項目合同和信息管理系統(tǒng)

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　　企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，滿足市場的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場和參與市場競爭的能力;企業(yè)可以在履行合同的過程中維護(hù)自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對市場而言，實現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，提升企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)更好的立足于市場，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。對客戶而言，在履行合同的過程中更好的維護(hù)自身應(yīng)享有的權(quán)利與義務(wù)。對于客戶來說，在履行合同的過程中應(yīng)該更好的保護(hù)自己的權(quán)利和義務(wù)。

　　一、項目合同信息管理的現(xiàn)狀

　　1、文檔管理查閱起來困難且不方便。在傳統(tǒng)的合同管理中，紙質(zhì)合同和電子合同并存。當(dāng)企業(yè)需要參考以前的合同進(jìn)行決策參考時，非常的不方便并且費(fèi)時。

　　2、在儲存過程中容易被篡改和損壞。涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密的，應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎保守。但傳統(tǒng)的人工管理容易被篡改、被盜、破壞，給企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。

　　3、格式不統(tǒng)一，難以總結(jié)信息。在使用手工或excel管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不同，工作耗時過大，存在人為統(tǒng)計錯誤的風(fēng)險。

　　4、缺少關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警機(jī)制。人工管理合同缺乏對合同進(jìn)度、結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能提示管理者及時簽收，不能準(zhǔn)確預(yù)測近期可能的收支項目。

　　二、項目合同信息管理的有效策略

　　1、合同分析

　　合同分析的目的是對比分析監(jiān)理委托合同、施工承包合同，清晰地確定項目監(jiān)理的服務(wù)范圍、監(jiān)理目標(biāo)，劃定監(jiān)理單位與業(yè)主的權(quán)利義務(wù)界限，劃定業(yè)主與承包商的權(quán)利義務(wù)界限，并進(jìn)行各自范圍內(nèi)的風(fēng)險責(zé)任分析，以便在工程實施過程中進(jìn)行各方面的控制和處理合同糾紛、索賠等問題。

　　2、建立合同管理程序和制度

　　以合同為依據(jù)，本著實事求是的精神，合情合理地處理合同執(zhí)行過程的各種爭議。合同管理堅持程序化，如工程變更、延期、索賠、計量支付等都按固定格式和報表填寫。承包方應(yīng)按月或季報送完成工程量結(jié)算報表，經(jīng)監(jiān)理嚴(yán)格核實、簽證后，作為結(jié)算工程款的依據(jù)報送業(yè)主，業(yè)主據(jù)此簽證才可向承包方支付工程款。立合同數(shù)據(jù)檔案，把合同條款分門別類合理編號，采用計算機(jī)檢索管理。嚴(yán)格控制工程分包與轉(zhuǎn)讓，按規(guī)定審批工程分包并辦理有關(guān)手續(xù)。

　　3、合同文檔管理

　　使監(jiān)理工程師能迅速地掌握合同及其變化情況，做到快速便捷的查詢，對合同執(zhí)行過程進(jìn)行動態(tài)管理，并為后期的有關(guān)合同糾紛積累原始記錄。建立科學(xué)的文檔編碼系統(tǒng)和文檔管理制度，按文件的來源和類別分類，以便于操作和查詢。合同資料的快速收集與處理。通過建立監(jiān)理記錄和監(jiān)理報告制度，以及資料采集制度，對施工過程文件，完成原始記錄的積累和保存。

　　三、泛普軟件-項目合同信息管理系統(tǒng)的好處

　　1、基于信息技術(shù)

　　運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理理念，為企業(yè)提供一個全面、系統(tǒng)的合同管理平臺，進(jìn)行決策、規(guī)劃、控制和經(jīng)營績效評估。

　　2、功能全面，管理全面

　　提供合同前期事務(wù)管理、合同起草、合同審批、合同文本歸檔、合同賬務(wù)管理、合同收款付款計劃、合同付款審批、實際結(jié)算、合同發(fā)票記錄、合同進(jìn)度監(jiān)控、合同變更、合同簽訂與履行的綜合成本效益統(tǒng)計分析。

　　3、提高合同管理效率

　　文件審核流程可在系統(tǒng)中直接實現(xiàn)，有效降低了溝通成本，使業(yè)務(wù)處理更加集中、流程化，充分共享信息，便于參考，從而提高日常合同管理的效率。

　　4、提高合規(guī)水平

　　降低企業(yè)法律風(fēng)險控制，根據(jù)業(yè)務(wù)類型定義統(tǒng)一的合同模板，并根據(jù)合同條款自動生成合同文本。同時支持在線合同編輯和電子封印防篡改，降低企業(yè)法律風(fēng)險。

　　5、信息共享

　　提高管理決策的效率和準(zhǔn)確性，全面跟蹤和控制業(yè)務(wù)事件的發(fā)生，實時查看收付發(fā)票情況，結(jié)合年度預(yù)算，有效控制成本的發(fā)生。

　　合同管理是動態(tài)的，包括合同的談判、起草、簽署、生效、修改、補(bǔ)充、終止和無效的全過程。合同管理也應(yīng)該是系統(tǒng)化的，所有涉及合同條款內(nèi)容的部門都應(yīng)該參與管理。企業(yè)要想繼續(xù)發(fā)展壯大，就必須依靠契約管理。雙方的責(zé)任和義務(wù)在合同中有明確規(guī)定，經(jīng)濟(jì)活動在此基礎(chǔ)上進(jìn)行。