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集團項目管理系統(tǒng)
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工程建設(shè)項目管理系統(tǒng)的正常運行及其效能的有效發(fā)揮,與企業(yè)對檔案管理的意識、檔案管理規(guī)章制度及系統(tǒng)運行的相關(guān)機制有著相當大的關(guān)系,因此企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)不僅僅是一套檔案管理軟件所包含的內(nèi)容。
一、建設(shè)內(nèi)容
建設(shè)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面。
1、標準規(guī)范
標準規(guī)范是檔案實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理前提條件,它是要花大力氣做的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)應(yīng)在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、標準先行、利用優(yōu)先、分步實施”的建設(shè)指導(dǎo)思想下,按國家相關(guān)標準規(guī)范的規(guī)定,制定適合于本企業(yè)檔案管理、可操作性的標準規(guī)范,使檔案管理工作逐漸步入標準規(guī)范化的軌道。
2、運行機制
制定本企業(yè)電子文件管理的規(guī)章制度,使操作人員,檔案工作有章可循,并在此基礎(chǔ)上逐步形成適合于本企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)的一整套運行機制,確保電子文件管理系統(tǒng)在此運行機制的約束及規(guī)范之下,能有效地維護電子文件的真實性、完整性、有效性。
3、電子文件管理系統(tǒng)
一個高質(zhì)量的檔案管理軟件對于企業(yè)檔案信息資源的管理將會起到事半功倍的效果。檔案管理軟件作為電子文件管理的技術(shù)手段和工具,是企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)的重要內(nèi)容。但很多人認為有一套合適的檔案管理軟件就可以實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,這種觀念太過于偏倚技術(shù)手段在檔案管理中的作用,而忽視了管理知識 與思想在檔案管理工作中的作用。事實上,失去了適合于本企業(yè)檔案管理的標準規(guī)范的約束,缺少了恰當系統(tǒng)運行機制的保證,僅僅只是一個檔案管理軟件是不足以能維護電子文件安全的。
4、信息化人才
加強企業(yè)檔案信息化人才培訓與引進是使企業(yè)信息化能順利開 展,并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)?!镀髽I(yè)電子文件管理系統(tǒng)》在企業(yè)檔案信息資源管理中作用的發(fā)揮是一個長期持續(xù)的過程,時間越長越能體現(xiàn)出規(guī)范化檔案管理所創(chuàng)造的價值,如果只是講求一次投入就期望它能產(chǎn)生出期望的效果,往往得不償失。而企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)在管理中能量地持續(xù)釋放離不開信息化人才。信 息化人才是能使用這個企業(yè)信息資源管理工具的能工巧匠,他們是實現(xiàn)企業(yè)信息資源增值的主體,也是將企業(yè)信息化推向新的高度的中堅力量。
二、項目管理系統(tǒng)框架
1、電子文件管理流程
企業(yè)電子文件管理流程必須依據(jù)電子文件管理的基本理論與方法,結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)活動的過程及特點及企業(yè)電子文件的實際狀況來科學設(shè)計,使之既不影響企業(yè)生產(chǎn)活動的正常進行,又能對企業(yè)電子文件實施科學的管理,并有利于電子文件信息資源的高度共享與科學開發(fā)。企業(yè)電子文件管理流程如下圖示。
2、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
企業(yè)信息化應(yīng)用平臺通常包括OA、ERP、PDM、CRM等管理信息系統(tǒng),它們都會產(chǎn) 生一些必須被管理的電子文件,其中很多都是必須歸檔的電子檔案。企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)通過各系統(tǒng)按國家相關(guān)標準預(yù)留的系統(tǒng)接口與其銜接,將需要進行歸檔管理的電子文件納入到它的管理范疇。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖示。
3、結(jié)構(gòu)模式
企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)可采用C/S與B/S結(jié)構(gòu)的混合模式,結(jié)合C/S模式安全性好,對系統(tǒng)操作能力強,而B/S模式客戶利用方便性的優(yōu)點,合理構(gòu)建系統(tǒng)各組成模塊。結(jié)構(gòu)模式如下圖示。
三、技術(shù)路線
1、開發(fā)方法
B/S模式部分完全采用J2EE方式構(gòu) 建。J2EE使用多層的分布式應(yīng)用模型,應(yīng)用邏輯按功能劃分為組件,各個應(yīng)用組件根據(jù)它們所在的層分布在不同機器上。這樣使得系統(tǒng)易于改進和升級,可擴展性好。它保留了企業(yè)已有的IT資源,可以使客戶系統(tǒng)效率更高,并能方便在不同的異構(gòu)環(huán)境中布署或移植。
C/S模式部分采用RAD的開發(fā)工具開發(fā),采用螺旋型迭代開發(fā)方法,用系統(tǒng)原型與用戶進行功能、界面、控制流程的溝通,使軟件更貼近用戶需求。
2、軟件平臺
整個系統(tǒng)全部采用開源軟件進行軟件平臺的搭建,使系統(tǒng)在安全性上有更好的保證,而且大大降低企業(yè)進行系統(tǒng)開發(fā)的投入。
服務(wù)器操作系統(tǒng):RedHat7.0 Linux
數(shù)據(jù)庫:MySQL4.0
WEB服務(wù)軟件:Apache
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