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辦公自動化管理系統(tǒng)的合同模板庫權(quán)限設(shè)置
1、辦公自動化管理系統(tǒng)的合同模板庫權(quán)限設(shè)置:集中采購主要采購部門為綜合部與技術(shù)開發(fā)部,因此合同模板庫由法務(wù)部授權(quán)綜合部與技術(shù)開發(fā)部使用,其它部門若需使用,需要法務(wù)部的臨時授權(quán)。
2、合同初始版本確認(rèn)庫:需要設(shè)置合同初始版本確認(rèn)庫,所有完成初始版本確認(rèn)的合同保存至初始版本庫。初始版本確認(rèn)庫中儲存的合同需保留審核的歷史痕跡,并作為合同管理檔案的一部分,長期保存。
3、合同初始版本確認(rèn)流程:財務(wù)部、法務(wù)部和相關(guān)部門(若需要)不分先后順序。每個部門確認(rèn)完初始版本后需將確認(rèn)件返回采購部門,待采購部門確認(rèn)后,方可進(jìn)入下一部門進(jìn)行初始版本確認(rèn)。
4、合同初始版本確認(rèn)權(quán)限:合同在部門流轉(zhuǎn)的過程中,需由經(jīng)辦人至部門負(fù)責(zé)人,最終應(yīng)當(dāng)由部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)的人員確認(rèn)發(fā)送。
5、合同初始版本確認(rèn)單:辦公OA系統(tǒng)需要設(shè)計適用于各部門間合同流轉(zhuǎn)的《合同初始版本確認(rèn)單》(以下簡稱“確認(rèn)單”)附于合同版本首頁,確認(rèn)單參見附件一。
6、公司領(lǐng)導(dǎo)審簽流程:公司領(lǐng)導(dǎo)審簽流程由綜合部負(fù)責(zé),每位領(lǐng)導(dǎo)審簽完由綜合部收取并遞交給另一位領(lǐng)導(dǎo)審簽。
7、泛普OA軟件的合同歸檔管理:若合同為電子版本,在合同歸檔庫中歸檔管理;若合同為紙質(zhì)版本,綜合部需歸檔管理一份,其余分別由財務(wù)部、采購部門歸檔管理。
說明:
1、協(xié)同商務(wù)的項目管理:需要項目管理中的各項內(nèi)容可直接發(fā)送給計劃被審計的部門;只有審計與合規(guī)部可查閱、撰寫、修改。
2、數(shù)據(jù)庫:由各部門提交的相關(guān)文件、圖表;各部門負(fù)責(zé)人或制定審計聯(lián)系人員有權(quán)限隨時進(jìn)行信息更新。
3、文檔管理:需要至少10年的保存年限;只有審計與合規(guī)部可查閱。
說明:
合規(guī)部分現(xiàn)階段主要為數(shù)據(jù)庫的功能,其他功能希望可以由軟性流程留出敞口,以后開發(fā)。
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