免費協(xié)同管理軟件理論概述

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　免費協(xié)同辦公系統(tǒng)理論概述

　　1、基本理論

　　我們都知道，現(xiàn)今屬于信息豐富和技術(shù)進步的社會，豐富的咨詢改變著我們的各種想法，先進的技術(shù)推動著整個社會的進步。免費協(xié)同辦公系統(tǒng)就是在這樣的背景下于20世紀90年代出現(xiàn)的一種理論。免費協(xié)同辦公系統(tǒng)理論認為“協(xié)同管理”是企業(yè)的資源，信息是協(xié)同管理的輸入，技術(shù)是協(xié)同管理的產(chǎn)出。協(xié)同管理不同與信息，其特征在信息要經(jīng)過學習過程與價值認知方能形成協(xié)同管理。協(xié)同管理也不同于技術(shù)，技術(shù)是產(chǎn)品與服務(wù)的具體組成部份，因此僅屬于有形協(xié)同管理的一部份，而協(xié)同管理還包括產(chǎn)品與服務(wù)的抽象組成部份，并作為驅(qū)動技術(shù)創(chuàng)新與產(chǎn)品創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)。協(xié)同管理與信息和技術(shù)的重要不同點還在于：信息與技術(shù)的定義與內(nèi)容明確清楚，而協(xié)同管理是需要經(jīng)由客觀分析與主觀認知形成，且與人相關(guān)，相對比較難系統(tǒng)化。免費協(xié)同辦公系統(tǒng)認為協(xié)同管理的分類可分為內(nèi)隱與外顯，可存在于個體與團體：顯性協(xié)同管理(Explicit Knowledge)就是指可以用文字、公式、圖表等形式化符號進行編碼的結(jié)構(gòu)化協(xié)同管理，是系統(tǒng)化的，是知其然，又知其所以然的協(xié)同管理;而隱性協(xié)同管理(Tacit Knowledge)是指難以表達、隱含于過程和行為中的非結(jié)構(gòu)化的協(xié)同管理，是技巧和個人能力方面的協(xié)同管理。早在1938年，巴納德就認識到了隱性(默會)協(xié)同管理的存在，并明確指出顯性協(xié)同管理是協(xié)同管理企業(yè)“協(xié)同管理冰山”的一角，大部分協(xié)同管理都隱藏于人的實踐當中，是默會協(xié)同管理。他認為“以心傳心”是隱性協(xié)同管理的一種重要的交流方式[1]。有關(guān)協(xié)同管理的清點、評估、監(jiān)督、規(guī)劃、取得、學習、流通、整合、保護、創(chuàng)新活動，并將協(xié)同管理視同資產(chǎn)進行管理，凡是能有效增進協(xié)同管理資產(chǎn)價值的活動，均屬于免費協(xié)同辦公系統(tǒng)的內(nèi)容。結(jié)合個體與團體，將個體協(xié)同管理團體化，將內(nèi)隱協(xié)同管理外顯化;結(jié)合組織內(nèi)部與外部，將外部協(xié)同管理內(nèi)部化，將組織協(xié)同管理產(chǎn)品化，則屬于免費協(xié)同辦公系統(tǒng)的過程。免費協(xié)同辦公系統(tǒng)的重點在于企業(yè)內(nèi)部協(xié)同管理的開發(fā)管理，氛圍企業(yè)內(nèi)部協(xié)同管理的開發(fā)和管理、企業(yè)外部協(xié)同管理的投資和管理。企業(yè)對這種協(xié)同管理資源的管理能力的好壞會關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展。

　　具體到企業(yè)而言，企業(yè)的免費協(xié)同辦公系統(tǒng)分為企業(yè)內(nèi)部協(xié)同管理的開發(fā)管理和企業(yè)外部協(xié)同管理的投資管理。所謂的內(nèi)部免費協(xié)同辦公系統(tǒng)包含對企業(yè)工作中創(chuàng)造協(xié)同管理的提煉、整理、過濾和集中與共享。外部的投資管理就是對新技術(shù)等的購買與消化。項目管理屬于企業(yè)的管理過程，應該歸屬于企業(yè)內(nèi)部免費協(xié)同辦公系統(tǒng)過程。內(nèi)部管理的管理框架是：協(xié)同管理(隱性、顯性)的分類、基于協(xié)同管理的工作程序、協(xié)同管理密集型業(yè)務(wù)過程的管理、保護協(xié)同管理和防止外溢等問題。從組織機制和技術(shù)手段等方面提出相應對策，促進人力資源、協(xié)同管理的不斷積累和開發(fā)，構(gòu)件全員參與的以協(xié)同管理積累、生產(chǎn)、獲取、共享和利用為核心的企業(yè)模式。

　　2、企業(yè)推動免費協(xié)同辦公系統(tǒng)的目的

　　作為一個協(xié)同管理經(jīng)濟社會中的企業(yè)，協(xié)同管理已經(jīng)成為一個企業(yè)生存和發(fā)展的重要支撐力量，擁有行業(yè)領(lǐng)先協(xié)同管理和豐富實踐經(jīng)驗的組織會得到豐厚的匯報和有利的競爭優(yōu)勢;而缺乏技術(shù)和經(jīng)驗的組織會被市場淘汰。所以推動免費協(xié)同辦公系統(tǒng)首先是增加組織整體協(xié)同管理的存量與價值的需要，也是提升技術(shù)、產(chǎn)品、與服務(wù)創(chuàng)新的績效以及組織整體對外的競爭力的需要，更是組織發(fā)展核心技術(shù)力的需要;其次作為擁有協(xié)同管理和行業(yè)技能的組織成員，協(xié)同管理作為一種無形資產(chǎn)蘊藏在組織成員中，推動免費協(xié)同辦公系統(tǒng)也可以促進組織內(nèi)部的協(xié)同管理流通，提升成員獲取協(xié)同管理的效率，指導組織協(xié)同管理創(chuàng)新的方向，有效發(fā)揮組織內(nèi)個體成員的協(xié)同管理能力與開發(fā)潛能。最后，推動組織的免費協(xié)同辦公系統(tǒng)，可以提升組織個體與整體的協(xié)同管理學習能力，形成有利于協(xié)同管理創(chuàng)新的企業(yè)文化與價值觀。第四，免費協(xié)同辦公系統(tǒng)還可以有效防止組織員工變動帶來的公司震動，可以防止人員的流動造成公司業(yè)務(wù)能力的損失;第五，樂意為公司規(guī)范化運作提供幫助，提供項目運作的模板。

　　二、項目過程引入免費協(xié)同辦公系統(tǒng)的原因

　　1、協(xié)同管理經(jīng)濟和信息時代的到來推動項目型企業(yè)必須引入免費協(xié)同辦公系統(tǒng)

　　隨著協(xié)同管理經(jīng)濟的來臨，協(xié)同管理作為一種資源越來越受到人們的重視，協(xié)同管理在競爭中地位的上升直接導致了企業(yè)管理模式的深刻轉(zhuǎn)變。對企業(yè)協(xié)同管理的源泉(員工)、協(xié)同管理交換的場所(組織)和協(xié)同管理資源本身的管理成為當前企業(yè)面臨的最大挑戰(zhàn)，協(xié)同管理的創(chuàng)造、積累、轉(zhuǎn)換和利用成為企業(yè)發(fā)展的根本根源所在。因此，從免費協(xié)同辦公系統(tǒng)角度尋找企業(yè)發(fā)展的出路正變得越來越重要。作為創(chuàng)造性工作更多的項目型企業(yè)對協(xié)同管理的依賴程度更深，推動免費協(xié)同辦公系統(tǒng)以適應企業(yè)環(huán)境的變化是當務(wù)之急。

　　2、項目管理的特點適合推動免費協(xié)同辦公系統(tǒng)

　　項目的一次性特點造成每個項目都有自己的獨特性和唯一性，由于項目的獨特性，項目的工作過程就是協(xié)同管理創(chuàng)造的過程，每個項目的獨特工作經(jīng)歷會給公司帶來豐富的經(jīng)驗積累。另一方面，作為某個行業(yè)的項目的整個操作過程還是有其固有特點和共性的，項目在執(zhí)行過程中如能得到公司豐富經(jīng)驗(協(xié)同管理)的支持可以使工作開展起來順風順水。所以說這兩個方面的工作是相輔相成的，項目實踐的經(jīng)驗和教訓是組織難得的協(xié)同管理和經(jīng)歷，對其進行有效的協(xié)同管理整理和顯化是對組織協(xié)同管理豐富和增強組織競爭力的有力促進和提高;同時在項目實踐中合理有效地應用公司的優(yōu)勢技術(shù)和協(xié)同管理可以快速推動項目的進展和合理節(jié)約地解決項目難題;項目的快速高效完成同樣會為公司建立良好的社會形象和行業(yè)里有利的競爭地位。

　　3、現(xiàn)代項目管理理論已經(jīng)融入了免費協(xié)同辦公系統(tǒng)的理念

　　以美國PMI的PMBOK 2000版為例，在該體系中有多處的規(guī)定都體現(xiàn)了免費協(xié)同辦公系統(tǒng)理論的論點：在范圍管理中的范圍變更控制輸出文本就有教訓概念，并明確指出“使其成為本項目或執(zhí)行組織其他項目的歷史數(shù)據(jù)庫的一部分”，體現(xiàn)了協(xié)同管理收集的要求;在整體管理和溝通管理等模塊中也多次體現(xiàn)了對協(xié)同管理收集的要求。在項目管理中提出要盡量集中辦公，體現(xiàn)了對交流的重視;在人力資源管理中的規(guī)定也體現(xiàn)了有關(guān)理論。

　　三、項目過程中的免費協(xié)同辦公系統(tǒng)

　　企業(yè)實施免費協(xié)同辦公系統(tǒng)一般來講需要從三個層面組織：組織成員的個體層面、組織整體的行為層面和組織間的行為層面[2]。但是項目一般是在企業(yè)之下開展工作，項目過程是協(xié)同管理的創(chuàng)造過程，也是對企業(yè)協(xié)同管理的應用過程。所以我們討論項目過程中的免費協(xié)同辦公系統(tǒng)僅僅涉及到員工個體行為和組織兩個層面的管理：

　　1、項目實踐過程中的協(xié)同管理創(chuàng)造和協(xié)同管理的整理、收集和組織化，即個人協(xié)同管理及時轉(zhuǎn)化為企業(yè)協(xié)同管理。

　　在員工個體層面上，員工是協(xié)同管理的創(chuàng)造者和持有人。個體的協(xié)同管理創(chuàng)新能力和協(xié)同管理儲備決定著企業(yè)的實力和競爭力。在這一層面，免費協(xié)同辦公系統(tǒng)的關(guān)鍵在于提高員工作為組織協(xié)同管理源泉的創(chuàng)新能力，鼓勵員工通過團隊習作分享協(xié)同管理，將個人擁有的隱性協(xié)同管理有效地轉(zhuǎn)化為企業(yè)協(xié)同管理。這個過程的難點在于隱性協(xié)同管理的顯化和企業(yè)化。

　　2、項目對組織協(xié)同管理的有效發(fā)掘、傳播和發(fā)揮作用。

　　在組織層面上，組織是企業(yè)隱性協(xié)同管理和顯性協(xié)同管理交換和應用的場所。組織認知能力的提高和協(xié)同管理庫的完善決定著企業(yè)的發(fā)展能力和競爭實力。在這一層面上，我們應該著重考慮增強企業(yè)協(xié)同管理創(chuàng)新和交換的強度，引導組織學習，建立科學和符合企業(yè)實際的流程，促進協(xié)同管理的傳播和利用。

　　四、項目過程中的免費協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施

　　1、依靠組織的免費協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺開展工作：免費協(xié)同辦公系統(tǒng)離不開信息技術(shù)的支撐，但是不僅僅建立Intranet系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫，還要有企業(yè)文化和管理手段的比切結(jié)合，才能取得成功。具體的建立步驟為：建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，構(gòu)成企業(yè)內(nèi)部的通訊和協(xié)作平臺;引入業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)，如項目管理系統(tǒng)(PM)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)，建立采購、生產(chǎn)、庫存、銷售、財務(wù)等各個環(huán)節(jié)的集成管理;對協(xié)同管理進行分類、評估、開發(fā)、共享的管理以及協(xié)同管理庫的建立與更新。下圖是微軟提出的免費協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺系統(tǒng)：

　　2、在員工層次上，營造良好的組織交流方式推動協(xié)同管理的創(chuàng)新和分享。

　　由于項目團隊屬于一次性的組織，成員來自企業(yè)的各個職能部門甚至企業(yè)外部的一些行業(yè)專家，他們擁有不同的背景、協(xié)同管理、技能和經(jīng)驗。項目管理過程中對成員之間的交流尤為重要，作為創(chuàng)造性的工作性質(zhì)，項目管理隨時都要面對各種不同的突發(fā)問題，如何解決這些問題并不是按照操作規(guī)程就能完全解決的，豐富的實踐經(jīng)驗是妥善解決問題的關(guān)鍵。為了最完美解決問題，項目成員全部擁有這種經(jīng)驗是最好的，但是實際情況顯然不可能達到這種高度，交流和分享就顯得非常重要了。所以說：對項目而言，團隊成員的協(xié)同管理和經(jīng)驗是十分寶貴的，在項目成立后，首要的問題就是要推動成員交流，促成成員協(xié)同管理的共享和創(chuàng)新。

　　2.1 在項目內(nèi)部創(chuàng)造適合交流的環(huán)境，推動項目成員之間的交流和技能分享。

　　免費協(xié)同辦公系統(tǒng)理論認為成員個體上身上蘊藏的大部分是隱性協(xié)同管理，并且通過非正式渠道交流和分享，比如師徒的言傳身教、同事之間的閑聊比試等方式;在正式場合，人們對這些協(xié)同管理很少涉及。但是員工身上的這部分協(xié)同管理往往是他最有價值的協(xié)同管理和經(jīng)驗。為了營造適合交流的氛圍，我們可以采取如下一些措施：集體辦公：提高團隊成員在一起的時間，使大家信息交流充分及時;多安排一些非正式交流的活動：如安排工作聚餐、集體休閑活動、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)社區(qū)和論壇等，可以讓團隊成員在輕松的環(huán)境中說出自己的工作經(jīng)驗和教訓。通過這些活動提供大家在一起交流的時間對互相的溝通交流非常有利。

　　2.2 對積極貢獻自己經(jīng)驗的成員進行有效激勵，提高團隊成員分享經(jīng)驗的積極性。

　　鼓勵團隊成員交流分享自己的經(jīng)驗教訓是取得協(xié)同管理的有效途徑。在項目進行中，可以制訂一些鼓勵大家提供經(jīng)驗的措施，可以是鼓勵大家提供創(chuàng)造性經(jīng)驗的明文規(guī)定，也可以是對在難題處理中做出突出貢獻的員工進行獎勵。各種方式不一而足，總的原則是推動成員和大家分享自己的創(chuàng)新經(jīng)驗。

　　2.3 對成員貢獻經(jīng)驗要進行正確評價。

　　項目對團隊成員貢獻的經(jīng)驗的評估是一個很復雜的事情。很多時候大家難以認識到這些經(jīng)驗的價值。一方面大部分協(xié)同管理的效果顯現(xiàn)不是立桿現(xiàn)影的，而是有一定的滯后;另一方面，很多團隊成員的經(jīng)驗效果被表現(xiàn)為部門的結(jié)果，從而弱化個人經(jīng)驗的重要性;還有就是難以判斷在一個項目中成功的經(jīng)驗是否具有推廣價值。這些因素都使個人經(jīng)驗的評估復雜化，錯誤的評估還有可能挫敗個人的積極性。如何正確的評估成員經(jīng)驗需要慎重進行。比較穩(wěn)妥的做法應該是全面系統(tǒng)地收集經(jīng)驗和處理經(jīng)過;分析事件的獨特性和普遍性;尋找理論支持，升華經(jīng)驗，最后對經(jīng)驗進行正確評估。

　　3、在組織層次上，建立科學的流程，推動協(xié)同管理的收集、分析和協(xié)同管理傳播。

　　我們知道現(xiàn)代企業(yè)強調(diào)組織和流程，要求公司員工在工作中按照公司的規(guī)定程序進行，然而項目型公司中的工作大部分是創(chuàng)造性和處理隨機變化事務(wù)的，如果過多地偏重于流程，可能根本就無法產(chǎn)生新的創(chuàng)意。所以，在員工層面上，過分嚴格的流程管理與事無宜;但是在組織層面就非常適合用流程管理去規(guī)范協(xié)同管理的收集、分析和錄入數(shù)據(jù)庫。流程這種有組織的協(xié)調(diào)形式可以使區(qū)域性協(xié)同管理在更加廣泛的范圍內(nèi)應用。

　　3.1 設(shè)計合理的收集、分析和整理協(xié)同管理的流程

　　如前所述，在項目中已經(jīng)創(chuàng)造和積累的豐富的經(jīng)驗和協(xié)同管理。如何傳播和利用它們是免費協(xié)同辦公系統(tǒng)組織層面要解決的問題。數(shù)據(jù)庫作為基本的管理工具，已經(jīng)廣泛地應用到實踐中了。但是一些企業(yè)盡管在自己數(shù)據(jù)庫中錄入了員工的經(jīng)驗和協(xié)同管理，創(chuàng)建了員工的交流平臺，但是效果并不理想。原因就在于協(xié)同管理錄入標準沒有建立在統(tǒng)一規(guī)范的基礎(chǔ)上，也就是要設(shè)計科學合理的協(xié)同管理收集、分析和整理錄入的流程。因為如果大家自由把一些技巧和協(xié)同管理進入數(shù)據(jù)庫，往往沒有系統(tǒng)性和說服力(甚至有虛假信息)，使檢索者產(chǎn)生迷惑和不信任感，逐漸會抵制數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫中零散、個性的東西越多，數(shù)據(jù)庫的作用就越小，甚至一段時間后，組織成員會因為對數(shù)據(jù)庫失去信心而不再使用它。

　　那么如何避免這個問題呢?流程是我們的好幫手。正確的工作流程應該是：組織成立專門的經(jīng)驗、協(xié)同管理審核與分析委員會，對從項目或者是個人申報的創(chuàng)新經(jīng)驗和技巧進行審查和選擇，對有效的協(xié)同管理和經(jīng)驗要會同公司的專家、技術(shù)骨干和協(xié)同管理提供者共同對經(jīng)驗進行分析和提煉，從理論上證明其正確性，從試驗中證明其可操作性和可能存在的共性，如此整理后的協(xié)同管理再行錄入數(shù)據(jù)庫。這樣的記錄可以給檢索者提供有說服力的支持，使檢索者采納你的經(jīng)驗。

　　3.2 便捷的檢索工具有利于協(xié)同管理的傳播和組織內(nèi)部的協(xié)同管理分享

　　由于一個組織可能有很多項目在同時進行，各個項目產(chǎn)生的新工藝或者技巧在項目團隊內(nèi)部可以有效傳播和應用，但很少能影響其他的項目。有可能其他項目正在煩惱的問題已經(jīng)在另外一個項目上被順利解決了。作為組織的整個成員并不能了解各個項目成員所掌握的協(xié)同管理。這樣的矛盾可以通過建立一個組織內(nèi)部數(shù)據(jù)庫檢索機制來傳播這些協(xié)同管理。檢索的工具可以采用關(guān)鍵字檢索和論壇標題檢索等方法。

　　當人們在遇到難題時，他們可以登陸企業(yè)的協(xié)同管理庫，對該難題進行搜索，如果協(xié)同管理庫足夠豐富，完全可以尋找到解決辦法。如果沒有搜索結(jié)果，那么項目在自我解決該問題后，可以提交該難題的解決方案給公司協(xié)同管理評估、錄入委員會，對公司協(xié)同管理庫進行豐富和完善。