深圳金和OA軟件助紅昌機械挺進協(xié)同辦公自動化時代

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企業(yè)介紹

深圳紅昌五金機械制造有限公司（以下簡稱“紅昌五金”）是一家以生產(chǎn)五金配件為主的股份制合資企業(yè)，其主要產(chǎn)品出口歐美國家，年實現(xiàn)銷售額1500萬元左右。彈指一揮間，經(jīng)過幾年的迅速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷壯大，由原來的十余人發(fā)展到現(xiàn)在的二百多人；業(yè)務(wù)也飛速發(fā)展，手工業(yè)務(wù)處理量也越來越大。與此同時，企業(yè)經(jīng)營成本不斷增加，管理水平及整體運轉(zhuǎn)效率無法全面適應(yīng)形勢發(fā)展需要，效能無法全面體現(xiàn)出來，一場管理變革勢在必行。

一次偶遇 插柳成蔭

大海行船靠舵手，紅昌五金的信息化進程與其總經(jīng)理李萌盛有著密不可分的關(guān)系，因為從認識到信息化的作用，到產(chǎn)品選型、實施、培訓(xùn)、應(yīng)用等全過程均是在他這位“一把手”的帶頭和催動下實現(xiàn)的。事實上，李萌盛很早就認識到信息化的力量，清楚管理信息系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中所能扮演的重要角色，同時也認識到在企業(yè)內(nèi)部進行信息化時所要面臨的問題是什么。即便如此，最初紅昌五金的信息化建設(shè)還是沒有多大進展，一方面是因為忙于出差的李萌盛一直沒時間去制定計劃，另一方面是由于整個企業(yè)和社會環(huán)境對信息化的重要性和緊迫性的認識還不到位。

2005年初，李萌盛應(yīng)朋友之約到深圳金和OA軟件系統(tǒng)經(jīng)銷商--深圳互動時代科技有限公司拜訪。在參觀過程中，他發(fā)現(xiàn)已經(jīng)實施信息化的這家企業(yè)的工作現(xiàn)場看不到像自己企業(yè)那般人來人往的緊張繁忙景象，這使他觸動頗深――信息化已將該企業(yè)的管理化繁為簡、化有形為無形，因此所展現(xiàn)出的有序、寧靜令人佩服。

在這家企業(yè)，李萌盛親身領(lǐng)略到了信息化在該企業(yè)的巨大效益產(chǎn)出，尤其是金和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)所構(gòu)建的跨部門協(xié)同工作環(huán)境，系統(tǒng)在信息發(fā)布自動化、內(nèi)部通訊自動化、工作流轉(zhuǎn)自動化、文件和知識管理自動化、以及在企業(yè)日常事務(wù)辦公自動化等方面給公司帶來的新景象，讓李萌盛覺得“美不勝收”，直言不虛此行。

回到了自己的辦公室，李萌盛意識到自己企業(yè)在信息化建設(shè)方面的落后，以及其滯后性所造成的效率低下、成本上升、響應(yīng)能力不足等弊端。無水之舟，焉能暢游？面對著整天無法從繁瑣事務(wù)中解脫的管理層領(lǐng)導(dǎo)，李萌盛感受到了信息化的緊迫性和重要性。

這將是“一種發(fā)展的機遇”，李萌盛下定決定要將這種偶遇變成機遇，插柳成蔭，讓紅昌五金從此走上快車道。由于OA辦公自動化管理系統(tǒng)是一個很好的管理工具，也是信息化的基礎(chǔ)與核心，可以牽一發(fā)而動全身，能直中企業(yè)管理上的一些弊端與要害，李萌盛先從金和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)著手，開始了信息化建設(shè)的嘗試。考慮到此舉涉及到人多面廣、需求復(fù)雜等因素，同時為預(yù)防將現(xiàn)有不規(guī)范、不科學(xué)的現(xiàn)狀進行簡單電子化的結(jié)果，李萌盛決定兼任CIO，親自抓起這項工作，引進先進管理理念。

那幾天，李萌盛每天做的第一件事就是上網(wǎng)查詢深圳金和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)辦公定義、產(chǎn)品功能、實施應(yīng)用、案例介紹等各種信息，每查詢了解一次，他就有種“醍醐灌頂”的感受。

經(jīng)過嚴格考察、層層篩選與招標，深圳知名金和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件--互動時代OA軟件獲得了李萌盛的認可，他與互動時代公司工程師促膝而談，推心置腹，通過廣泛討論產(chǎn)生不少共識。而幾近完美的金和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)現(xiàn)場演示，更是讓李萌盛吃了定心丸，于是雙方制定了詳實的系統(tǒng)建設(shè)方案。一周后，紅昌五金機構(gòu)與互動時代公司順利簽約，互動時代OA協(xié)同辦公管理軟件的實施工作正式啟動，自此，紅昌五金開始闊步走上了“向協(xié)同要效益”之路。

專注一事干好一事

李萌盛認為，制造業(yè)進行信息化建設(shè)最根本的目的是希望通過金和OA軟件協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)來降低成本，包括制造成本、人力成本、管理成本、市場成本等，而金和協(xié)同OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)最基礎(chǔ)的管理工具，可以實現(xiàn)包括通訊、信息、工作、知識等方面的科學(xué)規(guī)范管理，提高辦公效率和水平，特別是整體效率將得到充分提高，從而減少內(nèi)耗以達到降低管理成本的目的。因此，李萌盛希望充分利用現(xiàn)代信息化手段，可以使公司能夠及時掌控整個企業(yè)的日常運營情況，迅速提升跨部門協(xié)作能力，對外界響應(yīng)能力獲得提高，從而增強企業(yè)的競爭力并在競爭中求得更大的發(fā)展。

在確定了無紙化辦公目標之后，李萌盛采取了“專注一事干好一事”的方法，并在金和協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的實施過程中，著重抓好內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、業(yè)務(wù)流程、知識管理等方面的工作，并組織互動時代軟件服務(wù)工程師和企業(yè)內(nèi)相關(guān)部門，認真做好系統(tǒng)實施各項工作，進行科學(xué)實施。

第一、建立實時的企業(yè)內(nèi)部通訊平臺

以往，紅昌五金內(nèi)部使用的是外部免費郵箱，在安全性、可管理等方面存在明顯不足。員工之間的交流也大多使用QQ、msn等即時聊天軟件，這些工具未經(jīng)合理管制很容易被用來非工作性質(zhì)聊天，導(dǎo)致效率下降。而統(tǒng)一的企業(yè)內(nèi)部通訊平臺給員工提供了實時進行工作聯(lián)絡(luò)的工具，既方便企業(yè)管理又能規(guī)范員工行為。同時協(xié)同辦公OA軟件系統(tǒng)也很方便那些經(jīng)常在外的員工與總部保持聯(lián)系，順暢傳遞信息。員工間的聯(lián)絡(luò)也能從電話聯(lián)系更多轉(zhuǎn)變?yōu)槭褂迷诰€實時短信等渠道進行，時效性明顯。

第二、建立了規(guī)范的信息發(fā)布平臺

企業(yè)內(nèi)部以及各部門的公共信息，如公告、通知、啟事、新聞、報道等消息全部改成電子化發(fā)布，改變了過去的紙質(zhì)打印張貼、電話和口頭通知等方式引起的紙張浪費、實時性不強、安全不保障等弊端，也杜絕了反映沒收到或看不到通知等借口，從而使企業(yè)各項政策規(guī)定得到規(guī)范、高效的傳送。另一方面開辟了電子論壇、電子刊物，為企業(yè)員工提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，員工可以在論壇進行自由的談?wù)摵桶l(fā)言，員工自己可以開辟小范圍的討論區(qū)，得到確保的訪問安全性解除了員工暢所欲言的顧慮。這些功能的主要目的是創(chuàng)造一個員工喜歡的企業(yè)環(huán)境，促進企業(yè)文化建設(shè)，同時，使企業(yè)能夠及時收集員工的最新思想動態(tài)，集思廣益，吸納先進建議和意見。

第三、建立高效的協(xié)同辦公智能平臺

流程再造一向是企業(yè)進行協(xié)同辦公OA軟件系統(tǒng)建設(shè)的重中之重環(huán)節(jié)。紅昌五金制定了一套完整有序的工作流程，從原料購買、設(shè)計、制造、質(zhì)保、出入庫、銷售，以及行政、財務(wù)、人事、后勤等涉及到企業(yè)經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)。

按應(yīng)用范圍的標準可分為跨部門應(yīng)用的企業(yè)級流程、局部應(yīng)用范圍內(nèi)的部門級流程及特定崗位應(yīng)用的個人流程等；從業(yè)務(wù)類型分類，可以分為管理（含人事、后勤）類、營銷類、品質(zhì)類、設(shè)計類、制造類等流程。

這些表單及流程應(yīng)用范圍多數(shù)屬于跨部門應(yīng)用，在過去需要手工填單并流轉(zhuǎn)的情況下，每天產(chǎn)生至少上百份的紙質(zhì)表格，需要不停地在不同部門和崗位間填寫、周轉(zhuǎn)、處理，過程及效率存在損耗時間多、強度大，經(jīng)常出現(xiàn)過程監(jiān)控難、管理難、協(xié)調(diào)難等問題。通過深圳協(xié)同OA辦公系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)將這些企業(yè)流程進行電子化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化處理，可以大大減化中間流轉(zhuǎn)過程、規(guī)范每個環(huán)節(jié)處理職責(zé)與標準、加強過程監(jiān)督與控制管理等作用，使流程更加科學(xué)、高效。

第四、建立文件和知識管理自動化平臺

紅昌五金的發(fā)展歷程伴隨著大量檔案資料、有形無形知識的積累與沉淀。每天產(chǎn)生的紙質(zhì)文件堆積成山，對其管理是個問題，如何充分利用及發(fā)揮其效益又是個大問題。盡管紅昌五金在日常管理中注重文件和知識管理，但仍有損壞、遺失、泄密、再利用效率低下、安全得不到充分保障等問題困擾著企業(yè)。而協(xié)同辦公自動化管理系統(tǒng)將已有的檔案電子化、新產(chǎn)生的檔案無紙化的做法可以迅速建立起共享平臺，平臺靈活的訪問和操作權(quán)限不但使有形文件和知識得到更為科學(xué)的管理，而且能夠促使更多無形知識固化下來，使經(jīng)驗得到更為充分的傳播，將業(yè)務(wù)調(diào)整、人事變動、時間跨越等因素影響降至最低程度。

整合效應(yīng)凸顯

深圳金和OA自動化軟件系統(tǒng)的應(yīng)用不僅僅是行政部門（所謂的“辦公室自動化部門”）的事，必須是所有部門共同參與與應(yīng)用，才能達成預(yù)期效益。為了迅速讓所有部門理解并積極使用協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)進行辦公，李萌盛采取了三個措施：一是自己親自帶頭應(yīng)用，起到很好的示范和鼓勵效果；二是通過有針對性的應(yīng)用培訓(xùn)，使所有員工迅速掌握網(wǎng)絡(luò)OA軟件辦公系統(tǒng)系統(tǒng)應(yīng)用方法；三是制定相關(guān)制度，指導(dǎo)、規(guī)范各部門的應(yīng)用。

在深圳金和OA自動化軟件實施前，李萌盛經(jīng)常要在各個車間之間穿梭；為了處理行政和業(yè)務(wù)上的工作，有時候不得不在公司加班到深夜?，F(xiàn)在，他在自己的筆記本電腦前就可以輕松地完成主要工作，通過點擊鼠標就將公司的日常管理部署得井井有條，因為通過深圳金和OA協(xié)同軟件能調(diào)用ERP系統(tǒng)的各項數(shù)據(jù)，分析財務(wù)部門提交的財務(wù)報表，評估客戶關(guān)系（CRM），李萌盛真正做到了運籌帷幄。

金和協(xié)同OA軟件2005年正式啟用之后的一年以來，成為員工每日不可缺的工作助手，它促使員工從繁瑣的日常行政辦公程序中解脫出來，受到了員工的普遍歡迎。目前，OA辦公自動化系統(tǒng)的日常在線用戶近百人，其穩(wěn)定性、安全性等方面也令員工感到滿意。

更為可喜的是，深圳金和OA協(xié)同辦公自動化軟件公司--互動時代金和協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)的成功實施與應(yīng)用帶來一系列連帶整合效應(yīng)，給紅昌五金帶來了信心。2006年，紅昌五金成功導(dǎo)入并實施iso9001:2000質(zhì)量管理體系，半年后，紅昌五金乘勝追擊開始上馬互動時代erp系統(tǒng)(簡稱“ERP-U6”)，最終實現(xiàn)了互動時代的協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的相互協(xié)作與集成。很多原本該在ERP-U6的表單也實現(xiàn)了在金和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)。深圳互動時代金和協(xié)同辦公自動化oa系統(tǒng)奠定了紅昌五金信息化的基礎(chǔ)，增強了企業(yè)面對瞬息萬變的市場的快速反應(yīng)能力，使企業(yè)管理運作體系走在行業(yè)前列。