ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)

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　　采購(gòu)管理系統(tǒng)

　　系統(tǒng)概述

　　任何企業(yè)要生產(chǎn)產(chǎn)品或向市場(chǎng)提供服務(wù)都離不開(kāi)材料的采購(gòu)，采購(gòu)工作正是為企業(yè)生產(chǎn)、管理需求或者對(duì)外服務(wù)提供所需的各種材料。在以人工方式處理采購(gòu)及收料作業(yè)時(shí)，當(dāng)采購(gòu)的料件及廠(chǎng)商家數(shù)繁多時(shí)，對(duì)于相關(guān)文件的調(diào)閱查詢(xún)、變動(dòng)資料的登錄和更新都變得非常繁瑣，容易出錯(cuò)且延誤時(shí)效，因而導(dǎo)致管理者對(duì)于進(jìn)貨之進(jìn)度難以管制，在作相關(guān)決策時(shí)，不能實(shí)時(shí)或根本無(wú)法獲得參考資料來(lái)支持。

　　泛普軟件泛普軟件ERP提供的采購(gòu)管理系統(tǒng)就是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過(guò)程，只有采購(gòu)部門(mén)適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)地完成采購(gòu)任務(wù)，才能既滿(mǎn)足生產(chǎn)需求又不占用過(guò)多的庫(kù)存資金。

　　采購(gòu)業(yè)務(wù)類(lèi)型

　　系統(tǒng)將采購(gòu)業(yè)務(wù)分為四種業(yè)務(wù)類(lèi)型，包括普通采購(gòu)、代管入庫(kù)采購(gòu)、受托代銷(xiāo)入庫(kù)采購(gòu)、直運(yùn)采購(gòu)，不同的業(yè)務(wù)類(lèi)型其業(yè)務(wù)的處理過(guò)程、入庫(kù)成本核算、財(cái)務(wù)結(jié)算的過(guò)程是不一樣的。

　　Ø 普通采購(gòu)

　　普通采購(gòu)是指直接以現(xiàn)金或者購(gòu)銷(xiāo)雙方利用商業(yè)信用約定結(jié)算方式的采購(gòu)業(yè)務(wù)。普通采購(gòu)業(yè)務(wù)的日常業(yè)務(wù)單據(jù)處理流程圖如圖4-5-1所示

　　圖4-5-1 普通采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖

　　Ø 代管入庫(kù)采購(gòu)

　　代管采購(gòu)業(yè)務(wù)是指企業(yè)先使用供應(yīng)商提供的物料，然后根據(jù)實(shí)際使用情況定期匯總、入賬，最后根據(jù)出入賬數(shù)與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算、開(kāi)票以及后續(xù)的財(cái)務(wù)處理的采購(gòu)業(yè)務(wù)。代管采購(gòu)的業(yè)務(wù)流程如圖4-5-2所示

　　圖4-5-2 代管采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖

　　Ø 受托代銷(xiāo)入庫(kù)采購(gòu)

　　受托代銷(xiāo)是指供應(yīng)方企業(yè)委托本企業(yè)代銷(xiāo)其商品，本企業(yè)銷(xiāo)售后再進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)模式。受托代銷(xiāo)的業(yè)務(wù)流程如圖4-5-3所示

　　圖4-5-3受托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程圖

　　Ø 直運(yùn)采購(gòu)

　　有關(guān)直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)請(qǐng)參見(jiàn)《直運(yùn)管理系統(tǒng)》部分。

　　主要功能

　　l 采購(gòu)價(jià)格管理

　　系統(tǒng)提供價(jià)格類(lèi)型及價(jià)格簿設(shè)置，針對(duì)采購(gòu)管理，系統(tǒng)預(yù)設(shè)了2種價(jià)格類(lèi)型，其優(yōu)先級(jí)由低到高為采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商價(jià)格。用戶(hù)既可以使用“采購(gòu)價(jià)格”來(lái)設(shè)置某一材料的統(tǒng)一采購(gòu)價(jià)格，又可以使用“采購(gòu)價(jià)格”來(lái)設(shè)置某一材料針對(duì)不同的供應(yīng)商的采購(gòu)價(jià)格。每一種價(jià)格類(lèi)型都支持按不同物料、不同數(shù)量段來(lái)設(shè)置價(jià)格信息及折扣資料信息。

　　系統(tǒng)還提供銷(xiāo)售最高進(jìn)價(jià)的控制和預(yù)警管理。

　　l 詢(xún)價(jià)管理

　　結(jié)合采購(gòu)價(jià)格管理，采購(gòu)員可以利用詢(xún)價(jià)管理方便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)。針對(duì)同一次詢(xún)價(jià)，系統(tǒng)支持多版本控制。系統(tǒng)自動(dòng)控制同一次詢(xún)價(jià)的版本的有效性。

　　采購(gòu)詢(xún)價(jià)單還可以直接關(guān)聯(lián)生成采購(gòu)訂單，節(jié)省了采購(gòu)下單的工作量。還可以結(jié)合請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行比價(jià)生單。

　　l 訂單管理

　　采購(gòu)訂單是采購(gòu)管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)起源單據(jù)。訂單管理主要是指訂單執(zhí)行的管理，即對(duì)訂單情況的記錄、跟蹤和控制;隨時(shí)對(duì)訂單的完成情況的跟蹤、控制訂單的實(shí)際執(zhí)行。

　　l 預(yù)付款管理

　　針對(duì)企業(yè)的預(yù)付款，系統(tǒng)提供預(yù)付款與采購(gòu)訂單的核銷(xiāo)功能，從而能夠根據(jù)訂單進(jìn)行預(yù)付款的確認(rèn)與核對(duì)。

　　l 收貨管理

　　系統(tǒng)提供收貨通知、倉(cāng)庫(kù)收貨等完整的采購(gòu)收貨流程。倉(cāng)管員收貨確認(rèn)后，系統(tǒng)自動(dòng)將收貨數(shù)據(jù)傳遞到庫(kù)存管理系統(tǒng)中，以便統(tǒng)一計(jì)算即時(shí)庫(kù)存。

　　l 到票管理

　　采購(gòu)發(fā)票具有業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)雙重性質(zhì)，其業(yè)務(wù)處理和管控是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。采購(gòu)發(fā)票與全部采購(gòu)業(yè)務(wù)單據(jù)都有聯(lián)系，同時(shí)與應(yīng)付款業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)發(fā)票共享。系統(tǒng)提供增值稅專(zhuān)用發(fā)票和普通發(fā)票的管理。

　　l 付款及核銷(xiāo)管理

　　對(duì)企業(yè)的采購(gòu)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。系統(tǒng)支持根據(jù)發(fā)票直接付款，直接付款的過(guò)程也是一個(gè)核銷(xiāo)的過(guò)程;也可以先針對(duì)供應(yīng)商統(tǒng)一付款確認(rèn)，然后進(jìn)行付款的核銷(xiāo)。

　　報(bào)表管理

　　泛普軟件ERP的采購(gòu)管理報(bào)表是采購(gòu)管理系統(tǒng)的重要組成部分，包括各業(yè)務(wù)操作的明細(xì)表、分析報(bào)表以及管理類(lèi)報(bào)表。

　　l 明細(xì)報(bào)表

　　采購(gòu)明細(xì)報(bào)表用來(lái)查詢(xún)各種采購(gòu)業(yè)務(wù)單據(jù)的明細(xì)狀況，它包括“采購(gòu)申請(qǐng)單明細(xì)表”、“采購(gòu)詢(xún)價(jià)單明細(xì)表”、“采購(gòu)訂單明細(xì)表”、“入庫(kù)通知單明細(xì)表”、“采購(gòu)入庫(kù)明細(xì)表”、“采購(gòu)?fù)素浢骷?xì)表”、“采購(gòu)發(fā)票明細(xì)表”、“采購(gòu)付款憑證明細(xì)表”、“采購(gòu)申請(qǐng)執(zhí)行明細(xì)表”等，明細(xì)報(bào)表從整體上反映采購(gòu)業(yè)務(wù)單據(jù)各方面的信息，包括業(yè)務(wù)單據(jù)之間聯(lián)合分析的信息，給用戶(hù)提供全面的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

　　l 統(tǒng)計(jì)報(bào)表

　　采購(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)表用來(lái)統(tǒng)計(jì)采購(gòu)業(yè)務(wù)單據(jù)的各種狀況，從多個(gè)角度對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)的值予以對(duì)比、分析，得到企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)信息和管理依據(jù)。它包括“采購(gòu)申請(qǐng)執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表”按物料、業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員分別統(tǒng)計(jì)，“采購(gòu)訂單綜合統(tǒng)計(jì)表”按物料、交易對(duì)象、業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員分別統(tǒng)計(jì)。

　　l 應(yīng)付賬款月余額報(bào)表

　　“應(yīng)付賬款月余額表”按會(huì)計(jì)期間列示企業(yè)當(dāng)月的應(yīng)付賬款狀況，并按交易對(duì)象分組統(tǒng)計(jì)與各交易對(duì)象的應(yīng)付款狀況，包括期初應(yīng)付余額、本期應(yīng)付發(fā)生額、本期已付發(fā)生額和本期余額匯總信息，便于企業(yè)掌握應(yīng)付賬款整體信息。

　　l 采購(gòu)訂單執(zhí)行狀況表

　　“采購(gòu)訂單執(zhí)行情況表”是跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行狀況的報(bào)表，包括采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中的通知數(shù)量，收貨數(shù)量，退貨數(shù)量，開(kāi)票數(shù)量等信息，綜合了解整個(gè)采購(gòu)訂單的整體業(yè)務(wù)狀況。比“采購(gòu)訂單綜合統(tǒng)計(jì)表”更具體、全面的列示采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況信息。

　　l 采購(gòu)成本分析

　　“采購(gòu)成本分析”報(bào)表用于查看物料的交易單價(jià)與參考成本單價(jià)與最高采購(gòu)單價(jià)的對(duì)比狀況，從而得到實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)支出與采購(gòu)預(yù)算支出的增減金額和增減率數(shù)據(jù)，便于對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)隨時(shí)作出管理調(diào)整，減少企業(yè)的采購(gòu)成本，達(dá)到采購(gòu)管理的科學(xué)和高效。

　　l 分析預(yù)警報(bào)表

　　采購(gòu)的分析預(yù)警報(bào)表對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)單據(jù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分析，主動(dòng)對(duì)偏離控制要求的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)出預(yù)警信息，供用戶(hù)參考作出管理決策。它包括“供應(yīng)商價(jià)格對(duì)比分析”、“供應(yīng)商交貨情況分析”、“供應(yīng)商存貨價(jià)格分析”、“采購(gòu)訂單逾期未到貨報(bào)表”、“采購(gòu)訂單臨期預(yù)警報(bào)表”等報(bào)表。

　　l 勾稽核銷(xiāo)報(bào)表

　　采購(gòu)的勾稽核銷(xiāo)報(bào)表主要查詢(xún)采購(gòu)的開(kāi)票與付款狀況，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)的開(kāi)票信息，采購(gòu)發(fā)票的付款信息等進(jìn)行查詢(xún)。它包括“發(fā)票匯款核銷(xiāo)匯總表”、“采購(gòu)入庫(kù)勾稽余額表”、“付款核銷(xiāo)明細(xì)表”、“發(fā)票核銷(xiāo)明細(xì)表”、“入庫(kù)勾稽明細(xì)表”等報(bào)表。

　　系統(tǒng)特點(diǎn)

　　Ø 系統(tǒng)采用靈活的設(shè)計(jì)理念，以滿(mǎn)足用戶(hù)豐富繁雜的業(yè)務(wù)需要，系統(tǒng)預(yù)置了普通采購(gòu)、代管入庫(kù)采購(gòu)、受托入庫(kù)采購(gòu)等業(yè)務(wù)流程，可以滿(mǎn)足企業(yè)大多數(shù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理。

　　Ø 用戶(hù)可以根據(jù)自己實(shí)際的業(yè)務(wù)需要，選用不同的單據(jù)流程，如依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃下單、請(qǐng)購(gòu)下單、詢(xún)價(jià)比價(jià)生單。

　　Ø 針對(duì)采購(gòu)價(jià)格管理，系統(tǒng)提供采購(gòu)價(jià)格簿及最高采購(gòu)價(jià)格管控，可以使采購(gòu)人員在采購(gòu)下單時(shí)必須遵從價(jià)格管控。

　　Ø 針對(duì)供應(yīng)商管理，除了可以登錄廠(chǎng)商基本信息、廠(chǎng)商地址、廠(chǎng)商銀行之外，還可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行ABC分類(lèi)，可以根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要逐步淘汰實(shí)力小又無(wú)市場(chǎng)潛力的供應(yīng)商、多級(jí)代理商，培植一批實(shí)力強(qiáng)大、信譽(yù)卓著、產(chǎn)品有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商。

　　Ø 對(duì)于零星采購(gòu)料件，系統(tǒng)提供請(qǐng)購(gòu)管理功能，需求部門(mén)或單位可透過(guò)“采購(gòu)申請(qǐng)單”輸入需求資料，由料件之計(jì)劃人員透過(guò)請(qǐng)購(gòu)資料進(jìn)行逐筆采購(gòu)行為，并將請(qǐng)購(gòu)資料直接匯總為廠(chǎng)商別之采購(gòu)單，并由系統(tǒng)提供多種請(qǐng)購(gòu)狀況表協(xié)助追蹤管理。

　　Ø 對(duì)于成套采購(gòu)需求，只需要在采購(gòu)申請(qǐng)單中錄入產(chǎn)品或成套件及相應(yīng)的套數(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)清展出所有層級(jí)的子料件，方便統(tǒng)一采購(gòu)。

　　Ø 針對(duì)客戶(hù)和供應(yīng)商可設(shè)定管制之業(yè)務(wù)員，這對(duì)往來(lái)資源的管理和評(píng)估提供了強(qiáng)有力的保障。

　　Ø 提供多倉(cāng)之采購(gòu)、進(jìn)貨作業(yè)型態(tài)。允許國(guó)內(nèi)及國(guó)外及雜項(xiàng)采購(gòu)作業(yè)。

　　Ø 一張采購(gòu)單上允許采購(gòu)多種料件、多個(gè)交期，亦允許分批交貨;對(duì)未進(jìn)貨完畢之采購(gòu)單亦允許指定結(jié)案。

　　Ø 對(duì)于采購(gòu)單尚未進(jìn)貨之各料件可以各種方式查閱或打印，以供采購(gòu)人員預(yù)先催促，掌握交期，避免延誤。

　　Ø 對(duì)于每一種料件皆可記錄其各供應(yīng)廠(chǎng)商之交易記錄與交易條件，以供采購(gòu)時(shí)之參考。另外亦記錄每一種料件之供貨商品號(hào),故在采購(gòu)單上可以打印對(duì)方品號(hào)。

　　Ø 對(duì)于進(jìn)貨料件，通過(guò)“存貨狀態(tài)”可以方便的開(kāi)展驗(yàn)收處理程序。并提供“待檢料件”報(bào)表，以了解在待驗(yàn)區(qū)中的料件狀況。

　　Ø 提供完善的報(bào)表功能，使用戶(hù)可以從多角度匯總、分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，同時(shí)為管理者的決策提供有力的依據(jù)。