公文管理介紹

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　　1. 公文管理

　　公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計算機網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文擬制、發(fā)文審核、發(fā)文會簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。

　　公文流轉(zhuǎn)中，用戶可以預(yù)先定義公文的處理流程及相應(yīng)的處理權(quán)限，在擬制、登記及公文流轉(zhuǎn)過程中具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以進行公文在線編輯，可以進行跳簽、插簽、退簽、撤銷等處理。

　　1.1. 發(fā)文擬制

　　發(fā)文擬制是具有公文擬制權(quán)限的員工使用本功能新增公文，錄入、編輯公文屬性，根據(jù)公文模版建立并在線編輯公文正文，上傳公文附件，定制公文流轉(zhuǎn)工作流。

　　在系統(tǒng)功能菜單中點擊[公文流轉(zhuǎn)]->[發(fā)文擬制]功能后進入發(fā)文擬制主頁面，如下圖：

　　此頁面首先顯示當前操作員擬制過的公文信息及其當前辦理狀態(tài)。

　　點擊[查詢]按鈕可按查詢條件(文號、標題、主題詞、公文類別、公文密級、緊急程度)顯示當前操作員擬制過的公文信息。

　　注：如果一個公文經(jīng)過多人擬制，則系統(tǒng)只記錄最后一個進行擬制(修改)的操作員為該公文的擬制人。

　　點擊[刪除]按鈕則刪除被選中的公文信息(不是當前操作員草擬或已經(jīng)進入流轉(zhuǎn)的公文不能被刪除)。

　　點擊列表中某一公文后的可修改該公文的相關(guān)信息(屬性、正文、流程等)，參見公文擬制頁面說明。

　　點擊列表中某一公文后的可查看該公文的相關(guān)信息(基本屬性、正文、流轉(zhuǎn)情況、辦理情況)。

　　點擊列表中某一公文的‘辦理狀態(tài)’，則可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況和該公文的辦理情況。

　　輸入公文相關(guān)屬性信息

　　點擊[擬制公文]按鈕則進入‘公文擬制’頁面，如下圖：

　　在此新建公文頁面中，首先輸入公文的相關(guān)屬性信息(如文號、類別、摘要等)。

　　點擊‘相關(guān)附件’組中的可增加(上傳)多個附件文件，其中點擊[瀏覽…]按鈕彈出文件選擇窗口選擇一個要上傳的本地文件。

　　點擊[保存]按鈕則保存當前輸入的公文屬性信息，保存成功后，系統(tǒng)會在當前頁面中自動增加顯示‘編輯正文’和‘正文副本’的鏈接;此時可點擊‘編輯正文’鏈接進入編寫公文正文頁面，如下圖：

　　在此頁面中：

　　點擊[編輯正文]鏈接則進入‘編輯(新增)公文正文’頁面。

　　點擊[正文副本]鏈接則顯示當前公文已有的正文副本信息。

　　點擊[保存]按鈕則保存當前頁面的公文屬性信息。

　　點擊[定制工作流程]按鈕則進入[定制工作流程]頁面設(shè)置該公文的流轉(zhuǎn)處理流程。

　　編輯(新增)公文正文

　　進入編輯正文頁面之前，系統(tǒng)首先彈出此窗口，由用戶選擇編輯正文時是否要鎖定正文，如果選擇‘鎖定正文’，則當前操作員在編輯該公文正文時，該公文的其它相關(guān)辦理人員不能同時編輯(修改)該公文正文，而只能查看;如果選擇‘正文解鎖’，則當前操作員在編輯該公文正文時，該公文的其它相關(guān)辦理人員可以同時編輯(修改)該公文正文，該公文正文則以最后保存的內(nèi)容為準。

　　選好鎖定方式后，點擊[進入編輯頁面]按鈕，則開始編輯或新增公文的正文。格式如下圖：

　　此正文編輯頁面，系統(tǒng)提供的與MS Word 類似的、簡單的文檔編輯功能，在這里，用戶可以直接輸入文字，選擇有的公文模板，選擇不同的字體、字號、顏色等，粘貼相關(guān)圖片，打印文檔內(nèi)容等等。其中：

　　在‘模板’下拉框中選擇已有的公文模板。

　　點擊裝入選中的公文模板。

　　點擊則保存正文內(nèi)容到系統(tǒng)服務(wù)器上。

　　點擊則將已保存的正文內(nèi)容，復(fù)制生成一個正文副本且保存到系統(tǒng)服務(wù)器上。

　　點擊打印當前編輯的公文正文內(nèi)容。

　　點擊則不保存當前正在編輯的頁面內(nèi)容且退出公文正文編輯頁面。

　　定制工作流程

　　定制工作流程，是為當前公文指定相關(guān)的流轉(zhuǎn)辦理過程，此公文需要哪些崗位或人員進行處理，其處理的先后順序，處理人員對該公文可以具有的處理權(quán)限(修改正文、傳閱、批注等等)。

　　對于公文在處理過程中的每一個處理環(huán)節(jié)(如：發(fā)文擬制、發(fā)文會簽、收文審核、收文承辦等)被視為一個工作辦理點，定制工作流的過程就是確定該公文需要經(jīng)過哪幾個工作環(huán)節(jié)(工作點)，并為每個處理環(huán)節(jié)指定辦理人員及其相應(yīng)的辦理權(quán)限。

　　公文的初始定制工作流程頁面如下：

　　此頁面中，用戶可以針對某一具體公文制定一個全新(或臨時)的工作流程，也可以選擇一個已定義好了的公文處理流程(流程模板)。

　　選擇流程模板類別后，點擊[套用模板]則裝入已預(yù)先定義好的流程模板，如下圖：

　　在定制公文的工作流程頁面中：

　　點擊已有工作點的名稱則可以修改該工作點的工作內(nèi)容。

　　點擊已有工作點的則可以在流程中刪除該工作點。

　　點擊‘←插入工作點’鏈接進入工作點定義頁面：

　　在此定義工作點的辦理人員及其相應(yīng)的辦理權(quán)限。

　　工作點類別：選擇公文的當前處理環(huán)節(jié)，系統(tǒng)會根據(jù)上一工作點的類別，自動裝入當前可以選用的工作點類別。

　　工作點名稱：為當前的辦理環(huán)節(jié)指定一個名稱，如‘辦公室起草公文’、‘經(jīng)理審核’等或直接使用工作點類別名稱。

　　工作時限：當前工作點的辦理時限要求，單位為‘天’。

　　辦理人員：點擊[選擇]選擇當前工作點的辦理人員，可按部門、職位選擇，可同時選擇多個辦理人員。

　　辦理人員說明：對當前工作點辦理人員的簡要說明。

　　可否加簽：是指當前工作點的辦理人員在辦理公文時是否可以臨時加入其它辦理人員?？梢赃x擇‘可以加簽’或‘不可以加簽’。

　　可否撤銷：如果選擇‘可以撤銷’，則該工作點的辦理人員在辦理該公文時，可以將此公文‘撤銷’，公文一旦被撤銷，則該公文不再被視為有效。

　　流轉(zhuǎn)方式：可選擇‘全部完成繼續(xù)’或‘任何一人完成繼續(xù)’。如選擇‘任何一人完成繼續(xù)’則當前工作點中有一人辦理完成后該公文自動流轉(zhuǎn)到下一個辦理環(huán)節(jié)，否則需當前工作點的全部辦理人員都辦理完成后該公文才流轉(zhuǎn)到下一個辦理環(huán)節(jié)。

　　點擊[保存]按鈕保存當前定義的工作點信息。

　　點擊[放棄]按鈕則不保存當前定義的工作點信息且返回到工作流定義頁面。

　　在工作流定義頁面，通過設(shè)置多個辦理工作點以完成公文處理流程的定義。

　　定制完工作流程后，返回到公文編輯頁面，點擊[保存]按鈕，保存公文及其相關(guān)信息。

　　1.2. 收文登記

　　收文登記用于外部來文的簽收、登記處理，包括：新增公文、錄入、編輯公文信息、導(dǎo)入外部文件作為公文正文，上傳公文附件，定制公文流轉(zhuǎn)工作流。

　　在系統(tǒng)功能菜單中點擊[公文流轉(zhuǎn)]->[收文登記]功能后進入收文登記主頁面，如下圖：

　　此頁面首先顯示當前操作員登記或擬制過的公文信息及其當前辦理狀態(tài)。

　　點擊[查詢]按鈕可按查詢條件(文號、標題、主題詞、公文類別、公文密級、緊急程度)顯示當前操作員擬制過的公文信息。

　　點擊[刪除]按鈕則刪除被選中的公文信息(不是當前操作員登記或已經(jīng)進入流轉(zhuǎn)的公文不能被刪除)。

　　點擊列表中某一公文后的可修改該公文的相關(guān)信息(屬性、正文、流程等)，參見公文登記頁面說明。

　　點擊列表中某一公文后的可查看該公文的相關(guān)信息(基本屬性、正文、流轉(zhuǎn)情況、辦理情況)。

　　點擊列表中某一公文的‘辦理狀態(tài)’，則可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況和該公文的辦理情況。

　　輸入公文相關(guān)屬性信息

　　點擊[公文登記]按鈕則進入‘公文登記’頁面，如下圖：

　　在此新建公文頁面中，首先輸入公文的相關(guān)屬性信息(如文號、類別、摘要等)。

　　點擊‘相關(guān)附件’組中的可增加(上傳)多個附件文件，其中點擊[瀏覽…]按鈕彈出文件選擇窗口選擇一個要上傳的本地文件。

　　點擊[保存]按鈕則保存當前輸入的公文屬性信息，保存成功后，系統(tǒng)會在當前頁面中自動增加顯示‘編輯正文’和‘正文副本’的鏈接;此時可點擊‘編輯正文’鏈接進入編寫公文正文頁面，如下圖：

　　在此頁面中：

　　點擊[編輯正文]鏈接則進入‘編輯(新增)公文正文’頁面。

　　點擊[正文副本]鏈接則顯示當前公文已有的正文副本信息。

　　點擊[保存]按鈕則保存當前頁面的公文屬性信息。

　　點擊[定制工作流程]按鈕則進入[定制工作流程]頁面設(shè)置該公文的流轉(zhuǎn)處理流程。

　　編輯(新增)公文正文

　　進入編輯正文頁面之前，系統(tǒng)首先彈出此窗口，由用戶選擇編輯正文時是否要鎖定正文，如果選擇‘鎖定正文’，則當前操作員在編輯該公文正文時，該公文的其它相關(guān)辦理人員不能同時編輯(修改)該公文正文，而只能查看;如果選擇‘正文解鎖’，則當前操作員在編輯該公文正文時，該公文的其它相關(guān)辦理人員可以同時編輯(修改)該公文正文，該公文正文則以最后保存的內(nèi)容為準。

　　選好鎖定方式后，點擊[進入編輯頁面]按鈕，則開始編輯或新增公文的正文。格式如下圖：

　　此正文編輯頁面，系統(tǒng)提供的與MS Word 類似的、簡單的文檔編輯功能，在這里，用戶可以直接輸入文字，選擇有的公文模板，選擇不同的字體、字號、顏色等，粘貼相關(guān)圖片，打印文檔內(nèi)容等等。其中：

　　在‘模板’下拉框中選擇已有的公文模板。

　　點擊裝入選中的公文模板。

　　點擊則保存正文內(nèi)容到系統(tǒng)服務(wù)器上。

　　點擊則將已保存的正文內(nèi)容，復(fù)制生成一個正文副本且保存到系統(tǒng)服務(wù)器上。

　　點擊打印當前編輯的公文正文內(nèi)容。

　　點擊則不保存當前正在編輯的頁面內(nèi)容且退出公文正文編輯頁面。

　　定制工作流程

　　定制工作流程的過程同發(fā)文擬制中定制工作流程，

　　具體操作說明可參見‘發(fā)文擬制’中的定制工作流程說明。

　　1.3. 公文辦理

　　公文辦理是指公文在流轉(zhuǎn)過程中，需要有關(guān)人員對公文進行相應(yīng)的處理工作，包括：發(fā)文草擬、發(fā)文審核、發(fā)文會簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦等處理。

　　員工可通過在‘個人桌面’上點擊‘該您辦理的公文’鏈接進入公文辦理頁面，也可以點擊功能菜單上的‘公文流轉(zhuǎn)’->‘公文辦理’進入公文辦理頁面：

　　此頁面首先顯示需要當前操作員辦理的待辦公文列表。

　　點擊[查詢]按鈕可按指定的查詢條件(收發(fā)文、公文文號、公文標題、主題詞、公文類別、密級、緊急程度)顯示與當前操作員相關(guān)的公文。

　　點擊[指定代理人]可針對某一類別的公文指定相應(yīng)的代理辦理人員，指定代理人頁面如下：

　　在‘指定代理人’頁面中，首先顯示當前操作員已指定的其他代理人員，同時顯示其他員工指定當前操作員為其代理人的有關(guān)信息。

　　點擊[新增其他類別的代理人]按鈕可以為其他公文類別指定相應(yīng)的代辦人員。

　　點擊某一代理人后面的則可以取消該類別的代辦人員。

　　在公文辦理主頁面中，點擊某一公文的‘辦理狀態(tài)’, 則可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況和該公文的辦理情況。

　　在公文辦理主頁面中，點擊某一公文的操作圖標，則進入該公文的辦理頁面。

　　在公文辦理頁面中，根據(jù)當前辦理環(huán)節(jié)的處理權(quán)限，辦理人員可進行如下相應(yīng)的處理：

　　1.如果有正文編輯權(quán)限，則點擊[正文]鏈接可編輯修改正文內(nèi)容，否則只能查看正文內(nèi)容。

　　2.點擊[正文副本]查看該公文已保存過的正文副本內(nèi)容。

　　3.點擊[公文流轉(zhuǎn)情況]查看該公文的流轉(zhuǎn)情況和該公文的辦理情況。

　　4.點擊相關(guān)附件的可添加多個附件文件。

　　5.輸入對該公文的‘批示說明’。

　　6.點擊[保存]按鈕保存當前操作員錄入的相關(guān)修改內(nèi)容。

　　7.點擊[流轉(zhuǎn)下級]按鈕保存當前操作員錄入的相關(guān)修改內(nèi)容，同時將該公文轉(zhuǎn)入下一個辦理環(huán)節(jié)。

　　8.點擊[加簽]按鈕可在當前工作環(huán)節(jié)中臨時增加其他辦理人員。

　　9.點擊[退簽]按鈕則可將該公文退回到上一個辦理環(huán)節(jié)，由上一個辦理環(huán)節(jié)的相關(guān)辦理人員重新辦理。

　　10.點擊[撤銷]按鈕則使該公文‘失效’，已經(jīng)被撤銷的公文不在需要其他辦理人員辦理。

　　11.如果當前公文是已被撤銷的公文，則可以通過點擊[取消撤銷]按鈕使該公文變?yōu)?lsquo;有效’。

　　12.點擊[修改工作流程]按鈕，可改變當前公文的后續(xù)辦理工作流程。

　　1.4. 公文催辦

　　此模塊應(yīng)具有使用權(quán)限的人員使用。使用本功能查看所有未辦理完成的公文情況及其辦理情況，對未辦理的工作點的等相關(guān)人員以郵件或消息的方式發(fā)送催辦信息。

　　進入公文催辦主頁面后，首先顯示所有未辦理完成的公文列表。

　　點擊[查詢]按鈕可按指定的條件(超期標志、收發(fā)文、公文文號、公文標題、主題詞、公文類別、公文密級、緊急程度)顯示未辦理完成的公文。

　　點擊待催公文列表中某一公文標題可查看該公文的詳細信息，包括其屬性信息和其正文內(nèi)容。

　　點擊某一公文的辦理狀態(tài)可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況及其相關(guān)人員的辦理情況。

　　點擊[催辦]按鈕，可對已被選中的公文，向有關(guān)人員發(fā)送公文‘催辦’通知：

　　可以選擇以‘匿名’(通知中不屬上發(fā)送人姓名)或‘公開’(通知中的發(fā)送人為當前操作員姓名)形式發(fā)送通知。

　　可以選擇以‘郵件’和/或‘短消息’的方式向有關(guān)人員發(fā)送公文催辦通知。

　　催辦通知主要發(fā)送給該公文的相關(guān)為辦理人員，在發(fā)送催辦通知的同時，可以通過點擊[附送選擇其他接收該催辦通知的人員。

　　還可以輸入郵件催辦的附加說明信息。

　　點擊[確定]按鈕則完成向有關(guān)人員發(fā)送催辦通知的工作。

　　點擊[取消]按鈕則不發(fā)送催辦通知且返回到催辦主頁面。

　　1.5. 公文跳轉(zhuǎn)

　　此模塊應(yīng)具有使用權(quán)限的人員使用。使用本功能可以強制改變所有未辦理完成的公文流轉(zhuǎn)。

　　進入公文跳轉(zhuǎn)主頁面后，首先顯示所有未辦理完成的公文列表。

　　點擊[查詢]按鈕可按指定的條件(收發(fā)文、公文文號、公文標題、主題詞、公文類別、公文密級、緊急程度)顯示未辦理完成的公文。

　　點擊待辦公文列表中某一公文標題可查看該公文的詳細信息，包括其屬性信息、正文內(nèi)容以及該公文的流轉(zhuǎn)和辦理情況。

　　點擊某一公文的辦理狀態(tài)可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況及其相關(guān)人員的辦理情況，同時可以將該公文跳轉(zhuǎn)到其他辦理環(huán)節(jié)，如下圖：

　　在此跳轉(zhuǎn)頁面中，點擊[公文辦理情況]可查看該公文相關(guān)人員的辦理情況。

　　選中流程中要跳轉(zhuǎn)到新節(jié)點的單選框后，點擊[跳轉(zhuǎn)]按鈕。則該公文將跳轉(zhuǎn)到新的辦理環(huán)節(jié)，如下圖：

　　1.6. 歸檔銷毀

　　此模塊對已經(jīng)完成辦理的公文按歸檔目錄歸檔，已歸檔的公文可以改變歸檔目錄;可以銷毀已經(jīng)歸檔的公文。

　　此模塊應(yīng)具有使用權(quán)限的人員使用。

　　歸檔銷毀主頁面如下：

　　進入此頁面后，缺省顯示已經(jīng)完成辦理的公文列表。

　　點擊[查詢]按鈕可按指定的條件(歸檔狀態(tài)、收發(fā)文、公文文號、公文標題、主題詞、公文類別、公文密級、緊急程度)顯示未辦理完成的公文。

　　點擊列表中某一公文標題，可查看該公文的詳細信息，包括公文屬性、正文以及該公文的流轉(zhuǎn)和辦理情況。

　　點擊列表中某一公文的歸檔圖標則進入公文歸檔處理頁面：

　　在此歸檔處理頁面中選擇該公文所要歸入的文檔目錄，同時可修改歸檔日期和保存期限。

　　如果選中‘歸檔時刪除正文副本’則只將該公文的正文歸入文檔系統(tǒng);若選中‘歸檔時刪除辦理記錄’則該公文的有關(guān)辦理記錄不被歸入文檔系統(tǒng)。

　　點擊[保存]按鈕完成該公文的歸檔處理。

　　如果該公文為已歸檔公文，則可以通過點擊[恢復(fù)為待歸檔]按鈕將該公文恢復(fù)為待歸檔狀態(tài)，同時在文檔系統(tǒng)中刪除該公文的有關(guān)信息。

　　在公文歸檔銷毀列表頁面中，點擊列表中某一公文的銷毀圖標則進入公文銷毀處理頁面：

　　在公文銷毀頁面，可以選擇‘銷毀時刪除所有公文信息’或‘銷毀時僅作銷毀標志’，對于‘銷毀時僅作銷毀標志’的公文可以在‘修改銷毀情況’時將其恢復(fù)為已歸檔且待銷毀狀態(tài)。

　　對于在保存期限之內(nèi)的公文不能作銷毀處理。

　　1.7. 公文查詢

　　使用此功能，可以通過設(shè)置相應(yīng)的查詢條件，查詢顯示公文信息。

　　進入公文查詢頁面，系統(tǒng)默認顯示擬制日期或登記日期為最近一個月且當前操作員的權(quán)限符合公文密級的許可范圍的公文列表。密級權(quán)限規(guī)定為高級時自動含有低級的密級權(quán)限。

　　點擊[查詢]按鈕可按一般查詢條件(收發(fā)文、公文文號、公文文號、公文標題、主題詞、公文類別、公文密級、緊急程度)查詢顯示公文。

　　點擊[高級查詢]則彈出高級查詢頁面，可以按公文的其他屬性查詢顯示公文。

　　點擊列表中某一公文標題，可查看該公文的詳細信息，包括公文屬性、正文以及該公文等。

　　點擊列表中某一公文的辦理狀態(tài)，可查看該公文的流轉(zhuǎn)和辦理情況。