erp系統(tǒng)功能配置

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 　　為什么要使用ERP 

　　隨著企業(yè)銷(xiāo)售規(guī)模的擴(kuò)大、業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展，部分企業(yè)建立起覆蓋全國(guó)乃至全世界的由銷(xiāo)售分公司、地區(qū)總經(jīng)銷(xiāo)商、各級(jí)代理商或?qū)Ｙu(mài)店構(gòu)成的多級(jí)分銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，市場(chǎng)為先，企業(yè)分銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)已成為企業(yè)重要資源及核心競(jìng)爭(zhēng)要素之一。

　　隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)面臨來(lái)自各個(gè)環(huán)節(jié)的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)的反應(yīng)速度是決勝的關(guān)鍵因素，作為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者如何合理地計(jì)劃、管理、協(xié)調(diào)和控制分銷(xiāo)資源已成為企業(yè)面臨的一個(gè)無(wú)法回避的棘手問(wèn)題。由于企業(yè)分銷(xiāo)系統(tǒng)分布廣泛，地域跨度大，且日益龐大，在企業(yè)日常運(yùn)作中，必須很好地解決以下管理問(wèn)題，才能更好地利用分銷(xiāo)系統(tǒng)決勝于市場(chǎng)：

　　☆如何及時(shí)了解企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)的銷(xiāo)售情況和庫(kù)存量?

　　☆如何及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部存在的積壓和斷貨情況并及時(shí)協(xié)調(diào)?

　　☆ 如何及時(shí)了解企業(yè)各個(gè)品種規(guī)格產(chǎn)品在各地區(qū)銷(xiāo)售走勢(shì)和比重情況，為企業(yè)制定下一步的銷(xiāo)售策略和銷(xiāo)售計(jì)劃提供及時(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)? 

　　☆ 如何及時(shí)了解各級(jí)代理商、經(jīng)銷(xiāo)商的應(yīng)收賬款? 

　　☆ 進(jìn)一步加快了企業(yè)的響應(yīng)速度，有助于提高客戶的滿意度與忠誠(chéng)度。 

　　☆ 如何加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)各單位費(fèi)用控制，以進(jìn)一步降低系統(tǒng)運(yùn)行成本? 

　　☆ 如何進(jìn)一步發(fā)掘企業(yè)潛力，擴(kuò)大企業(yè)市場(chǎng)份額?

　　☆ 如何快速收集競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況?

　　ERP整體操作步驟  

　　為了讓您可以盡快地熟悉ERP軟件的使用方法及操作流程，使您能夠有一個(gè)比較全局的認(rèn)識(shí)，特簡(jiǎn)單歸納如下，希望能幫助你更好地理解ERP系統(tǒng)。  

　　建立賬套→基本信息錄入→期初建賬→啟用賬套→系統(tǒng)設(shè)置→單據(jù)錄入→報(bào)表查詢→月結(jié)→年結(jié)→決策支持

　　使用ERP系統(tǒng)的第一步是進(jìn)行初始化信息的收集、整理及統(tǒng)計(jì)工作。首先應(yīng)對(duì)公司信息、往來(lái)單位信息、倉(cāng)庫(kù)信息、商品信息、職員信息以及會(huì)計(jì)科目等基本信息進(jìn)行整理;其次是對(duì)庫(kù)存商品、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金銀行、應(yīng)收應(yīng)付、待攤費(fèi)用等項(xiàng)目的期初金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 

　　信息收集好后即可按照上述的軟件操作流程使用，只要清楚了這一條主線，系統(tǒng)運(yùn)用起來(lái)就會(huì)得心應(yīng)手。下面對(duì)每一流程的先后順序進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，具體操作方法各位可以請(qǐng)參考各功能模塊的詳細(xì)內(nèi)容。  ? 

　　第一步、錄入基本信息          

　　建立正確的基本信息是進(jìn)行系統(tǒng)操作的第一步，基本信息在整個(gè)系統(tǒng)操作過(guò)程中是作為公共信息使用的，在基本信息中加入了商品、往來(lái)單位等信息后，業(yè)務(wù)操作過(guò)程如銷(xiāo)售、進(jìn)貨時(shí)只需選擇某商品或往來(lái)單位就可以了，不用再重復(fù)錄入，因此信息輸入要準(zhǔn)確、詳細(xì)。此處只對(duì)重要部分進(jìn)行說(shuō)明：          

　　商品信息：記錄商品的全名、編號(hào)、規(guī)格等信息，建議此處商品應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)。          

　　往來(lái)單位：記錄業(yè)務(wù)往來(lái)的單位和個(gè)人，建議按業(yè)務(wù)發(fā)生性質(zhì)或頻繁程度分類(lèi)。          

　　內(nèi)部職員：記錄公司職員的姓名和聯(lián)系方式，建議按部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)。          

　　銀行賬戶：記錄開(kāi)戶銀行。

　　存貨倉(cāng)庫(kù)：記錄公司倉(cāng)庫(kù)及門(mén)店倉(cāng)庫(kù)的名稱(chēng)、編號(hào)及類(lèi)型。          

　　費(fèi)用類(lèi)型：按公司具體情況增加各種費(fèi)用項(xiàng)目，增加會(huì)計(jì)科目。  

　　其他收入：按公司具體情況增加銷(xiāo)售收入外的收入項(xiàng)目，增加會(huì)計(jì)科目。 

　　第二步、期初建賬          

　　基本信息錄入完成后，即可進(jìn)行第二步，建立期初。所謂期初就是指您開(kāi)始使用本系統(tǒng)來(lái)管賬時(shí)庫(kù)存有多少商品、客戶欠您多少錢(qián)、有多少現(xiàn)金等。期初數(shù)據(jù)作為整個(gè)系統(tǒng)的起始數(shù)據(jù)影響著資產(chǎn)負(fù)債表及開(kāi)賬后數(shù)據(jù)的正確性，必須準(zhǔn)確錄入。          

　　進(jìn)入主菜單后點(diǎn)擊[系統(tǒng)維護(hù)]/[期初建賬]進(jìn)行期初值的錄入工作。應(yīng)收應(yīng)付、現(xiàn)金銀行、固定資產(chǎn)和待攤費(fèi)用等期初數(shù)據(jù)均可按實(shí)際金額錄入。庫(kù)存商品的期初值，以成本核算方法的不同而不同，當(dāng)使用移動(dòng)加權(quán)平均法、先進(jìn)先出法和后進(jìn)先出法時(shí)只需錄入商品的期初成本均價(jià)和數(shù)量即可;當(dāng)使用手工指定法時(shí)必須按批次錄入商品的成本單價(jià)、數(shù)量、有效期和批次號(hào)。      

　　(注意：期初時(shí)錄入的商品成本價(jià)是不含稅價(jià)格。有期初的商品，基本信息中庫(kù)存商品，啟用賬套后換算比率不能修改。成本算法必須在系統(tǒng)配置里先行選擇確定。)   ?  

　　第三步、啟用賬套          

　　 基本信息和期初建賬的錄入完成后，必須啟用賬套才能進(jìn)行業(yè)務(wù)單據(jù)的錄入，啟用賬套是一項(xiàng)非常重要的操作，啟用賬套后所有的期初數(shù)據(jù)都無(wú)法修改，但您還能增加或修改基本信息。點(diǎn)擊[系統(tǒng)維護(hù)]/[超級(jí)用戶]/[啟用賬套]完成該功能操作。         

　　(注意：基本信息中已有庫(kù)存的商品、有期初的商品，在啟用賬套后換算比率不能修改，成本核算方式也不能修改，并且啟用賬套的時(shí)間是不能修改的!)  ? 

　　第四步、系統(tǒng)設(shè)置         

　　在完成基本信息和期初建賬后，我們還必須適應(yīng)企業(yè)的管理需要，對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行有關(guān)系統(tǒng)設(shè)置，以讓軟件的應(yīng)用能夠滿足我們管理控制的需要。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置，能夠進(jìn)行成本算法、單據(jù)業(yè)務(wù)控制設(shè)置;         

　　通過(guò)權(quán)限與口令，能夠設(shè)置每一個(gè)操作員能夠操作哪些業(yè)務(wù)，查看哪些報(bào)表字段，以保證各部門(mén)各操作員在自己的管轄權(quán)力范圍內(nèi)進(jìn)行工作，并只能看自己該看的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。           ? 

　　第五步、業(yè)務(wù)錄入          

　　ERP系統(tǒng)提供了多種業(yè)務(wù)單據(jù)，用于處理日常的進(jìn)、銷(xiāo)、存、收付款以及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等業(yè)務(wù)，并將這些業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的變化自動(dòng)進(jìn)行賬務(wù)處理。案例中所例舉的業(yè)務(wù)只是基本業(yè)務(wù)，其他業(yè)務(wù)單據(jù)的處理方式詳見(jiàn)功能模塊。根據(jù)案例發(fā)生的情況現(xiàn)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理：          

　　1. 第一筆業(yè)務(wù)：2014/03/22從南昌川奇保健品有限公司采購(gòu)鐵鋅鈣片1000瓶，每瓶10元。發(fā)生商品采購(gòu)，錄入采購(gòu)入庫(kù)單，單據(jù)過(guò)賬后即會(huì)發(fā)生庫(kù)存及相應(yīng)會(huì)計(jì)科目的變化。          

　　2. 第二筆業(yè)務(wù)2014/03/24銷(xiāo)售鐵鋅鈣片800瓶，每瓶30元，錄入銷(xiāo)售出庫(kù)單一張.          

　　單據(jù)過(guò)賬后，庫(kù)存及相應(yīng)會(huì)計(jì)科目發(fā)生變化，根據(jù)期初值以及2014/03/22發(fā)生相關(guān)采購(gòu)及銷(xiāo)售情況后，現(xiàn)庫(kù)存管理中的庫(kù)存狀況：         

　　假設(shè)在該案例中期初庫(kù)存鐵鋅鈣片200盒，成本價(jià)10元/盒;3月22日采購(gòu)入庫(kù)1000盒，進(jìn)價(jià)10元，庫(kù)存增加。當(dāng)天銷(xiāo)售800盒，庫(kù)存減少。         

　　發(fā)生業(yè)務(wù)后不但庫(kù)存會(huì)變化，相關(guān)會(huì)計(jì)科目如：應(yīng)收、應(yīng)付賬款或銀行存款等都會(huì)自動(dòng)增減，同時(shí)資產(chǎn)負(fù)債表和經(jīng)營(yíng)情況表也會(huì)變化，此時(shí)也可進(jìn)入決策支持模塊進(jìn)行各排行榜查詢以及相關(guān)統(tǒng)計(jì)與分析。(注意：ERP系統(tǒng)可謂是環(huán)環(huán)相扣，所以請(qǐng)務(wù)必要保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性!)

　　第六步、報(bào)表查詢          

　　經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的業(yè)務(wù)后，各級(jí)管理者，都希望查詢有關(guān)業(yè)務(wù)報(bào)表，包括采購(gòu)報(bào)表、銷(xiāo)售報(bào)表、應(yīng)收應(yīng)付報(bào)表、財(cái)務(wù)利潤(rùn)報(bào)表等。          

　　通過(guò)報(bào)表中心能夠比較全面地查詢有關(guān)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)。