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OA能為企業(yè)解決什么實(shí)質(zhì)性問題？

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      幫助企業(yè)建立起正確的管理決策方法和過程，加快內(nèi)部管理的流動速度，輔助企業(yè)總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，才是OA辦公的真正含義。國外使用OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行辦公管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了普及化，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)幫助國外的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了管理機(jī)制的完善，幫助他們一步步走向了現(xiàn)代企業(yè)信息化。而如今，他們還是繼續(xù)使用著OA辦公系統(tǒng)來使組織高效的運(yùn)營。那么作為一款對企業(yè)辦公具備明顯作用的軟件，OA能幫助企業(yè)解決哪些問題呢?通過解決哪些問題來作用于企業(yè)辦公呢?
      首先，我們來看看企業(yè)辦公過程遇到的問題：
      1.公司不斷需要擴(kuò)展人員來應(yīng)對繁忙的業(yè)務(wù)，而人員擴(kuò)展進(jìn)來后這種現(xiàn)象還是沒有明顯的改觀，員工還是為了應(yīng)對繁忙的業(yè)務(wù)日夜加班，造成了員工普遍效率低下，怨聲載道的現(xiàn)象產(chǎn)生。
      2.公司由于溝通不完善，經(jīng)常在協(xié)作的環(huán)節(jié)中出現(xiàn)紕漏，到最后就是互相推卸責(zé)任，誰逃得快誰就是勝利者。
      3.公司秘書已經(jīng)向下級傳遞公司放假公告了，但是最后的現(xiàn)象是底下很多的員工還是一個個來問什么時候放假。
      4.一到要開會，每個員工都在找辦公用品，并不是公司沒有提供這些辦公用品，而是辦公用品沒有妥善進(jìn)行保管。
      5.公司以前的設(shè)計(jì)、策劃資料都很難找到，東西太多太雜，這些資料都利用不上。
      解決上述問題，必須對企業(yè)自身的管理問題有深刻的認(rèn)識才行。充分意識到實(shí)施OA系統(tǒng)是為企業(yè)的目標(biāo)服務(wù)。例如，通過實(shí)施OA的流程管理使日常管理更加透明和有序了，減少了盲目和等待，從而減少了管理成本的浪費(fèi)。再比如，計(jì)劃管理的日程安排和工作匯報，可以有效的進(jìn)行資源調(diào)度以及敦促公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而縮短了管理時間周期，間接提高了企業(yè)的有效產(chǎn)出，     改善了企業(yè)的盈利能力。
      有了明確而具體的實(shí)施需求，對OA系統(tǒng)不合理的要求會大大減少，會簡化實(shí)施過程。因此，明確需求是實(shí)施OA系統(tǒng)的前提。
      OA系統(tǒng)最基本的功能是事務(wù)處理功能，OA采集業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過程中的數(shù)據(jù)和過程。比如，流程審批，它記錄了需要審批的數(shù)據(jù)，更記錄了整個流程各個環(huán)節(jié)的審批過程。因此，與其說OA系統(tǒng)是信息系統(tǒng)，更準(zhǔn)確地講，實(shí)際上它是個管理過程控制系統(tǒng)，因?yàn)镺A系統(tǒng)記錄的是數(shù)據(jù)，更是管理行為過程。
      一個員工要申請1臺電腦，1臺電腦對于庫管員來講，它僅僅是一個數(shù)據(jù)而已，但是如果這個數(shù)據(jù)經(jīng)過了流程的審批過程，它就變成了實(shí)實(shí)在在的信息。從而這個手機(jī)庫存管理軟件員做出給申請的員工發(fā)放1臺電腦的決策。數(shù)據(jù)只有用于回答管理決策的問題時，才會成為信息，而OA系統(tǒng)的信息來源于管理過程的控制。
      最后，來想一下，解決所有需求，能夠單純的依賴OA嗎？不可否認(rèn)，OA系統(tǒng)能輔助企業(yè)管理人員進(jìn)行管理控制和做出更好的決策，但也必須清楚OA系統(tǒng)的作用只是輔助性的。OA系統(tǒng)不能解決所有的需求，有些需求也不一定對企業(yè)有幫助。在OA系統(tǒng)實(shí)施過程中，企業(yè)應(yīng)該如何甄別個性化的需求？
      第一、明確企業(yè)的真正目標(biāo)
      企業(yè)的總目標(biāo)究竟是什么？某集團(tuán)公司，年初提出戰(zhàn)略規(guī)劃年產(chǎn)量要提高20%，據(jù)此形成各成員單位及集團(tuán)本部各部門年度工作計(jì)劃，此計(jì)劃需各單位負(fù)責(zé)人審核、分管副總審批后生效。集團(tuán)各部門分解年度工作計(jì)劃，形成各部門季度、月度工作計(jì)劃，此計(jì)劃需各部門負(fù)責(zé)人審核、分管副總審批后生效。并根據(jù)工作計(jì)劃完成情況進(jìn)行跟蹤考核。果真需要如此嗎？完成年度戰(zhàn)略規(guī)劃的考核是否就能夠多賺錢？有時，我們很容易誤入歧途。
      第二、確定OA系統(tǒng)需求是否有利于企業(yè)的總目標(biāo)
      確定企業(yè)賺取更多的利潤的整體目標(biāo)后，接下來是確定個性化需求是否合理。業(yè)務(wù)部門提出這樣那樣的要求都是有一定的目的的，但都是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的總目標(biāo)嗎？如果我們的OA需求不能夠?yàn)槠髽I(yè)的總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有所貢獻(xiàn)，這個需求毫無價值。
      第三、尋找OA系統(tǒng)解決之道
      在OA系統(tǒng)的實(shí)施過程中，有四種可能的情況：第一、如果需求不合理，那么該需求被否定。第二、如果需求合理，OA辦公系統(tǒng)有完整的解決方案，只要使用OA系統(tǒng)的功能就可以了。第三、如果需求合理，OA系統(tǒng)沒有現(xiàn)存的解決方案，那么，研究OA辦公系統(tǒng)有沒有間接的解決方案。第四、間接的方案也沒有，就要進(jìn)行二次開發(fā)。實(shí)際上，如果企業(yè)購買的OA系統(tǒng)是高端成熟的產(chǎn)品，并且符合企業(yè)的主要功能需求，這種情況是很少發(fā)生的。
      實(shí)施OA系統(tǒng)只有把時間和精力放在有價值的需求上，做到需求明確、實(shí)施簡化，才不至于陷入細(xì)節(jié)糾纏和二次開發(fā)的泥潭。才能使OA系統(tǒng)真正成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)總體目標(biāo)的有力工具。

發(fā)布：2007-04-20 11:07    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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