為企業(yè)銷售瘦身 如何拒絕臃腫數(shù)據(jù)

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垃圾數(shù)據(jù)就如同齒輪中的沙土，它們會(huì)增加摩擦、減緩效率，給數(shù)據(jù)用戶帶來不便，最終降低SFA與CRM系統(tǒng)的績(jī)效。

位于加州的數(shù)據(jù)清理軟件公司ActivePrime的總裁Rosaline Gulati指出，“管理、銷售、市場(chǎng)與支持部門都會(huì)受到數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響?！?/P>

垃圾數(shù)據(jù)會(huì)直接對(duì)SFA與CRM系統(tǒng)產(chǎn)生副作用。另一家位于加州的數(shù)據(jù)清理軟件廠商Predictive Response Inc.的CEO Kevin Mooney也表示，“企業(yè)應(yīng)盡量降低每個(gè)潛在客戶的成本，讓銷售人員以最快的速度獲取他們所需的信息。垃圾數(shù)據(jù)會(huì)提高潛在客戶的人均成本，浪費(fèi)銷售團(tuán)隊(duì)寶貴的時(shí)間，并會(huì)阻礙銷售人員獲取高質(zhì)量客戶的速度?！?/P>

技術(shù)問題

當(dāng)公司開始根據(jù)垃圾數(shù)據(jù)來自動(dòng)化銷售流程時(shí)，問題就會(huì)產(chǎn)生。公司想從數(shù)據(jù)中提取的價(jià)值越大，問題就越嚴(yán)重。哪怕是小部分的劣質(zhì)數(shù)據(jù)都會(huì)演化成非常復(fù)雜的分析問題，因?yàn)榛谶@些數(shù)據(jù)做所的決策都將是錯(cuò)誤的。

所幸的是，市場(chǎng)上已有許多產(chǎn)品可以幫助企業(yè)進(jìn)行SFA數(shù)據(jù)清理。比如地址類數(shù)據(jù)，就可以進(jìn)行自動(dòng)清理，其它一些類型的數(shù)據(jù)則要求人工介入。從總體上看，數(shù)據(jù)清理流程的自動(dòng)化程度越高，就越具有成本效益。比如軟件工具雖然無法識(shí)別出“Myzlypczy”是一個(gè)錯(cuò)誤的人名或公司名，但它可以偵測(cè)出拼寫錯(cuò)誤，并將其顯示出來，以備人工檢查。同樣，程序可能無法識(shí)別出“麥當(dāng)勞”與“麥當(dāng)勞漢堡”是同一家連鎖餐飲，但也可以將其標(biāo)識(shí)出來，供人工檢查。這樣就能加快操作的便捷性與速度，免去人工逐項(xiàng)檢查整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的痛苦。

重復(fù)錄入是垃圾數(shù)據(jù)的另一種常見形式(比如公司名，地址、人名等)。它也會(huì)造成信息錯(cuò)位，讓銷售代表無法在數(shù)據(jù)庫(kù)中準(zhǔn)確找到客戶數(shù)據(jù)。

清理工具

如果你的數(shù)據(jù)庫(kù)欄目不多，那么清理數(shù)據(jù)就不是一個(gè)大問題，因?yàn)槟憧梢暂p松掃描數(shù)據(jù)并進(jìn)行糾錯(cuò)。然而當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸龐大時(shí)，問題就產(chǎn)生了。一般企業(yè)在選擇一款工具來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行糾錯(cuò)時(shí)，首先想到的就是使用電子表格，或是文字處理應(yīng)用中的搜索加替換功能。在數(shù)據(jù)不多時(shí)，這種方式還管用，但是隨著數(shù)據(jù)量的增長(zhǎng)，這種方法將不再適用。這并不是說電子表格或文字處理軟件無法工作，而是利用它們來搜索和糾正數(shù)據(jù)上所花費(fèi)的時(shí)間與效率將不成正比。

所幸的是，市面上有許多工具可以提供不同的方式來進(jìn)行數(shù)據(jù)清理。其中部分是常規(guī)的清理工具，部分是專門設(shè)計(jì)，用來處理某類數(shù)據(jù)，或與某種CRM應(yīng)用結(jié)合使用的工具。

SaaS(軟件即服務(wù))是一種非常普遍的數(shù)據(jù)清理方式。一套管理良好的數(shù)據(jù)清理服務(wù)能維護(hù)海量數(shù)據(jù)庫(kù)。有許多公司，比如Experian，均提供了協(xié)助企業(yè)檢查數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)。另外也有一些公司專門從事替公司檢查并規(guī)范地址格式。

現(xiàn)代的數(shù)據(jù)清理軟件不再是簡(jiǎn)單的字符串匹配。某些軟件，比如ActivePrime公司的CleanCRM，就運(yùn)用了人工智能技術(shù)和知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)來進(jìn)行識(shí)別。這類軟件同時(shí)也可將聯(lián)系人地址以規(guī)范的方式排列，補(bǔ)充漏填的郵編等等。

另外如Predictive Response公司的FormCheck軟件就非常專業(yè)，它能讓用戶在將數(shù)據(jù)正式錄入到Salesforce.com數(shù)據(jù)庫(kù)以前，先通過一個(gè)網(wǎng)絡(luò)界面來檢查過濾，并進(jìn)行糾正。

Mooney表示，F(xiàn)ormCheck的工作流程是從檢查姓名的語法拼寫開始。他們?cè)O(shè)計(jì)了一種智能啟發(fā)式的偵測(cè)方式，來檢查姓名是否符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。此外，他們還擁有13萬條的姓名數(shù)據(jù)庫(kù)(該數(shù)據(jù)庫(kù)依然在不斷更新中)，并根據(jù)這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)來進(jìn)行比較。

鑒于FormCheck網(wǎng)絡(luò)格式導(dǎo)向的特性，因此它也能檢查email地址的語法，確保每條email地址后有一個(gè)有效的郵件服務(wù)器。

設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)

設(shè)定公司的數(shù)據(jù)顯示標(biāo)準(zhǔn)十分重要。對(duì)地址、省份等信息的縮寫應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣能確保數(shù)據(jù)易于處理，保持應(yīng)用簡(jiǎn)潔，并將數(shù)據(jù)量保持在一個(gè)易于管理的水準(zhǔn)。最理想的狀態(tài)是針對(duì)所有的數(shù)據(jù)，包括地址、電話號(hào)碼，以及帳號(hào)，建立一套標(biāo)準(zhǔn)格式。

設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)并非強(qiáng)迫用戶以一致的方法錄入數(shù)據(jù)，因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)中，這是做不到的。Gulati表示，“有些公司嘗試通過建立規(guī)章制度來強(qiáng)制銷售或市場(chǎng)人員如何錄入數(shù)據(jù)，但這種方法從來沒成功過，至少我還未見到過?！?/P>

相反，Gulati建議公司使用技術(shù)來糾正或完善數(shù)據(jù)。比如有些銷售人員在輸入數(shù)據(jù)時(shí)混淆了省份的簡(jiǎn)稱，那么用數(shù)據(jù)清理軟件就可以對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)糾正。

維持整潔

一旦你的企業(yè)清理了數(shù)據(jù)，那么就應(yīng)當(dāng)維持這一狀態(tài)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)SFA數(shù)據(jù)庫(kù)中至少有10%的數(shù)據(jù)每年都會(huì)發(fā)生變化。比如員工離職，公司改變經(jīng)營(yíng)方式，退出某個(gè)行業(yè)，這些改變都需被反應(yīng)到商業(yè)數(shù)據(jù)中。

進(jìn)行SFA數(shù)據(jù)清理并不是一項(xiàng)一勞永逸的差事，公司應(yīng)當(dāng)持續(xù)檢查信息，以保持辛苦建立的標(biāo)準(zhǔn)與一致性。（IT專家網(wǎng)）