挖掘ERP投資潛能 數(shù)據(jù)質(zhì)量=ERP成功

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ERP的成功實(shí)施在很大程度上與數(shù)據(jù)質(zhì)量密切相關(guān)。數(shù)據(jù)質(zhì)量高意味著erp系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將發(fā)揮所有預(yù)期功效。借助一家虛擬公司的CEO和CIO之間的郵件對(duì)白，你也許能更清楚數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要性，并知道在什么情況下應(yīng)采取什么解決方案。

　　當(dāng)聽(tīng)到別人談及ERP方案時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)他們的話題多數(shù)聚焦于業(yè)務(wù)流程重組。ERP軟件在改善員工接受訂單、生產(chǎn)、發(fā)貨和開(kāi)票效率中確實(shí)發(fā)揮著重要作用。

　　但是，ERP的價(jià)值不僅僅體現(xiàn)在整個(gè)企業(yè)價(jià)值鏈的集成業(yè)務(wù)流程中。如果無(wú)法集成支持這些流程的數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)實(shí)施將陷入絕境，永無(wú)翻身機(jī)會(huì)。時(shí)過(guò)數(shù)年、耗資數(shù)百萬(wàn)之后，許多企業(yè)依舊倍感挫折：因?yàn)槠銭RP投資并沒(méi)有給業(yè)務(wù)管理帶來(lái)新起色。

　　在由ERP系統(tǒng)捆綁之前，每個(gè)獨(dú)立的流程均擁有各自的一組主數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)必須通過(guò)集成來(lái)釋放ERP的價(jià)值。主數(shù)據(jù)實(shí)體包括客戶、供應(yīng)商、產(chǎn)品、原材料及其他文件。

　　ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施在很大程度上與數(shù)據(jù)質(zhì)量密切相關(guān)。

　　數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題涉及到不完整、重復(fù)、不正確、不一致和錯(cuò)誤分類的記錄。這些記錄將導(dǎo)致訂單處理不當(dāng)、庫(kù)存和采購(gòu)管理失效、新產(chǎn)品上市時(shí)間滯延、業(yè)務(wù)處理效率低下、業(yè)務(wù)績(jī)效管理不可靠、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)加大等不良后果。

　　從廣義上來(lái)講，數(shù)據(jù)質(zhì)量高意味著ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將發(fā)揮所有預(yù)期的功效。除了傳統(tǒng)意義上的質(zhì)量含義之外，真正的數(shù)據(jù)質(zhì)量還包括合理集成主數(shù)據(jù)。

　　盡管如此，主數(shù)據(jù)集成仍然是眾多ERP方案事后才會(huì)考慮的做法。企業(yè)堅(jiān)信其在處理這些問(wèn)題時(shí)完全遵循了ERP實(shí)施中的“數(shù)據(jù)加載”步驟，但是這種方式往往會(huì)低估企業(yè)獲得高質(zhì)量、集成化數(shù)據(jù)，以助實(shí)現(xiàn)ROI目標(biāo)的重要性和復(fù)雜程度。如果數(shù)據(jù)在新系統(tǒng)中的準(zhǔn)確性和及時(shí)性無(wú)法獲得普遍信任，項(xiàng)目注定會(huì)以失敗告終。

　　我們虛構(gòu)了一家名叫Wexford Widgets的公司，通過(guò)解讀它的CEO和CIO之間的幾封有代表性的郵件，探討企業(yè)在預(yù)實(shí)施或升級(jí)ERP階段必須應(yīng)對(duì)的幾大挑戰(zhàn)。

　　創(chuàng)建主客戶賬戶

　　發(fā)件人：托尼，Wexford Widgets公司CEO

　　收件人：比爾，Wexford Widgets公司CIO

　　主題：合并開(kāi)單

　　比爾，

　　對(duì)于客戶要求合并開(kāi)單一事，我們?cè)撊绾翁幚?？你知道的，一些大客戶幾年前就已?jīng)在抱怨我們總是開(kāi)出不同的發(fā)票給他們，每張發(fā)票對(duì)應(yīng)他們?cè)谖覀冞@里開(kāi)立的一個(gè)記賬賬戶。我們想通過(guò)人為方式截取這些發(fā)票，并將它們合并成一張發(fā)票，但這種方法似乎不太奏效。

　　客戶不僅埋怨收到一大堆雜亂的發(fā)票會(huì)帶來(lái)種種不便和麻煩，還認(rèn)為我們對(duì)批量采購(gòu)折扣信息的掌握不夠準(zhǔn)確。這種現(xiàn)象不僅挫傷了客戶的積極性，同時(shí)也耗費(fèi)了我們大量的時(shí)間和資金，來(lái)人為調(diào)整這些發(fā)票。我希望你能推薦一個(gè)有效的行動(dòng)方案來(lái)解決此問(wèn)題。

　　托尼

　　發(fā)件人：比爾，CIO

　　收件人：托尼，CEO

　　主題：關(guān)于合并開(kāi)單

　　托尼，

　　非常感謝你向我提出這個(gè)問(wèn)題。我們新版的ERP系統(tǒng)支持將部分賬戶合并成一個(gè)單一賬戶，這個(gè)賬戶可以包含多個(gè)發(fā)貨地址。此方法應(yīng)該能夠解決大部分問(wèn)題。

　　不過(guò)，我們?nèi)绾闻袛嗄壳澳男┵~戶確實(shí)歸同一客戶所有？我的下屬已經(jīng)做過(guò)分析，他們發(fā)現(xiàn)許多賬戶使用的聯(lián)系地址、公司名稱等均各不相同，但是卻代表著同一全球客戶的附屬機(jī)構(gòu)或部門。所以要想識(shí)別所有這些重復(fù)的賬戶，并將之歸入到一個(gè)“主”賬戶中，還真不是一件容易的事。而且，就算客戶同意我們按照這種方法對(duì)他們的賬戶進(jìn)行合并，也還是很難實(shí)現(xiàn)。我需要對(duì)此方案進(jìn)行進(jìn)一步探討，一有結(jié)果會(huì)馬上告訴你。

　　比爾

　　我們可以從郵件中發(fā)現(xiàn)，Wexford采用不同的系統(tǒng)處理不同的業(yè)務(wù)職能，并且針對(duì)企業(yè)內(nèi)不同業(yè)務(wù)部門的同一業(yè)務(wù)職能采用單獨(dú)的系統(tǒng)。公司希望能夠通過(guò)實(shí)施單一的ERP方案，來(lái)統(tǒng)一所有系統(tǒng)。而事實(shí)上這一流程極為復(fù)雜，因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)如何集成當(dāng)前各個(gè)系統(tǒng)中的主文件并消除重復(fù)記錄這一問(wèn)題，根本就無(wú)從下手。

　　Wexford希望從其ERP實(shí)施中收獲的益處之一，是優(yōu)化客戶數(shù)據(jù)處理，包括針對(duì)每個(gè)客戶開(kāi)具單一發(fā)票的能力。大客戶迫切需要一張單獨(dú)的綜合賬單來(lái)簡(jiǎn)化支付流程，并對(duì)其與Wexford的資金往來(lái)進(jìn)行追蹤。在多數(shù)情況下，這些客戶已經(jīng)與Wexford簽訂了批量采購(gòu)折扣協(xié)議。他們擔(dān)心如果擺在面前的是一大堆分開(kāi)的賬單，將可能無(wú)法獲得協(xié)定中的最優(yōu)惠價(jià)格。

　　借助ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上述業(yè)務(wù)需求的惟一途徑，是公司能夠找到一種對(duì)賬戶進(jìn)行“分組”的方法，識(shí)別由同一公司開(kāi)立的所有賬戶，盡管這些賬戶具有不同的公司名和聯(lián)系地址。一般情況下，賬戶都是按照這些客戶所在的附屬公司名稱或不同部門名稱來(lái)創(chuàng)建的。

　　Wexford的客戶主數(shù)據(jù)可能遍布多個(gè)不同系統(tǒng)。每個(gè)不同的原有系統(tǒng)均可能擁有單獨(dú)的客戶主文件。要想對(duì)這些客戶主數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，則意味著必須對(duì)主文件中的所有賬戶進(jìn)行識(shí)別，確定哪些賬戶歸屬同一客戶，并可歸納至單一賬戶，同時(shí)還應(yīng)考慮到客戶公司內(nèi)部的結(jié)構(gòu)。

　　客戶數(shù)據(jù)集成解決方案(CDI)有助于企業(yè)對(duì)客戶賬戶進(jìn)行調(diào)整，創(chuàng)建一個(gè)具有相同性質(zhì)的“主客戶賬戶”。這個(gè)主賬戶交叉引用了Wexford應(yīng)用程序系統(tǒng)中所有代表同一客戶的賬戶信息。這意味著Wexford只要對(duì)鏈接到同一客戶的各個(gè)賬戶中的銷售情況進(jìn)行簡(jiǎn)單匯總，即可準(zhǔn)確追蹤公司對(duì)這些客戶的總體銷售態(tài)勢(shì)。健全的CDI解決方案還將支持多個(gè)客戶層次，允許Wexford輕松對(duì)自己在客戶企業(yè)結(jié)構(gòu)中各層面的銷售情況進(jìn)行追蹤。

　　應(yīng)對(duì)主數(shù)據(jù)管理中的難題

　　發(fā)件人：托尼，CEO

　　收件人：比爾，CIO

　　主題：多付的返利

　　比爾，

　　鑒于你對(duì)公司能否準(zhǔn)確支付大客戶返利部分的金額這一焦慮，我已經(jīng)要求財(cái)務(wù)部門分派人員根據(jù)合同中的返利與折扣規(guī)定，對(duì)公司實(shí)際支付款額進(jìn)行抽樣審核。

　　結(jié)果非常出人意料，至少可以這樣說(shuō)。我們發(fā)現(xiàn)抽樣檢查中，幾乎所有客戶都說(shuō)我們?cè)谟?jì)算折扣與返利時(shí)，并未將客戶的全部采購(gòu)信息包含在內(nèi)。當(dāng)他們抱怨說(shuō)沒(méi)有得到合理折扣時(shí)，我們根本無(wú)法向他們出示一份完整的報(bào)表來(lái)核實(shí)雙方所有交易。最后，為了讓客戶滿意，我們不得不尊重客戶的說(shuō)辭，返利金額完全由他們說(shuō)了算，或者想方設(shè)法進(jìn)行協(xié)商。還有，我們?cè)诓橘~過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，多付的返利和折扣數(shù)目還不小。毫無(wú)疑問(wèn)，我想我們需要想辦法盡快解決這個(gè)問(wèn)題。你有什么建議？

　　托尼

　　發(fā)件人：比爾，CIO

　　收件人：托尼，CEO

　　主題：關(guān)于多付的返利

　　托尼，

　　我已經(jīng)對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行了研究。我們需要將所有屬于同一客戶的賬戶連接起來(lái)。我們不能強(qiáng)制每個(gè)客戶只開(kāi)設(shè)一個(gè)賬戶，因?yàn)樗麄兛赡苄枰O(shè)立多個(gè)賬戶來(lái)滿足不同地域的需求。但是，我們必須能夠識(shí)別出哪些賬戶確實(shí)由同一公司開(kāi)立。我覺(jué)得我們可以嘗試使用客戶數(shù)據(jù)集成解決方案來(lái)應(yīng)付這一棘手問(wèn)題。這樣，我們可以使客戶賬戶管理更加合理，為新ERP系統(tǒng)提供更高質(zhì)量數(shù)據(jù)。這一方案的關(guān)鍵是CDI技術(shù)目前尚未納入ERP項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)。我已經(jīng)要求小組人員著手調(diào)查，他們將告訴我大致費(fèi)用。

　　比爾

　　顯然，如果企業(yè)無(wú)法將客戶賬戶連接起來(lái)，嚴(yán)重的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)將不可避免。Wexford目前的狀況將導(dǎo)致其與客戶的關(guān)系不斷疏遠(yuǎn)、僵化，因?yàn)榭蛻魰?huì)擔(dān)心無(wú)法享受到應(yīng)有折扣和返利。由于Wexford無(wú)力為此提供有利證明，這些客戶就會(huì)要求另外付款，而Wexford在多數(shù)情況下總是會(huì)多付給他們。許多ERP實(shí)施項(xiàng)目沒(méi)有及時(shí)解決主數(shù)據(jù)管理或客戶數(shù)據(jù)集成中的各種問(wèn)題，公司直到在測(cè)試期間或系統(tǒng)投入運(yùn)營(yíng)后碰到問(wèn)題才手忙腳亂，正如Wexford目前的狀況。

　　數(shù)據(jù)加載和遷移所耗費(fèi)用通常不會(huì)超過(guò)ERP實(shí)施項(xiàng)目預(yù)算的10%。項(xiàng)目管理人員認(rèn)為只要簡(jiǎn)單地將數(shù)據(jù)從原有系統(tǒng)加載到新ERP系統(tǒng)中就完事了。然而，此想法大大低估了將清潔集成數(shù)據(jù)加載至新系統(tǒng)需耗費(fèi)的精力。

　　事實(shí)是，數(shù)據(jù)清洗、遷移、加載和集成通常需要消耗整個(gè)ERP項(xiàng)目30%以上的投入。這遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)10%的常規(guī)預(yù)算。結(jié)果，許多項(xiàng)目陷入數(shù)據(jù)加載問(wèn)題或其他數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)危機(jī)的緊要關(guān)頭。

　　CDI解決方案通過(guò)對(duì)Wexford的業(yè)務(wù)交易進(jìn)行準(zhǔn)確審視，了解哪些交易在同一客戶身上發(fā)生，無(wú)論該客戶擁有多少不同的賬戶，進(jìn)而幫助Wexford合理評(píng)估每位客戶的業(yè)務(wù)信息。這樣，不僅客戶可以從Wexford獲得單獨(dú)且(準(zhǔn)確)統(tǒng)一的賬單，Wexford也可以明確了解到他們根據(jù)客戶采購(gòu)量所支付的折扣和返利金額是否準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　解決其他關(guān)鍵問(wèn)題

　　收件人：比爾，CIO

　　發(fā)件人：托尼，CEO

　　主題：數(shù)據(jù)質(zhì)量改善計(jì)劃

　　比爾，

　　太好了，我們的客戶數(shù)據(jù)集成計(jì)劃成功了!該計(jì)劃真正幫助我們改善了數(shù)據(jù)質(zhì)量，讓我們認(rèn)識(shí)到新型ERP系統(tǒng)投資的整體優(yōu)勢(shì)。真希望我們從ERP項(xiàng)目一開(kāi)始就構(gòu)建了這一系統(tǒng)!

　　我要向你和你的團(tuán)隊(duì)表示感謝，是你們發(fā)現(xiàn)了CDI正是項(xiàng)目成功所缺少的要素，并快速?zèng)Q策，找到了解決辦法。CDI方案讓我們對(duì)客戶有了更好的了解，成功改善了數(shù)據(jù)質(zhì)量。我再次代表Wexford對(duì)你表示衷心感謝!

　　托尼

　　收件人：托尼，CEO

　　發(fā)件人：比爾，CIO

　　托尼，

　　不用謝，這是我應(yīng)該做的。

　　比爾

　　許多企業(yè)很容易誤入這樣一種陷阱中，它們自以為現(xiàn)有數(shù)據(jù)能夠充分支持業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，其數(shù)據(jù)質(zhì)量符合ERP系統(tǒng)需求。每套舊系統(tǒng)都會(huì)有一定的瑕疵，但是系統(tǒng)中的冗余和不一致數(shù)據(jù)(相對(duì)于其他系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)而言)不會(huì)影響到單個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)作。如果Wexford能夠從全局角度審視這些系統(tǒng)的功能，就會(huì)發(fā)現(xiàn)困擾自身的數(shù)據(jù)問(wèn)題。

　　但是，當(dāng)數(shù)據(jù)被鎖定在單個(gè)應(yīng)用程序中時(shí)，企業(yè)將很難發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)問(wèn)題。Wexford通過(guò)將業(yè)務(wù)流程鏈接到綜合ERP應(yīng)用程序中，即可將潛在數(shù)據(jù)問(wèn)題拒之門外。借助CDI解決方案，諸如Wexford之類的企業(yè)都可以充分釋放ERP投資的最大潛能。

　　同樣，企業(yè)在選擇CDI解決方案時(shí)還應(yīng)謹(jǐn)慎考慮其最終目標(biāo)。事情遠(yuǎn)不像簡(jiǎn)單地從眾多解決方案中進(jìn)行挑選，或者決定哪種解決方案更能實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確結(jié)果這么簡(jiǎn)單。搜索引擎的處理性能也是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它決定為了實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)價(jià)值，系統(tǒng)應(yīng)具備的運(yùn)行速度。