網(wǎng)上審批系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)遵循四大原則

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       為了達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量．提高生產(chǎn)率的目的。許多企事業(yè)單位都會(huì)部署網(wǎng)上審批系統(tǒng)，但在實(shí)施一段時(shí)間后，網(wǎng)上審批系統(tǒng)引發(fā)了使用者的抵觸，企業(yè)也只重視系統(tǒng)軟硬件建設(shè)，忽視信息化本身對(duì)于信息數(shù)據(jù)的需求。忽視了信息的收集、整理與利用，對(duì)數(shù)據(jù)、文檔等資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化沒(méi)有引起足夠的重視，使網(wǎng)上審批系統(tǒng)成為空殼。那么如何才能順利實(shí)施應(yīng)用網(wǎng)上審批系統(tǒng)呢？筆者認(rèn)為，企業(yè)實(shí)施網(wǎng)上審批系統(tǒng)應(yīng)遵循以下四大原則。

　　1、制定制度很重要 人員也要相互配合

　　網(wǎng)上審批系統(tǒng)的引入很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣，在推廣過(guò)程中，難免要遇到各種阻力。因此，要將網(wǎng)上審批系統(tǒng)的實(shí)施制度化，制定網(wǎng)上審批系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)定及一整套實(shí)施細(xì)則，明文要求系統(tǒng)的使用。尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式；同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭堅(jiān)持使用，不使系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié)，另外，各部門之間也要充分協(xié)調(diào)配合．利用網(wǎng)上審批系統(tǒng)的信息共享平臺(tái)，把行政管理和業(yè)務(wù)實(shí)施在網(wǎng)上審批系統(tǒng)平臺(tái)上開(kāi)展起來(lái)，以促進(jìn)系統(tǒng)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來(lái)。

　　2、統(tǒng)一規(guī)劃數(shù)據(jù)資源 實(shí)現(xiàn)資源共享

　　企業(yè)實(shí)施網(wǎng)上審批系統(tǒng)的目的就是要打破傳統(tǒng)的信息孤島現(xiàn)象，對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和建立整個(gè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)共享的中心數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，對(duì)于實(shí)施網(wǎng)上審批系統(tǒng)的企業(yè)來(lái)講，需要整合舊系統(tǒng)遺留的歷史數(shù)據(jù)，如果不能對(duì)這些已有數(shù)據(jù)進(jìn)行正確的整理和遷移．常常會(huì)讓新的網(wǎng)上審批系統(tǒng)成為空殼，無(wú)法支持業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。因此筆者建議，成立專門的數(shù)據(jù)項(xiàng)目組、單獨(dú)立項(xiàng)、專業(yè)實(shí)施。同時(shí)，針對(duì)企事業(yè)單位存在的一個(gè)業(yè)務(wù)部門要同時(shí)管理多套信息系統(tǒng)進(jìn)行信息上報(bào)的情況，應(yīng)允許用戶方便地自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單，同時(shí)和其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，并預(yù)留良好的接口，方便信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，從而能量大限度地減少使用者的重復(fù)勞動(dòng)。

　　3、充分運(yùn)用人性化的設(shè)計(jì)與管理

　　網(wǎng)上審批系統(tǒng)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是審批，但如果領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，可將一些非關(guān)鍵的流程交由其他崗位掌握進(jìn)度。在審批的界面可以設(shè)定一些常用的審批語(yǔ)言，以供簡(jiǎn)單點(diǎn)擊選擇，從而可以盡量簡(jiǎn)化審批流程。此外，對(duì)于電腦不太在行的工作人員，這時(shí)就有必要配合手寫板。如何進(jìn)行人性化設(shè)計(jì)是一個(gè)難點(diǎn)，可采取從易到難啟動(dòng)各個(gè)功能模塊。先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單的工作流程作為初期實(shí)施功能．如信息發(fā)布等。而一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車輛管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，可以在系統(tǒng)應(yīng)用良好的情況下再逐步地開(kāi)放給用戶。弱化用戶對(duì)新系統(tǒng)的抵觸情緒。以確保實(shí)旄和推廣的效率。

　　4、對(duì)員工進(jìn)行全面培訓(xùn)

　　對(duì)于所有管理軟件來(lái)講，網(wǎng)上審批系統(tǒng)是使用最為廣泛的，因此就需要對(duì)員工進(jìn)行全面培訓(xùn)，可以說(shuō)用戶培訓(xùn)是成功實(shí)施網(wǎng)上審批系統(tǒng)的重要因素。培訓(xùn)可采用授課和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方式進(jìn)行．針對(duì)不同的管理層級(jí)(高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶)。不同的用戶權(quán)限(系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理)制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。通過(guò)對(duì)網(wǎng)上審批系統(tǒng)理論、網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件系統(tǒng)功能、使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內(nèi)容進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)。使用戶明確網(wǎng)上審批系統(tǒng)原理、相關(guān)管理理論和具體的網(wǎng)上審批系統(tǒng)實(shí)施方法．從而提高人員的技術(shù)水平和寨質(zhì)。最重要的是．要通過(guò)培訓(xùn)提高全員對(duì)實(shí)施網(wǎng)上審批系統(tǒng)項(xiàng)目根本意義的認(rèn)識(shí)。提高積極性和主動(dòng)參與意識(shí)。提高和增強(qiáng)全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進(jìn)入角色。

　　總之，網(wǎng)上審批系統(tǒng)實(shí)施時(shí)需要制度的保證、數(shù)據(jù)的支持，人性化的設(shè)計(jì)與管理以及對(duì)員工進(jìn)行全面培訓(xùn)，這樣才能讓網(wǎng)上審批系統(tǒng)能真正融入企事業(yè)單位日常工作中，達(dá)到提高內(nèi)部工作效率、節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本、規(guī)范企業(yè)管理、提離單位競(jìng)爭(zhēng)力、加強(qiáng)員工凝聚力的作用。