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ERP采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)處理
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采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)處理
當(dāng)采購(gòu)人員接到供應(yīng)商的采購(gòu)發(fā)票(專(zhuān)用和普通)和運(yùn)雜費(fèi)發(fā)票后，在交財(cái)務(wù)部結(jié)算前，需要在系統(tǒng)中生成或錄入發(fā)票，包括專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票、普通采購(gòu)發(fā)票，運(yùn)費(fèi)發(fā)票由財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)錄入。
1.采購(gòu)發(fā)票(含紅字發(fā)票)生成或錄入
菜單路徑：供應(yīng)鏈—采購(gòu)管理—采購(gòu)發(fā)票—專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票、普通采購(gòu)發(fā)票或運(yùn)(雜)費(fèi)發(fā)票(見(jiàn)圖)。
(1) 專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票、普通采購(gòu)發(fā)票
采購(gòu)人員雙擊打開(kāi){專(zhuān)用或普通采購(gòu)(包括紅字)發(fā)票｝界面后，首先點(diǎn)擊〖增加〗按鈕，再點(diǎn)擊〖生單〗下〖入庫(kù)單〗按鈕。出現(xiàn)選擇入庫(kù)單過(guò)濾窗體，在此通過(guò)選擇“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”、采購(gòu)“部門(mén)”、“存貨編碼”、“訂單號(hào)”、“入庫(kù)單號(hào)”、“采購(gòu)合同號(hào)”、“倉(cāng)庫(kù)”等條件來(lái)篩選采購(gòu)入庫(kù)單。確定過(guò)濾條件后，單擊〖過(guò)濾〗按鈕，出現(xiàn)符合過(guò)濾條件的“發(fā)票拷貝入庫(kù)單表頭列表”。
找到對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該單據(jù)已被選中，在表頭中選擇的入庫(kù)單必須為同一供應(yīng)商。在下面“發(fā)票拷貝入庫(kù)單生單表體列表”中選擇相應(yīng)的明細(xì)存貨，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點(diǎn)擊〖確定〗，返回{采購(gòu)專(zhuān)用發(fā)票｝，錄入表頭、表體數(shù)據(jù)并確認(rèn)后單擊〖保存〗按鈕，發(fā)票生效。
注意事項(xiàng)：
一般情況下，不建議使用紅字發(fā)票。當(dāng)確有紅字入庫(kù)單時(shí)，可將紅字入庫(kù)單、對(duì)應(yīng)藍(lán)字入庫(kù)單共同生成發(fā)票(結(jié)算時(shí)相當(dāng)于沖抵)。當(dāng)由紅字、藍(lán)字入庫(kù)單共同生成發(fā)票，合計(jì)金額大于0，使用藍(lán)字發(fā)票，若小于0，使用紅字發(fā)票;僅由紅字入庫(kù)單生成發(fā)票，金額小于0，使用紅字發(fā)票。
系統(tǒng)發(fā)票金額和稅額一定要和實(shí)際發(fā)票一致，發(fā)票日期是實(shí)際發(fā)票上的日期，錄票日期是錄入采購(gòu)專(zhuān)用發(fā)票單據(jù)時(shí)的日期，發(fā)票號(hào)為實(shí)際發(fā)票號(hào)。
由于系統(tǒng)對(duì)應(yīng)入庫(kù)單中的物料是選取的，多張入庫(kù)單對(duì)應(yīng)一張發(fā)票，如有同一物料將會(huì)多次出現(xiàn)，但一張入庫(kù)單的同一物料不允許多次出現(xiàn)。
建議一張入庫(kù)單對(duì)應(yīng)一張系統(tǒng)發(fā)票，必要時(shí)也可以一張發(fā)票對(duì)應(yīng)多張入庫(kù)單，但入庫(kù)單中的所有內(nèi)容必須全部包含在內(nèi)，不得將一張入庫(kù)單分多次報(bào)銷(xiāo)，且一張發(fā)票對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單也必須是一個(gè)訂單的內(nèi)容。
禁止多張入庫(kù)單交叉對(duì)應(yīng)多張系統(tǒng)發(fā)票，禁止將一張入庫(kù)單的部分內(nèi)容與發(fā)票辦理結(jié)算。
另外，發(fā)票的審核由財(cái)務(wù)人員在應(yīng)付模塊中完成。
(2) 運(yùn)雜費(fèi)發(fā)票
由于運(yùn)雜費(fèi)發(fā)票可能在采購(gòu)發(fā)票結(jié)算后到達(dá)，或在一定期間后累計(jì)開(kāi)具，存在與采購(gòu)發(fā)票不同步的問(wèn)題，因此，由財(cái)務(wù)人員輸入系統(tǒng)，并合理分?jǐn)偨o(有待結(jié)算的)采購(gòu)物料。
雙擊打開(kāi){采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票｝界面，在表頭部分選擇填入“采購(gòu)類(lèi)型”、“供應(yīng)商”、“采購(gòu)部門(mén)”、“發(fā)票日期”、“錄票日期”等信息。在表體中存貨編碼項(xiàng)下選擇相應(yīng)編碼，(99990101對(duì)應(yīng)運(yùn)費(fèi)，99990201對(duì)應(yīng)雜費(fèi)，99990202對(duì)應(yīng)委外加工費(fèi))，輸入相應(yīng)的金額，點(diǎn)擊〖保存〗。
運(yùn)費(fèi)也有紅字發(fā)票，一般不建議使用。如確有退費(fèi)或需要調(diào)整，則必須使用紅字發(fā)票。
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