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公文收發(fā)管理的功能有哪些
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公文收發(fā)系統(tǒng)為企業(yè)或機(jī)構(gòu)中各管理部門(mén)提供了一套完整的電子通訊解決方案。用于部門(mén)之間或各個(gè)單位之間接收、發(fā)送信函文件等。為了讓對(duì)方及時(shí)收到信息，還具有提醒功能。具體的公文收發(fā)系統(tǒng)都有哪些功能請(qǐng)了解如下.
一、公文收發(fā)系統(tǒng)的定位與分類(lèi)
1、系統(tǒng)分位兩類(lèi)角色，一般用戶和系統(tǒng)管理員。一般用戶就是登陸并使用系統(tǒng)。管理員負(fù)責(zé)審核、對(duì)于登陸到系統(tǒng)管理文檔的部門(mén)進(jìn)行管理、用戶管理、職務(wù)管理、系統(tǒng)維護(hù)模塊、新增用戶、管理員登錄管理等。
2、系統(tǒng)具體應(yīng)用到的技術(shù)包括收文管理、發(fā)文管理。收文登錄具體包括收文擬辦、收文的跟蹤、查詢、批閱流轉(zhuǎn)以及對(duì)于已經(jīng)辦理完成的文件進(jìn)行歸檔處理。提供靈活直觀的文件批示處理處理方法和。發(fā)文管理包括文件起草擬稿、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審稿、機(jī)關(guān)秘書(shū)核稿以及單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件、批閱、文件賬務(wù)的維護(hù)等而且可以自動(dòng)生成發(fā)問(wèn)號(hào)并進(jìn)行自動(dòng)歸檔，從而形成紅頭文件。
二、公文收發(fā)系統(tǒng)的功能
1、收發(fā)公文
收發(fā)公文可以一對(duì)一發(fā)或者一對(duì)多發(fā)，并且可以設(shè)置提醒功能，對(duì)于重要信息可以選擇“需要提醒”，接收者收到公文時(shí)就會(huì)有提醒短信。公文文件也可以按照優(yōu)先級(jí)別進(jìn)行設(shè)置，優(yōu)先級(jí)分為“高、中、低”，不同級(jí)別的公文前會(huì)有不同的符號(hào)如嘆號(hào)或星號(hào)等。公文還可以設(shè)置是否已經(jīng)閱讀、是否需要回復(fù)等功能。
2、公文歸檔
存放發(fā)送或接收到其他用戶的已經(jīng)歸檔的公文。
3、群組管理
可以利用整個(gè)功能把具有相同性質(zhì)的用戶分為一個(gè)群組，比如可以把一個(gè)部門(mén)的用戶分到一個(gè)組。這樣在發(fā)送公文時(shí)，可以直接發(fā)給一個(gè)群組。不用一個(gè)用戶一個(gè)用戶的單獨(dú)發(fā)送。群組管理模塊中會(huì)有系統(tǒng)默認(rèn)群組，也會(huì)有自建的群組。自建群組可修改，默認(rèn)群組不可修改。
4、用戶管理
用于手機(jī)注冊(cè)用戶管理，注冊(cè)時(shí)可以選擇是否需要接收短信提醒?？梢赃x擇接收、全部接收、不接收。這樣就可以在收發(fā)公文時(shí)得到相應(yīng)的提醒服務(wù)。這項(xiàng)功能也是免費(fèi)的。
公文收發(fā)系統(tǒng)這些功能幫助各管理部門(mén)提高工作效率，工作運(yùn)營(yíng)更加規(guī)范。對(duì)于企業(yè)管理幫助很大。
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