學(xué)習(xí)、共享、創(chuàng)新提供的全過程管理，實(shí)現(xiàn)知識采集、知識存儲、知識整理、知識傳播的一體化，有效為組織內(nèi)個人、部門、團(tuán)隊、單位提供知識信息服務(wù)。快速提升組織內(nèi)外人員的生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)。