行政會(huì)議管理

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 　　行政會(huì)議管理

　　會(huì)議管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的合成詞。從字面含義上講，“會(huì)”的基本意思是聚會(huì)、見面、集會(huì)等;“議”的基本意思是討論、商議。管理就是制定，執(zhí)行，檢查和改進(jìn)?，F(xiàn)代意義上的會(huì)議，是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動(dòng)。它體現(xiàn)了會(huì)議的四個(gè)基本條件：有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、商議事情和集會(huì)。一個(gè)會(huì)議的構(gòu)成，包括以下要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間(含開始時(shí)間和終止時(shí)間)、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議人員(出席人員、列席人員和工作人員)、會(huì)議組織、會(huì)議主題等。

　　對企業(yè)的會(huì)議室、投影儀等會(huì)議相關(guān)資源進(jìn)行有效地管理，解決資源使用沖突和參會(huì)人員時(shí)間沖突，減少人力、物力的浪費(fèi)。會(huì)議通知以系統(tǒng)提醒、尋呼、短信等多種形式通知與會(huì)人員，并對參會(huì)人員對通知信息的查看、反饋進(jìn)行跟蹤。

　　為了提高會(huì)議的效率，有必要加強(qiáng)會(huì)議管理，做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

　　1、會(huì)前準(zhǔn)備

　　1.1質(zhì)疑會(huì)議的必要性。會(huì)議特別耗費(fèi)時(shí)間、人力、財(cái)力、物力，在某些情況下，會(huì)議并不是溝通信息的最佳方式，也不是任何問題都可以通過開會(huì)來解決，所以，每次開會(huì)前都有必要對開會(huì)的必要性進(jìn)行質(zhì)疑，做到能不開的會(huì)堅(jiān)決不開，可開可不開的會(huì)盡量不開，必須召開的會(huì)盡量少開。

　　1.2明確會(huì)議的目標(biāo)。會(huì)議的目標(biāo)越明確越具體越好，比如說，會(huì)議目標(biāo)“探討如何在10月底之前將產(chǎn)品不良率由目前的5%降低至3%”就比“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”更加具體、明確，這樣會(huì)議討論的效果會(huì)更好。

　　1.3確定會(huì)議議題。會(huì)議議題是指根據(jù)會(huì)議目的確定的要討論的話題或決策的對象。確定會(huì)議議題應(yīng)遵循以下幾原則：一是議題必須緊扣會(huì)議目標(biāo)。二是議題數(shù)量要適中，不能太多，也不能太少。三是各項(xiàng)議題之間保持有機(jī)聯(lián)系，并按照議題解決的邏輯順序排列。四是明確討論各項(xiàng)議題所需的時(shí)間。

　　1.4確定與會(huì)人員。確定與會(huì)人員的人數(shù)和結(jié)構(gòu)。對于決策型會(huì)議，為 r保持成員之問良好的臣動(dòng)，會(huì)議成員一般應(yīng)不多于l0人。一般應(yīng)邀請下列幾類人員參加會(huì)議：對會(huì)議主題有深入研究或?qū)η闆r較為熟悉的人;對會(huì)議日標(biāo)達(dá)成起關(guān)鍵性作川的人;能夠客觀理智和積極踴躍發(fā)表自己見解便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會(huì)議設(shè)備等。此外，會(huì)前準(zhǔn)備還需做好準(zhǔn)備會(huì)議資料和發(fā)放會(huì)議通知的工作。

　　1.5確定會(huì)議的基本程序。確定會(huì)議的基本程序，就是明確會(huì)議先做什么，后做什么，冉做什么。一般在安排會(huì)議議題順序時(shí)需要注意的是：主要的議題往前排，相對次要的議題往后排;時(shí)問緊迫的議題往前排，時(shí)間余地大的議題往后排;需要與會(huì)者高度集中討論的議題往前排，與會(huì)者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識(shí)的議題往后排。

　　1.6安排會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。在會(huì)議時(shí)間安排上需要考慮何時(shí)召開會(huì)議、會(huì)議持續(xù)多久的問題。確定會(huì)議召開時(shí)間需要考慮與會(huì)人員是否能夠出席和會(huì)議效率的問題。會(huì)議持續(xù)時(shí)間不宜過長也不宜過短，過長，人容易疲勞，過短，有一半的議題還沒有討論會(huì)議就結(jié)束了。

　　會(huì)議地點(diǎn)的選擇應(yīng)考慮如下因素：

　　會(huì)議的規(guī)模大小和人數(shù)多少、交通是否便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會(huì)議設(shè)備等。此外，會(huì)前準(zhǔn)備還需做好準(zhǔn)備會(huì)議資料和發(fā)放會(huì)議通知的工作。