建設(shè)單位項(xiàng)目管理系統(tǒng)

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　　1、目前現(xiàn)狀

　　“堅(jiān)持以信息 化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化”是黨的十六提出的走新型工業(yè)化道路的指導(dǎo)方針。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，在企業(yè)信息化建設(shè)中具有重要作用，因此 檔案信息化建設(shè)不僅是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有 效開發(fā)利用，全面推動(dòng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

　　建設(shè)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)作為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中不可或缺的組成部 分，它是是企業(yè)提高檔案管理質(zhì)量的重要工具，同時(shí)能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、企業(yè)科技創(chuàng)新提供強(qiáng)有力的保障。國家檔案局早在2005年就印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè) 檔案信息化建設(shè)的意見》的通知，通知強(qiáng)調(diào)各企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè) 信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

　　目前公司的檔案管理水平較為落后，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應(yīng)企業(yè)信息化快速 的發(fā)展要求。在企業(yè)ERP、OA等信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量電子文件因傳統(tǒng)的檔案工作方式和技術(shù)手段無法進(jìn)行有效的管理，從而導(dǎo)致企業(yè)信息資源的流失，更為嚴(yán) 重的是這些電子化的電子檔案在未來的管理中幾乎無法進(jìn)行。“任何計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)如果沒有考慮檔案管理問題，肯定是一個(gè)不完善的系統(tǒng)。”企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在一些與生 產(chǎn)息息相關(guān)的信息系統(tǒng)的建設(shè)中出手大方的同時(shí)，決不要忽視了檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，它將是保護(hù)企業(yè)信息資源的重要工具。

　　2、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

　　建立建設(shè)單位項(xiàng)目管理系統(tǒng)的目的就是充分利用現(xiàn)有的先進(jìn)的檔案管理理論，從技術(shù)和管理層面來保證電子文件和電子檔案的管理質(zhì)量，為企業(yè)信息資源的保護(hù)、開發(fā)、利用提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)跨躍式發(fā)展提供必要的支持。

　　首先理順公司內(nèi)部檔案管理的體制，通過制定一系列的公司內(nèi)部規(guī)章制度，將檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、國家企業(yè)信息化技術(shù)規(guī)范落到檔案管理的實(shí)處;同時(shí)通過規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的操作，為檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境。

　　其次，它將與企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)緊密銜接，實(shí)現(xiàn)無縫集成，充分發(fā)揮文檔一體化管理思想在文檔管理中的作用，提高文檔管理的質(zhì)量。

　　第三，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，提高企業(yè)內(nèi)部檔案利用效率、利用壽命及周期。

　　第四，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案分級授權(quán)管理和利用機(jī)制，提高辦公效率、節(jié)約大量的辦公資源。

　　最后，通過檔案管理系統(tǒng)的將企業(yè)內(nèi)各信息系統(tǒng)中信息的后期管理串連起來，建立企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一集中的檔案信息數(shù)據(jù)庫，方便企業(yè)信息資源的統(tǒng)一管理。

　　3、設(shè)計(jì)原則

　　針對系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求的特點(diǎn)，為提高系統(tǒng)建設(shè)的整體質(zhì)量與建設(shè)效率，在本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中必須遵循以下原則。

　　(1)系統(tǒng)規(guī)劃原則

　　系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，是企業(yè)信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，因此，在進(jìn)行該系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，要處理好局部與整體之間 關(guān)系，避免系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)信息化的總目標(biāo)相脫節(jié)。要充分考慮與其它企業(yè)管理信息系統(tǒng)的銜接，分析企業(yè)各部門在該系統(tǒng)與部門內(nèi)使用的其它管理信息系統(tǒng)之間的 關(guān)系。

　　(2)標(biāo)準(zhǔn)開放性原則

　　《企業(yè)電子工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)》的建設(shè)必須堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)是信息共享的前提，是企業(yè)檔案工作能良性、持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。沒有標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)是難以與企業(yè)其它管理信息系統(tǒng)相銜接并共享信息的，也不可以為將來企業(yè)間的外部協(xié)作、信息交流提供基礎(chǔ)。

　　系統(tǒng)的建設(shè)也必須堅(jiān)持開放性。開放性不僅是一種技術(shù)原則，更是一種管理理念，它要求在檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中始終堅(jiān)持綜合集成、融合 共享的思想。就技術(shù)而言，開放性要求更高于標(biāo)準(zhǔn)化要求，它不僅要求所有系統(tǒng)成份的標(biāo)準(zhǔn)化，而且要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上符合以下條件：其一， 橫向具有對各種通行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的兼容性，包括盡可能兼容非主流現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn);其二，縱向既為未來信息技術(shù)發(fā)展留下余地，又能兼容原有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;其三，在技術(shù)標(biāo) 準(zhǔn)、體系結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)規(guī)格等方面盡可能與整個(gè)信息業(yè)界一致，以便各類信息系統(tǒng)的相互開放、實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息一體化管理;其四，為不同技術(shù)方案的相同功能設(shè)計(jì)規(guī)范 統(tǒng)一的接口，通過標(biāo)準(zhǔn)的平臺界面實(shí)現(xiàn)寬泛、靈活的接合。

　　(3)循序漸進(jìn)原則

　　系統(tǒng)的建設(shè)必須要有一定的基礎(chǔ)才 能進(jìn)行。首先企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作必須要規(guī)范化，這樣才能為系統(tǒng)運(yùn)行創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，形成一套規(guī)范的運(yùn)行機(jī)制。其次必須建立一個(gè)規(guī)范的檔案目錄 數(shù)據(jù)庫。檔案管理實(shí)踐表明，檔案目錄是管理檔案的有效工具。一個(gè)高質(zhì)量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，不僅能有效的管理檔案，還為未來的企業(yè)間信息交換創(chuàng)造了條件。最 后，在企業(yè)內(nèi)部根據(jù)實(shí)際需要，建立一個(gè)包括文本、音視頻，圖形圖像等全文的綜合管理的檔案管理系統(tǒng)。

　　(4)協(xié)調(diào)發(fā)展原則

　　系統(tǒng)的建設(shè)必須與企業(yè)信息化進(jìn)程相協(xié)調(diào)，過慢或過快都不利用系統(tǒng)在企業(yè)中作用的發(fā)揮，從而可以導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策者對系統(tǒng)作出錯(cuò)誤評價(jià)，將不利 于企業(yè)檔案工作的發(fā)展。企業(yè)檔案部門一定要根據(jù)企業(yè)對信息資源管理的要求，對系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容的作出正確地選擇。

　　(5)實(shí)用經(jīng)濟(jì)性原則

　　系統(tǒng)設(shè)計(jì)以用戶需求為主導(dǎo)，以完整地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)期功能為目的，在功能模塊設(shè)計(jì)上做到專業(yè)而實(shí)用，保證系統(tǒng)具有較高的工作效率，具有正確、及時(shí)、完善的檔案信息采集、處理、管理、利用和統(tǒng)計(jì)分析等能力。

　　同時(shí)系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵循“保護(hù)用戶投資，全面降低成本”的原則，充分考慮建設(shè)成本、運(yùn)行成本、維護(hù)成本，花最少的錢做好事情，提高項(xiàng)目建設(shè)的性價(jià)比。

　　(6)安全可靠性原則

　　安全性是發(fā)揮系統(tǒng)功能的前提條件。企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)在帶來信息共享、節(jié)約辦公資源等優(yōu)越性的同時(shí)也相應(yīng)地帶來企業(yè)信息利用方面的安全性 問題。檔案信息的憑證功能及法律價(jià)值，使得其在管理與利用上的安全性要求比其它各類信息更高，檔案管理系統(tǒng)必須充分重視其安全可靠性。