五金erp系統(tǒng)讓管理明細(xì)化

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1. 管理的細(xì)化ET
1-1 細(xì)化的重要性
科技愈進(jìn)步，事物的細(xì)化程度就愈高。例如：我們的老祖宗說(shuō)元素有五個(gè)：金木水火土；現(xiàn)代科學(xué)則分出了一百個(gè)以上的元素，讓我們更準(zhǔn)確地掌握了物質(zhì)的特性。因此，細(xì)化是一個(gè)“增進(jìn)理解，加強(qiáng)把握”的必要手段。社會(huì)上流行的俗話說(shuō)“不好說(shuō)，說(shuō)不清楚”！赫胥黎先生則指出“把不好說(shuō)的說(shuō)出來(lái)，是文學(xué)；把說(shuō)不清楚的說(shuō)清楚，是科學(xué)！”?？茖W(xué)性不足，就說(shuō)不清楚了。細(xì)化，正是提升科學(xué)性的手段。

1-2 企業(yè)活動(dòng)的細(xì)化
企業(yè)的活動(dòng)可大別為經(jīng)營(yíng)與管理兩大部份。經(jīng)營(yíng)活動(dòng)主要在“市場(chǎng)機(jī)會(huì)”與“內(nèi)部能力”間求取最大的平衡與發(fā)展，它以戰(zhàn)略為主，同時(shí)也受到外部環(huán)境的強(qiáng)力制約。簡(jiǎn)單說(shuō)，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是在決定企業(yè)“做什么(what)”的問(wèn)題。管理活動(dòng)則主要在支持經(jīng)營(yíng)的決定，因而它戰(zhàn)術(shù)性的意味較大，主要在回答“如何做(how)，誰(shuí)來(lái)做(who)”的問(wèn)題。五金erp系統(tǒng)主要是針對(duì)企業(yè)的管理活動(dòng)而來(lái)的，故本文只談管理活動(dòng)的細(xì)化：即交易管理和決策管理。

1-3 管理工作的劃分1：決策與交易
可以用數(shù)字來(lái)表達(dá)的企業(yè)活動(dòng)稱為交易，例如承接客戶訂單、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款、制造、出貨、收款、記帳....等，我們可以用產(chǎn)品或零部件的名稱、數(shù)量、金額等衡量單位來(lái)描述與表達(dá)，而我們稱每一項(xiàng)活動(dòng)為一項(xiàng)交易，所謂「交易管理」是指我們對(duì)各項(xiàng)交易做記錄、分析應(yīng)用，并設(shè)法提升其效益的活動(dòng)，因此，交易管理的對(duì)象就是一般所說(shuō)的企業(yè)職能

決策是指管理者在交易管理過(guò)程中所做的決定。例如：銷售主管在決定是否接受某一客戶訂單時(shí)要考慮許多內(nèi)容，如供貨數(shù)量、價(jià)格、交期、授信額度…等。又如，發(fā)定貨單也要考慮許多因素，如價(jià)格、付款條件、交期、品質(zhì)…等。管理者在做決定時(shí)，有些要按照企業(yè)既定的規(guī)則，稱為制度或標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，另有些因素則必須靠他根據(jù)當(dāng)時(shí)狀況做判斷。決策的優(yōu)劣與交易管理的好壞是不同的。例如：一個(gè)銷售主管可能做出不好的銷售決定，但其內(nèi)部訂單錄入、跟催、出貨…等交易活動(dòng)則可能管的不錯(cuò)。

1-4 管理工作的劃分2：流程與內(nèi)容
管理學(xué)中有另一種區(qū)別法可以讓我們對(duì)管理細(xì)化從另一個(gè)角度進(jìn)行理解，即把一個(gè)活動(dòng)的進(jìn)行分成流程與內(nèi)容兩個(gè)部份。以發(fā)電子郵件為例，不管你用Yahoo、Outlook、Sina，都是經(jīng)過(guò)很類似的流程：先激活該軟件、填寫(或點(diǎn)選)對(duì)方的郵件帳號(hào)、準(zhǔn)備要發(fā)的內(nèi)容(直接輸入或用文書(shū)處理軟件寫好后以文檔方式掛上)、送出…而該軟件會(huì)對(duì)應(yīng)地告訴你一些有用的訊息，如是否成功的送出，或稍后告訴你它找不到(或不認(rèn)識(shí))對(duì)方的帳號(hào)…等。收發(fā)郵件這個(gè)活動(dòng)包括了兩個(gè)部份，不論用何郵件軟件，它們?cè)凇噶鞒獭股鲜菢O類似的，共性極大，當(dāng)然各人郵件的「內(nèi)容」則是獨(dú)特的，是非常個(gè)性化的。如果不區(qū)分電子郵件中這兩種截然不同的屬性，我們就只能得到一種認(rèn)識(shí)：每個(gè)人的e-mail都是獨(dú)特的；但當(dāng)人們辨認(rèn)出其中的共性(流程部份)后，即可發(fā)展通用性極高的e-mail軟件，因而降低了使用的成本。

企業(yè)管理活動(dòng)亦同，若不細(xì)分活動(dòng)的屬性，我們就會(huì)認(rèn)為每家企業(yè)的管理都是獨(dú)特的、不同的！其實(shí)，不同企業(yè)的交易管理部份都是極類似的。試想：不管一家企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略是什么，庫(kù)房總要管好吧？應(yīng)收帳款與應(yīng)付帳款總要隨時(shí)弄清楚吧？這些活動(dòng)是類似的，有很大的共性。正因如此，才會(huì)有套裝應(yīng)用軟件的產(chǎn)生。

決策部份，則在不同企業(yè)間展現(xiàn)了相當(dāng)大的差異性。企業(yè)在交易管理流程中需要設(shè)定決策點(diǎn)、決策依據(jù)、管制點(diǎn)，例如何時(shí)應(yīng)采購(gòu)？依據(jù)什么來(lái)計(jì)算需求？如何保證算得正確？經(jīng)由哪些主管核準(zhǔn)？等等…不同的企業(yè)往往有不同的作法。此外，決策的優(yōu)劣又與各層管理者的素質(zhì)息息相關(guān)。流程和內(nèi)容的區(qū)分也提醒我們二者本質(zhì)的不同，不能相互取代，正如工具不能取代無(wú)知一樣。

2. 國(guó)外erp發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的回顧
2-1 五金erp系統(tǒng)的發(fā)展
把品與料的關(guān)系以用料結(jié)構(gòu)表來(lái)表達(dá)，從而建立了供(料)需(品)之間的正式連動(dòng)關(guān)系，再用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算能力整合有關(guān)職能的活動(dòng)，從而產(chǎn)生了過(guò)去三十多年來(lái)西方制造企業(yè)e化管理的主流思想：MRPⅡ制造資源規(guī)劃：90年代信息技術(shù)的進(jìn)步，產(chǎn)生了主從式運(yùn)算的新架構(gòu)，讓以往集中式的MRPⅡ技術(shù)得以延伸功能，將企業(yè)散布各地的機(jī)構(gòu)做更進(jìn)一步的整合。在應(yīng)用對(duì)象上，也從制造企業(yè)延伸到其它的行業(yè)，產(chǎn)生了現(xiàn)代的五金erp系統(tǒng)(企業(yè)資源規(guī)劃：Enterprise Resource Planning)。有了上述這些認(rèn)識(shí)，我們就可以很快地澄清五金erp系統(tǒng)有關(guān)的現(xiàn)象與誤區(qū)。

3-1 企業(yè)不敢上五金erp系統(tǒng)項(xiàng)目？
在國(guó)內(nèi)可聽(tīng)到普遍流行的兩個(gè)說(shuō)法：(1)企業(yè)管理要好，須要靠五金erp系統(tǒng)來(lái)幫忙；(2)企業(yè)五金erp系統(tǒng)上不去，是因?yàn)楣芾聿缓?。分開(kāi)來(lái)看，這兩句話都有部份的道理，但擺在一塊兒，就立即顯現(xiàn)出整個(gè)五金erp系統(tǒng)思想的矛盾了。這好比有人說(shuō)“你跑不快，就要買車來(lái)開(kāi)；若不會(huì)開(kāi)車，是因?yàn)槟闩懿豢臁保窟@不是太奇怪了嗎？做為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，在面臨這樣自相矛盾的說(shuō)法下，當(dāng)然會(huì)對(duì)五金erp系統(tǒng)的適用性產(chǎn)生重大的疑慮。其實(shí)在大多數(shù)的情況下，企業(yè)管理不是“好不好”的問(wèn)題，而是“能不能”的考慮。這就像‘若不開(kāi)車，肯定跑不快’的道理是一樣的。

管理不好，多指的是「決策」的質(zhì)量不夠好；在交易部分，是可以直接尋求五金erp系統(tǒng)的協(xié)助的，只要把數(shù)據(jù)整理清楚，把單據(jù)內(nèi)容正確地錄入，五金erp系統(tǒng)的整合功能自然可以替企業(yè)帶來(lái)省力、正確、及時(shí)等自動(dòng)化的好處，如驗(yàn)收單和出貨單都會(huì)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)轉(zhuǎn)來(lái)(convert)。若學(xué)習(xí)了足夠正確的觀念，五金erp系統(tǒng)還可將許多‘事后’的管理工作提前為‘事先’的管理，如出貨時(shí)必須依照客戶訂單來(lái)管理，因而強(qiáng)化了事前稽核的功能。五金erp系統(tǒng)最明顯的功能是整合，而交易部分職能整合的效益就很大了，企業(yè)絕對(duì)須要它的協(xié)助來(lái)降低信息處理的成本，這項(xiàng)工作主要要求的是紀(jì)律，其成敗與管理水平的高低沒(méi)有直接的關(guān)系。因此，企業(yè)絕對(duì)須要五金erp系統(tǒng)的協(xié)助，所謂‘管理不好即不能上五金erp系統(tǒng)’是對(duì)管理認(rèn)識(shí)太過(guò)粗略而產(chǎn)生的錯(cuò)誤看法。

3-2 實(shí)施五金erp系統(tǒng)前先做BPR？

有一些人主張：企業(yè)五金erp系統(tǒng)上不去，是因?yàn)闆](méi)有先做好「企業(yè)流程改造(BPR：Business Process Reengineering)」，這是把BPR和五金erp系統(tǒng)關(guān)系倒置了的錯(cuò)誤思想。這好比有個(gè)人(某企業(yè))想改善他用手洗衣服的過(guò)程(企業(yè)流程)，希望更省力(企業(yè)省成本)、衣服洗得更快(企業(yè)交易效率提升)及更干凈(企業(yè)決策質(zhì)量更好)，因此他去買了一臺(tái)洗衣機(jī)(企業(yè)買五金erp)，但在學(xué)會(huì)使用這臺(tái)洗衣機(jī)前(企業(yè)上五金erp系統(tǒng)前)，先徹底檢討他原來(lái)在洗衣板上用手洗衣服的過(guò)程與方法，并設(shè)法加以改善(企業(yè)先做BPR)，否則就無(wú)法使用這臺(tái)洗衣機(jī)(企業(yè)不能先上五金erp系統(tǒng))？當(dāng)然這是荒謬的！BPR在立論上太側(cè)重流程而忽略了內(nèi)容的重要性，同時(shí)它革命式的作法(由零重新開(kāi)始設(shè)計(jì)流程)與輕忽人性因素的缺失給企業(yè)帶來(lái)的巨大禍害，早已在國(guó)外引發(fā)了激烈的批判。它取得部分成就的地方，其實(shí)是借助五金erp和總體優(yōu)化的思想就完全可以做到的。

兩個(gè)會(huì)計(jì)師依照相同的查帳程序，會(huì)得到完全一樣的查帳結(jié)果嗎？當(dāng)然不會(huì)！因?yàn)楦魅四X袋中的「內(nèi)容」不同。了解這個(gè)道理，就知道為什么先進(jìn)國(guó)家已少談BPR而多以BPS(企業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化)來(lái)取代。然而，BPR這樣一個(gè)立論偏頗、又不實(shí)際的技術(shù)，在我國(guó)卻有死灰復(fù)燃之勢(shì)，且被廣泛宣傳為五金erp系統(tǒng)的實(shí)施工作之一，這是很奇怪的。退一萬(wàn)步講，就算企業(yè)要做BPR，管理學(xué)理分析與國(guó)外實(shí)證經(jīng)驗(yàn)都指出：五金erp系統(tǒng)可協(xié)助企業(yè)做好BPR，英文里的說(shuō)法是as part of a BPR effort，怎么又會(huì)反過(guò)來(lái)要用BPR來(lái)協(xié)企業(yè)上五金erp系統(tǒng)呢？

再說(shuō)，許多沒(méi)有e化的企業(yè)只能靠手工填寫的單據(jù)來(lái)進(jìn)行職能間的整合，時(shí)效慢、錯(cuò)誤多、成本高，正要靠五金erp系統(tǒng)來(lái)做好整合的工作，這時(shí)要先搞“再(re-)”造，是針對(duì)什么東西來(lái)“再”造呢？所以：忘掉BPR吧！

3-3 實(shí)施五金erp系統(tǒng)前應(yīng)先做好需求調(diào)研與戰(zhàn)略分析？
多年前即有人主張：e化前要先做好企業(yè)內(nèi)部的需求調(diào)研，并據(jù)以做好信息系統(tǒng)總體規(guī)劃的工作；也有許多企業(yè)請(qǐng)學(xué)校教授們來(lái)協(xié)助做此工作。對(duì)嗎？一個(gè)人若不會(huì)開(kāi)車，也沒(méi)坐過(guò)其它人開(kāi)的車，會(huì)知道自己要買什么樣的車嗎？能說(shuō)出想要的車子的配置與規(guī)格嗎？一個(gè)從來(lái)沒(méi)用過(guò)洗衣機(jī)的人，你能問(wèn)他想要買什么樣的洗衣機(jī)嗎？如果是找別人來(lái)告訴他需求的規(guī)格，他又如何判斷對(duì)錯(cuò)？工具會(huì)改變做法，而知識(shí)無(wú)法以經(jīng)驗(yàn)取代。因此，需求調(diào)研的傳統(tǒng)做法是錯(cuò)誤的。否則，這些方法為什么沒(méi)有協(xié)助企業(yè)成功地上五金erp系統(tǒng)？

3-6 國(guó)外五金erp系統(tǒng)思想不合中國(guó)的國(guó)情？

90年代初期中國(guó)就有過(guò)類似的推論：國(guó)外MRPⅡ系統(tǒng)中1/3不能用，1/3可用，1/3要修改。近來(lái)也有不少人宣稱中國(guó)企業(yè)有其特色而不須要五金erp系統(tǒng)的思想。我不知道這個(gè)錯(cuò)誤的推論是如何得到的，但就算它對(duì)，又對(duì)企業(yè)產(chǎn)生了什么樣的助益？不是讓事情更復(fù)雜了嗎？管理中有許多高明的思想都是違反直覺(jué)的，更是‘昨是而今非’的，因此很容易產(chǎn)生誤區(qū)、悖論。就如同：憑直覺(jué)，地球是平的還是圓的？人類的經(jīng)驗(yàn)和比擬的能力，在這里也扮演著助紂為虐的角色，讓誤區(qū)愈來(lái)愈多！正如第一代開(kāi)車的人總是容易把方向盤拉壞，因?yàn)樗麄兌加欣R車的‘經(jīng)驗(yàn)’，要停車時(shí)總習(xí)慣往后拉。時(shí)下很流行的‘用做衣服來(lái)比擬e化系統(tǒng)’正是這樣的幫兇：管理有如我們的體型，買個(gè)大致適用的五金erp來(lái)就像去買成衣來(lái)穿，若不合身，做些修改就可以合身了，而這修改對(duì)五金erp系統(tǒng)而言就是二次開(kāi)發(fā)，或稱為客修(customization)。

穿衣服是以體型為準(zhǔn)，衣服要做修改而配合體型。在企業(yè)管理中卻正好相反，要買一個(gè)有高明思想、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、驗(yàn)證有效的五金erp來(lái)，內(nèi)部管理作法有不吻合的，要改管理的作法，而非修改五金erp。若硬要拿穿衣服做比擬，就是去買一套用鋼板做的西裝，依標(biāo)準(zhǔn)體型預(yù)制的，每天穿時(shí)若發(fā)現(xiàn)哪里不合身，就勤做運(yùn)動(dòng)來(lái)調(diào)整體型，直到穿了合身為止，而身材也就變標(biāo)準(zhǔn)了。

因此，什么叫做二次開(kāi)發(fā)？管理上說(shuō)“沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)即沒(méi)有管理可言”，而二次開(kāi)發(fā)又是憑什么標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的呢？只有以企業(yè)內(nèi)部那套已有的、不太標(biāo)準(zhǔn)的管理為準(zhǔn)了，結(jié)果又怎么會(huì)好呢？中國(guó)特殊的國(guó)情會(huì)表現(xiàn)在經(jīng)營(yíng)面、市場(chǎng)面、行業(yè)發(fā)展面，或是企業(yè)內(nèi)部的人員議題上，而不需要表現(xiàn)在內(nèi)部管理的交易與決策之中。商業(yè)習(xí)慣的不同所引發(fā)的特殊erp需求是可預(yù)見(jiàn)的、也可事先驗(yàn)證的，哪會(huì)有什么特殊困難呢？幸福的家庭只有一種，不幸福的家庭卻有許多種；好男人只有一種，但壞男人卻有許多不同的壞法。五金erp系統(tǒng)有關(guān)的道理也是一樣的。