基本設置

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ERP采購管理系統(tǒng)

　　采購管理系統(tǒng)

　　系統(tǒng)概述

　　任何企業(yè)要生產產品或向市場提供服務都離不開材料的采購，采購工作正是為企業(yè)生產、管理需求或者對外服務提供所需的各種材料。在以人工方式處理采購及收料作業(yè)時，當采購的料件及廠商家數(shù)繁多時，對于相關文件的調閱查詢、變動資料的登錄和更新都變得非常繁瑣，容易出錯且延誤時效，因而導致管理者對于進貨之進度難以管制，在作相關決策時，不能實時或根本無法獲得參考資料來支持。

　　泛普軟件泛普軟件ERP提供的采購管理系統(tǒng)就是對采購業(yè)務過程進行組織、實施與控制的管理過程，只有采購部門適時、適量、適質、適價地完成采購任務，才能既滿足生產需求又不占用過多的庫存資金。

　　采購業(yè)務類型

　　系統(tǒng)將采購業(yè)務分為四種業(yè)務類型，包括普通采購、代管入庫采購、受托代銷入庫采購、直運采購，不同的業(yè)務類型其業(yè)務的處理過程、入庫成本核算、財務結算的過程是不一樣的。

　　Ø 普通采購

　　普通采購是指直接以現(xiàn)金或者購銷雙方利用商業(yè)信用約定結算方式的采購業(yè)務。普通采購業(yè)務的日常業(yè)務單據(jù)處理流程圖如圖4-5-1所示

　　圖4-5-1 普通采購業(yè)務流程圖

　　Ø 代管入庫采購

　　代管采購業(yè)務是指企業(yè)先使用供應商提供的物料，然后根據(jù)實際使用情況定期匯總、入賬，最后根據(jù)出入賬數(shù)與供應商進行結算、開票以及后續(xù)的財務處理的采購業(yè)務。代管采購的業(yè)務流程如圖4-5-2所示

　　圖4-5-2 代管采購業(yè)務流程圖

　　Ø 受托代銷入庫采購

　　受托代銷是指供應方企業(yè)委托本企業(yè)代銷其商品，本企業(yè)銷售后再進行采購結算的采購模式。受托代銷的業(yè)務流程如圖4-5-3所示

　　圖4-5-3受托代銷業(yè)務流程圖

　　Ø 直運采購

　　有關直運采購業(yè)務請參見《直運管理系統(tǒng)》部分。

　　主要功能

　　l 采購價格管理

　　系統(tǒng)提供價格類型及價格簿設置，針對采購管理，系統(tǒng)預設了2種價格類型，其優(yōu)先級由低到高為采購價格、供應商價格。用戶既可以使用“采購價格”來設置某一材料的統(tǒng)一采購價格，又可以使用“采購價格”來設置某一材料針對不同的供應商的采購價格。每一種價格類型都支持按不同物料、不同數(shù)量段來設置價格信息及折扣資料信息。

　　系統(tǒng)還提供銷售最高進價的控制和預警管理。

　　l 詢價管理

　　結合采購價格管理，采購員可以利用詢價管理方便對供應商進行詢價。針對同一次詢價，系統(tǒng)支持多版本控制。系統(tǒng)自動控制同一次詢價的版本的有效性。

　　采購詢價單還可以直接關聯(lián)生成采購訂單，節(jié)省了采購下單的工作量。還可以結合請購單進行比價生單。

　　l 訂單管理

　　采購訂單是采購管理系統(tǒng)中的業(yè)務起源單據(jù)。訂單管理主要是指訂單執(zhí)行的管理，即對訂單情況的記錄、跟蹤和控制;隨時對訂單的完成情況的跟蹤、控制訂單的實際執(zhí)行。

　　l 預付款管理

　　針對企業(yè)的預付款，系統(tǒng)提供預付款與采購訂單的核銷功能，從而能夠根據(jù)訂單進行預付款的確認與核對。

　　l 收貨管理

　　系統(tǒng)提供收貨通知、倉庫收貨等完整的采購收貨流程。倉管員收貨確認后，系統(tǒng)自動將收貨數(shù)據(jù)傳遞到庫存管理系統(tǒng)中，以便統(tǒng)一計算即時庫存。

　　l 到票管理

　　采購發(fā)票具有業(yè)務和財務雙重性質，其業(yè)務處理和管控是企業(yè)采購業(yè)務中重要的一個環(huán)節(jié)。采購發(fā)票與全部采購業(yè)務單據(jù)都有聯(lián)系，同時與應付款業(yè)務實現(xiàn)發(fā)票共享。系統(tǒng)提供增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票的管理。

　　l 付款及核銷管理

　　對企業(yè)的采購付款業(yè)務進行統(tǒng)一管理。系統(tǒng)支持根據(jù)發(fā)票直接付款，直接付款的過程也是一個核銷的過程;也可以先針對供應商統(tǒng)一付款確認，然后進行付款的核銷。

　　報表管理

　　泛普軟件ERP的采購管理報表是采購管理系統(tǒng)的重要組成部分，包括各業(yè)務操作的明細表、分析報表以及管理類報表。

　　l 明細報表

　　采購明細報表用來查詢各種采購業(yè)務單據(jù)的明細狀況，它包括“采購申請單明細表”、“采購詢價單明細表”、“采購訂單明細表”、“入庫通知單明細表”、“采購入庫明細表”、“采購退貨明細表”、“采購發(fā)票明細表”、“采購付款憑證明細表”、“采購申請執(zhí)行明細表”等，明細報表從整體上反映采購業(yè)務單據(jù)各方面的信息，包括業(yè)務單據(jù)之間聯(lián)合分析的信息，給用戶提供全面的業(yè)務數(shù)據(jù)。

　　l 統(tǒng)計報表

　　采購統(tǒng)計報表用來統(tǒng)計采購業(yè)務單據(jù)的各種狀況，從多個角度對業(yè)務單據(jù)的值予以對比、分析，得到企業(yè)的業(yè)務運轉信息和管理依據(jù)。它包括“采購申請執(zhí)行統(tǒng)計表”按物料、業(yè)務部門、業(yè)務人員分別統(tǒng)計，“采購訂單綜合統(tǒng)計表”按物料、交易對象、業(yè)務部門、業(yè)務人員分別統(tǒng)計。

　　l 應付賬款月余額報表

　　“應付賬款月余額表”按會計期間列示企業(yè)當月的應付賬款狀況，并按交易對象分組統(tǒng)計與各交易對象的應付款狀況，包括期初應付余額、本期應付發(fā)生額、本期已付發(fā)生額和本期余額匯總信息，便于企業(yè)掌握應付賬款整體信息。

　　l 采購訂單執(zhí)行狀況表

　　“采購訂單執(zhí)行情況表”是跟蹤采購訂單執(zhí)行狀況的報表，包括采購訂單執(zhí)行過程中的通知數(shù)量，收貨數(shù)量，退貨數(shù)量，開票數(shù)量等信息，綜合了解整個采購訂單的整體業(yè)務狀況。比“采購訂單綜合統(tǒng)計表”更具體、全面的列示采購訂單的執(zhí)行情況信息。

　　l 采購成本分析

　　“采購成本分析”報表用于查看物料的交易單價與參考成本單價與最高采購單價的對比狀況，從而得到實際采購業(yè)務支出與采購預算支出的增減金額和增減率數(shù)據(jù)，便于對采購業(yè)務隨時作出管理調整，減少企業(yè)的采購成本，達到采購管理的科學和高效。

　　l 分析預警報表

　　采購的分析預警報表對采購業(yè)務單據(jù)的數(shù)據(jù)進行智能分析，主動對偏離控制要求的業(yè)務數(shù)據(jù)發(fā)出預警信息，供用戶參考作出管理決策。它包括“供應商價格對比分析”、“供應商交貨情況分析”、“供應商存貨價格分析”、“采購訂單逾期未到貨報表”、“采購訂單臨期預警報表”等報表。

　　l 勾稽核銷報表

　　采購的勾稽核銷報表主要查詢采購的開票與付款狀況，對采購入庫的開票信息，采購發(fā)票的付款信息等進行查詢。它包括“發(fā)票匯款核銷匯總表”、“采購入庫勾稽余額表”、“付款核銷明細表”、“發(fā)票核銷明細表”、“入庫勾稽明細表”等報表。

　　系統(tǒng)特點

　　Ø 系統(tǒng)采用靈活的設計理念，以滿足用戶豐富繁雜的業(yè)務需要，系統(tǒng)預置了普通采購、代管入庫采購、受托入庫采購等業(yè)務流程，可以滿足企業(yè)大多數(shù)采購業(yè)務的處理。

　　Ø 用戶可以根據(jù)自己實際的業(yè)務需要，選用不同的單據(jù)流程，如依據(jù)采購計劃下單、請購下單、詢價比價生單。

　　Ø 針對采購價格管理，系統(tǒng)提供采購價格簿及最高采購價格管控，可以使采購人員在采購下單時必須遵從價格管控。

　　Ø 針對供應商管理，除了可以登錄廠商基本信息、廠商地址、廠商銀行之外，還可對供應商進行ABC分類，可以根據(jù)經營需要逐步淘汰實力小又無市場潛力的供應商、多級代理商，培植一批實力強大、信譽卓著、產品有競爭優(yōu)勢的供應商。

　　Ø 對于零星采購料件，系統(tǒng)提供請購管理功能，需求部門或單位可透過“采購申請單”輸入需求資料，由料件之計劃人員透過請購資料進行逐筆采購行為，并將請購資料直接匯總為廠商別之采購單，并由系統(tǒng)提供多種請購狀況表協(xié)助追蹤管理。

　　Ø 對于成套采購需求，只需要在采購申請單中錄入產品或成套件及相應的套數(shù)，系統(tǒng)自動清展出所有層級的子料件，方便統(tǒng)一采購。

　　Ø 針對客戶和供應商可設定管制之業(yè)務員，這對往來資源的管理和評估提供了強有力的保障。

　　Ø 提供多倉之采購、進貨作業(yè)型態(tài)。允許國內及國外及雜項采購作業(yè)。

　　Ø 一張采購單上允許采購多種料件、多個交期，亦允許分批交貨;對未進貨完畢之采購單亦允許指定結案。