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委外結(jié)算業(yè)務(wù)處理
委外結(jié)算業(yè)務(wù)處理
當采購人員接到委外供應(yīng)商的委外發(fā)票(專用和普通)、運雜費發(fā)票后,在交財務(wù)部結(jié)算前,需要在系統(tǒng)中錄入發(fā)票,包括專用委外發(fā)票、普通委外發(fā)票,運費發(fā)票由財務(wù)結(jié)算時錄入。
1.委外發(fā)票(含紅字發(fā)票)生成或錄入
菜單路徑:供應(yīng)鏈—委外管理—委外發(fā)票—專用委外發(fā)票、普通委外發(fā)票或運(雜)費發(fā)票(見圖)。
?、?專用委外發(fā)票、普通委外發(fā)票
采購人員雙擊打開{專用、普通采購(實際是委外發(fā)票,包括紅字)發(fā)票}界面后,首先點擊〖增加〗按鈕,再點擊〖生單〗下〖委外入庫單〗按鈕。出現(xiàn)選擇入庫單過濾窗體,在此通過選擇“供應(yīng)商編碼”、“業(yè)務(wù)員編碼”、“存貨編碼”、“委外訂單號”、“入庫單號”、等條件來篩選采購采購入庫單。確定過濾條件后,單擊〖過濾〗按鈕,出現(xiàn)符合過濾條件的“發(fā)票拷貝入庫單表頭列表”。
找到對應(yīng)的入庫單在表體前端的“選擇”處雙擊,出現(xiàn)“Y”表示該單據(jù)已被選中,在表頭中選擇入庫單必須為同一供應(yīng)商。在下面“發(fā)票拷貝入庫單生單表體列表”中選擇相應(yīng)的明細存貨,同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中,確定后點擊〖確定〗,返回{委外(采購)專用發(fā)票},錄入表頭、表體數(shù)據(jù)并確認后單擊〖保存〗按鈕,發(fā)票生效。
注意事項:
一般情況下,不建議使用紅字發(fā)票。當確有紅字入庫單時,可將紅字入庫單、對應(yīng)藍字入庫單共同生成發(fā)票(結(jié)算時相當于沖抵)。當有紅字、藍字入庫單共同生成發(fā)票,合計金額大于0,使用藍字發(fā)票,小于0,使用紅字發(fā)票,僅由紅字入庫單生成發(fā)票,金額小于0,使用紅字發(fā)票。
系統(tǒng)發(fā)票金額和稅額一定要和實際發(fā)票一致,發(fā)票日期是實際發(fā)票上的日期,錄票日期是錄入發(fā)票時的日期,發(fā)票號為實際發(fā)票號。
由于系統(tǒng)對應(yīng)入庫單中的物料是選取的,多張入庫單對應(yīng)一張發(fā)票如有同一物料將會多次出現(xiàn),但一張入庫單的同一物料不允許多次出現(xiàn)。
建議一張入庫單對應(yīng)一張系統(tǒng)發(fā)票,必要時也可以一張發(fā)票對應(yīng)多張入庫單,但入庫單中的全部內(nèi)容必須全部包含在內(nèi),不得將一張入庫單分多次報銷,且一張發(fā)票對應(yīng)的入庫單也必須是一個訂單的內(nèi)容。
禁止多張入庫單交叉對應(yīng)多張系統(tǒng)發(fā)票,甚至將一張入庫單的部分內(nèi)容與發(fā)票辦理結(jié)算。
另外,發(fā)票的審核由財務(wù)人員在應(yīng)付模塊中完成。
?、?運雜費發(fā)票
由于運雜費發(fā)票可能在委外發(fā)票結(jié)算后到達,或在一定期間后累計開具,存在與委外發(fā)票不同步的問題,因此,由財務(wù)人員輸入系統(tǒng),并合理分攤給(有待結(jié)算的)委外物料。
雙擊打開{委外(采購)運費發(fā)票}界面,在表頭部分選擇填入“采購類型(委托加工)”、“供應(yīng)商”、“采購部門”、“發(fā)票日期”、“錄票日期”等信息。在表體中存貨編碼項下選擇相應(yīng)編碼,(99990101對應(yīng)運費,99990201對應(yīng)雜費,99990202對應(yīng)委外加工費),輸入相應(yīng)的金額,點擊〖保存〗。
運費也有紅字發(fā)票,一般不建議使用。如確有退費或需要調(diào)整,則必須使用紅字發(fā)票。
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