企業(yè)優(yōu)化庫存的9個關(guān)鍵因素

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 　　在企業(yè)中優(yōu)化庫存是一項(xiàng)持續(xù)的挑戰(zhàn)，尤其是在銷售疲軟的時候，庫存資金的占用就會顯得格外突出。這時候，一聲令下，老板便會下達(dá)消滅庫存的命令，有些激進(jìn)的老板甚至?xí)髮齑鏈p半。

　　然而，庫存并非憑空產(chǎn)生，比如原材料庫存是根據(jù)MRP系統(tǒng)的運(yùn)算結(jié)果向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單的。若MRP運(yùn)算不準(zhǔn)確，就會導(dǎo)致采購數(shù)量的偏差，進(jìn)而出現(xiàn)過量庫存或者缺料的情況。

　　綜上所述，以下列舉了九個可能影響MRP運(yùn)算準(zhǔn)確性的關(guān)鍵因素。若能控制這些關(guān)鍵點(diǎn)，便能更容易實(shí)現(xiàn)優(yōu)化庫存的目標(biāo)。

　　一、預(yù)測：

　　首先，準(zhǔn)確的預(yù)測至關(guān)重要。假如客戶要求的交貨期比原材料采購周期短，我們必須依靠預(yù)測來提前備貨，否則無法按時交貨。

　　例如，客戶下訂單后，貨物交付至指定地點(diǎn)需要2周時間，而我們的原材料采購周期為3周，再加上內(nèi)部生產(chǎn)和運(yùn)輸時間需要1周，這樣就出現(xiàn)了2<(3+1)的情況。如果沒有提前備貨，就無法保證按時交付客戶需求。

　　備貨的決策基于客戶提供的預(yù)測數(shù)據(jù)，因此預(yù)測的準(zhǔn)確性對庫存管理至關(guān)重要。

　　二、BOM：

       在制造資源計劃(MRP)中，Bill of Materials(BOM)扮演著至關(guān)重要的角色。若系統(tǒng)設(shè)定的參數(shù)與實(shí)際情況不符，將導(dǎo)致MRP的運(yùn)行結(jié)果失真。BOM一經(jīng)建立，難免需要進(jìn)行調(diào)整和修改，例如原材料用量的變動或新替代材料的引入。一旦BOM發(fā)生變更，必須及時在MRP系統(tǒng)中進(jìn)行更新。

　　此外，必須審查舊BOM中的專用件庫存情況，停止生產(chǎn)或采購不能匹配新BOM的零部件，以免產(chǎn)生廢棄庫存。最佳做法是將BOM更新權(quán)限授予主數(shù)據(jù)維護(hù)人員，無論其隸屬于產(chǎn)品工藝、財務(wù)或供應(yīng)鏈部門。這樣的專人負(fù)責(zé)維護(hù)和更新，確保BOM的準(zhǔn)確性和實(shí)時性。

　　三、交貨期：

　　供應(yīng)商的交貨期不得隨意更改，它是MRP的關(guān)鍵參數(shù)之一。具體而言，交貨期指的是從供應(yīng)商接到訂單開始，直至貨物抵達(dá)倉庫并簽收的整個流程所需的時間，包括接收訂單、處理訂單、生產(chǎn)訂單、運(yùn)輸訂單等環(huán)節(jié)。

　　MRP根據(jù)整個供應(yīng)鏈的Lead time參數(shù)來確定下單日期和數(shù)量。若Lead time縮短，這將有利于客戶降低原材料庫存，因?yàn)橛嗀洈?shù)量可通過以下公式計算：

　　(二次訂貨間隔天數(shù) + Lead time) X 平均每天需求量 + 安全庫存 – (庫存數(shù)量 + 在途數(shù)量)

　　為優(yōu)化庫存，縮短供應(yīng)商Lead time是一種有效策略，即縮短“下訂單——交付訂單”周期。

　　然而，在實(shí)際情況中，供應(yīng)商常常要求增加Lead time。例如，某些國內(nèi)企業(yè)在勞動力短缺時，如春節(jié)前夕、夏季高溫和秋季農(nóng)忙時，會延長交貨期，增加庫存。

　　客戶最擔(dān)心的情況是供應(yīng)商擅自延長交貨期，未主動通知客戶，以各種理由推遲交貨，可能導(dǎo)致客戶面臨缺料風(fēng)險，降低庫存齊套率，造成急需原料短缺，同時倉庫堆積閑置原料。

　　四、供應(yīng)商準(zhǔn)時充足交貨：

　　供應(yīng)商若延遲送貨，將擾亂原定MRP計劃，可能引發(fā)缺貨問題。客戶可能會通過追加訂單方式要求供應(yīng)商補(bǔ)貨，進(jìn)一步加劇計劃混亂。

　　若供應(yīng)商未能充足交貨，同樣會帶來問題，物料計劃員需要考慮下多少額外訂單給供應(yīng)商。這一問題常困擾物料計劃員，每次需耗費(fèi)大量時間和精力手動計算，與供應(yīng)商頻繁溝通追蹤。

　　這些額外工作將降低計劃員工作效率，導(dǎo)致庫存控制計劃難以有效實(shí)施。

　　五、原材料及時入庫：

　　及時入庫是一個關(guān)乎實(shí)物和系統(tǒng)兩方面的重要環(huán)節(jié)。在倉庫接收貨物時，可能會遇到多家供應(yīng)商同時送貨的情況，而倉庫接收人員有限，可能無法及時處理大量到貨物品。

　　如果原材料被堆放在倉庫門口未能及時入庫，存在被盜或受損失的風(fēng)險，或者原材料在倉庫外受到風(fēng)吹雨淋，導(dǎo)致失去正常使用功能的可能性。

　　同時，如果原料未能及時記錄到系統(tǒng)中，而生產(chǎn)線急需使用這些原材料，就可能在未錄入系統(tǒng)前提下進(jìn)行領(lǐng)用。盡管有些人事后會補(bǔ)充領(lǐng)用手續(xù)，但并非每筆賬目都能被清晰記錄，一旦當(dāng)事人無法回憶起相關(guān)情況，將為后續(xù)數(shù)據(jù)處理帶來潛在隱患。

　　若原材料已被使用但未被記錄，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)未能更新，倉庫原材料賬目將出現(xiàn)不符，數(shù)量將產(chǎn)生差異。

　　六、倉庫數(shù)據(jù)：

　　從上述情況引申出倉庫數(shù)據(jù)必須保證可靠性。有一句名言說得好：“垃圾進(jìn)，垃圾出”，如果輸入的信息不準(zhǔn)確，那輸出的結(jié)果必然也會出現(xiàn)錯誤。

　　制造資源計劃(MRP)極其依賴庫存的準(zhǔn)確性，而庫存數(shù)據(jù)正是MRP的重要輸入。若庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果必然會出現(xiàn)錯誤。

　　通常在盤點(diǎn)時才會發(fā)現(xiàn)庫存差異。需要追溯歷史記錄才能回想起當(dāng)時發(fā)生的情況，導(dǎo)致差異的原因。隨著時間的推移，回想起當(dāng)時情況變得越來越困難，最終演變成難以解釋的狀況。

　　倉庫數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確將導(dǎo)致MRP結(jié)果的偏差，從而制定出的采購訂單將存在問題，向供應(yīng)商提出的需求量要么過少要么過多。確保倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性至關(guān)重要，以控制庫存。

　　七、半成品控制：

　　半成品數(shù)量的準(zhǔn)確性與原材料庫存的準(zhǔn)確性同樣重要。在許多企業(yè)中，半成品庫存由生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)，車間管理水平直接決定了半成品庫存的準(zhǔn)確性。因此，需要特別關(guān)注廢品處理。

　　在生產(chǎn)過程中難免會產(chǎn)生不合格品，這些廢品的數(shù)量需要如實(shí)報告，因?yàn)檫@直接影響庫存準(zhǔn)確性。然而，由于工人的獎金與生產(chǎn)合格率掛鉤，需要建立合理完善的制度，監(jiān)督工人，確保他們不會隨意受到懲罰。

　　我曾經(jīng)遇到過這樣的情況，倉庫領(lǐng)用了100套原材料，但最終只生產(chǎn)出了90套產(chǎn)品，另外的10套不翼而飛。后來在全廠盤點(diǎn)時，在車間的某個角落發(fā)現(xiàn)了許多不合格品。

　　這些產(chǎn)品沒有如實(shí)報廢，而是被車間工人藏匿起來。原因在于不合格品數(shù)量超過了他們的考核上限，如實(shí)報告會導(dǎo)致獎金喪失且被扣工資。

　　八、物料失竊問題：

　　我有一個朋友在一家生產(chǎn)保溫杯的公司工作，他曾經(jīng)向我描述了一起令人匪夷所思的事件。據(jù)他透露，這家工廠在每天傍晚的時候，會發(fā)生一些橢圓形物體“飛”出工廠，這些物體被用塑料泡沫袋包裹著，原來這些“飛出來”的正是他們的產(chǎn)品——保溫杯。

　　利用夜幕的掩護(hù)，工廠內(nèi)的人事先準(zhǔn)備好保溫杯，將其扔出廠外，然后在外部有同伴接應(yīng)，將這些保溫杯撿起來便宜地銷售到市場上。

　　當(dāng)公司財產(chǎn)失竊時，企業(yè)必須提高警惕，采取措施保護(hù)公司資產(chǎn)，以確保庫存的準(zhǔn)確性。

　　九、物料計劃員的工作：

　　為了確保物料計劃員的工作符合標(biāo)準(zhǔn)操作流程SOP，他們需要嚴(yán)格遵守規(guī)定。

　　采購流程應(yīng)該按照固定的步驟進(jìn)行，例如“核對需求—檢查庫存—釋放訂單”，然而一些人為了省事，可能會跳過其中幾個步驟，直接進(jìn)行最后一步。

　　這種行為存在很多潛在風(fēng)險。在下訂單時，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)需求，在扣除庫存和在途數(shù)量后，再下訂單給供應(yīng)商。

　　有些計劃員依靠經(jīng)驗(yàn)，只是簡單參考上次下單數(shù)量，而沒有審查需求變化和庫存情況，直接復(fù)制前一個訂單并下新訂單。

　　訂單下達(dá)后，他們也不確認(rèn)供應(yīng)商是否收到訂單，也不核對交貨日期和數(shù)量，讓供應(yīng)商自行安排交付。

　　如果計劃員不遵循標(biāo)準(zhǔn)操作流程，想要實(shí)現(xiàn)完美的庫存控制計劃幾乎是不可能的。

　　總結(jié)來說，以上九種控制點(diǎn)可能影響到庫存優(yōu)化，在實(shí)際操作中，我們需要時刻留意各種異常情況，采用PDCA管理方法進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。優(yōu)化庫存是一場持久戰(zhàn)，我們需要做好長期準(zhǔn)備，構(gòu)建堅實(shí)的流程防線。