會(huì)議管理

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會(huì)議管理

　　業(yè)務(wù)說明：會(huì)議管理是為了保證會(huì)議的正常進(jìn)行并提高會(huì)議的效率，而對會(huì)議的籌備、組織、保障等工作的一種有效的協(xié)調(diào);會(huì)議是解決問題的手段之一，是領(lǐng)導(dǎo)工作的一種重要方式，作為行政人員，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到會(huì)議的重要性，正確的運(yùn)用會(huì)議這一手段進(jìn)行管理

　　管理痛點(diǎn)：

　　1、會(huì)議無統(tǒng)一格式，會(huì)議多，反復(fù)討論同一議題

　　2、會(huì)議準(zhǔn)備不足，參會(huì)人未提前知曉匯報(bào)材料;

　　3、會(huì)議紀(jì)律未貫徹，會(huì)議無故缺席、遲到等

　　4、管理無序，整體沒有節(jié)奏，參會(huì)人權(quán)責(zé)不明確

一、會(huì)議室

　　業(yè)務(wù)說明：會(huì)議室，開會(huì)用的房間，可以用于召開學(xué)術(shù)報(bào)告、會(huì)議、培訓(xùn)、組織活動(dòng)和接待客人等。

　　1、功能：對企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議室進(jìn)行登記，方便會(huì)議安排

　　2、操作說明：

　　(1)、【錄入數(shù)據(jù)】→【保存】：錄入會(huì)議室編號(hào)、會(huì)議室名稱、會(huì)議室位置、可容納人數(shù)、是否多功能、啟用狀態(tài)等以上信息，并上傳相關(guān)的附件

　　(2)、保存且新增：將當(dāng)前會(huì)議室表單的數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊保存且新增，系統(tǒng)就會(huì)同時(shí)保存已錄入的數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)到新的頁面，可以再次重新增加數(shù)據(jù)

　　(3)、定位：點(diǎn)擊定位，通過輸入查詢條件就可以查詢會(huì)議室單據(jù)詳細(xì)情況。比如：要查詢一個(gè)會(huì)議室的情況，在查詢條件那里輸入會(huì)議編號(hào)或者會(huì)議室名稱，然后點(diǎn)擊確定，就可以查詢到該會(huì)議室詳細(xì)單據(jù)

　　(4)、協(xié)同按鈕：點(diǎn)擊協(xié)同按鈕，可以快速的查詢與會(huì)議室信息相關(guān)的列表和報(bào)表

　　(5)、表單左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　注： 表單中有紅色*號(hào)的字段為必填字段

　　圖一：

　　圖二：

　　會(huì)議室列表

　　業(yè)務(wù)說明：會(huì)議室，開會(huì)用的房間

　　1、功能：

　　(1)、通過關(guān)鍵字段可以查詢到相關(guān)會(huì)議室，方便會(huì)議室使用的安排

　　(2)、也可通過列表中藍(lán)色字體的字段，比如：會(huì)議室編號(hào)、會(huì)議室名稱、會(huì)議室位置等可查詢會(huì)議室的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前會(huì)議室列表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對會(huì)議室列表中的的經(jīng)辦人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)會(huì)議室列表，對會(huì)議室的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、修改：選擇要修改內(nèi)容前的序號(hào)，再點(diǎn)擊修改即可。比如：要修改一個(gè)會(huì)議室的信息，選擇該主題前的序號(hào)，然后再點(diǎn)擊修改即可;或者雙擊該會(huì)議室編號(hào)也可以進(jìn)行修改

　　(4)、打印：直接點(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前會(huì)議室列表打印的紙張自定義，或者只打印列表上的編號(hào)、名稱這兩列

　　(5)、輸出：如果當(dāng)前會(huì)議室列表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對列表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(6)、列表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二:

　　會(huì)議室查詢

　　業(yè)務(wù)說明：會(huì)議室，開會(huì)用的房間

　　1、功能：

　　(1)、通過關(guān)鍵字段可以查詢到相關(guān)會(huì)議室，方便會(huì)議室使用的安排

　　(2)、也可通過報(bào)表中藍(lán)色字體的字段，比如：會(huì)議室編號(hào)、會(huì)議室名稱、會(huì)議室位置等可查詢會(huì)議室的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前會(huì)議室報(bào)表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對會(huì)議室報(bào)表中的的經(jīng)辦人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)會(huì)議室報(bào)表，對會(huì)議室的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、打印：直接點(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前會(huì)議室報(bào)表打印的紙張自定義，或者只打印報(bào)表上的編號(hào)、名稱這兩列

　　(4)、輸出：如果當(dāng)前會(huì)議室報(bào)表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對報(bào)表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(5)、報(bào)表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二:

二、會(huì)議通知

　　業(yè)務(wù)說明：上級(jí)對下級(jí)、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達(dá)事情或召開會(huì)議等所使用的應(yīng)用文

　　1、功能：通過相關(guān)字段將公司內(nèi)部會(huì)議的通知進(jìn)行錄入

　　2、操作說明：

　　(1)、【錄入數(shù)據(jù)】→【保存】：錄入通知編號(hào)、會(huì)議類型、會(huì)議地點(diǎn)、召集人、召開部門、會(huì)議狀態(tài)、與會(huì)人員、開始日期、開始時(shí)間、時(shí)長、會(huì)議主題、主持人、會(huì)議議題、資料準(zhǔn)備、會(huì)議內(nèi)容、填寫人、當(dāng)前日期等以上信息，并上傳相關(guān)的附件

　　(2)、保存且新增：將當(dāng)前會(huì)議通知表單的數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊保存且新增，系統(tǒng)就會(huì)同時(shí)保存已錄入的數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)到新的頁面，可以再次重新增加數(shù)據(jù)

　　(3)、定位：點(diǎn)擊定位，通過輸入查詢條件就可以查詢會(huì)議通知單據(jù)詳細(xì)情況。比如：要查詢一個(gè)會(huì)議通知的情況，在查詢條件那里輸通知編號(hào)或者類型，然后點(diǎn)擊確定，就可以查詢到該會(huì)議通知詳細(xì)單據(jù)

　　(4)、協(xié)同按鈕：點(diǎn)擊協(xié)同按鈕，可以快速的查詢與會(huì)議通知信息相關(guān)的列表和報(bào)表

　　(5)、表單左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　注： 表單中有紅色*號(hào)的字段為必填字段

　　圖一：

　　圖二：

　　會(huì)議通知列表

　　業(yè)務(wù)說明：上級(jí)對下級(jí)、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達(dá)事情或召開會(huì)議等所使用的應(yīng)用文

　　1、功能：

　　(1)、可通過相關(guān)字段查詢每次會(huì)議通知的內(nèi)容

　　(2)、也可通過列表中藍(lán)色字體的字段，比如：通知編號(hào)、會(huì)議類型、召開部門、填寫人等可查詢會(huì)議通知的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前會(huì)議通知列表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對會(huì)議通知列表中的的填寫人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)會(huì)議通知列表，對會(huì)議通知的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、修改：選擇要修改內(nèi)容前的序號(hào)，再點(diǎn)擊修改即可。比如：要修改一個(gè)會(huì)議通知的信息，選擇該主題前的序號(hào)，然后再點(diǎn)擊修改即可;或者雙擊該會(huì)議通知編號(hào)也可以進(jìn)行修改

　　(4)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前會(huì)議通知列表打印的紙張自定義，或者只打印列表上的編號(hào)、會(huì)議類型這兩列

　　(5)、輸出：如果當(dāng)前會(huì)議通知列表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對列表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(6)、列表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二:

　　會(huì)議通知查詢

　　業(yè)務(wù)說明：上級(jí)對下級(jí)、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達(dá)事情或召開會(huì)議等所使用的應(yīng)用文

　　1、功能：

　　(1)、可通過相關(guān)字段查詢每次會(huì)議通知的內(nèi)容

　　(2)、也可通過報(bào)表中藍(lán)色字體的字段，比如：通知編號(hào)、會(huì)議類型、召開部門、填寫人等可查詢會(huì)議通知的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前會(huì)議通知報(bào)表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對會(huì)議通知報(bào)表中的的填寫人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)會(huì)議通知報(bào)表，對會(huì)議通知的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前會(huì)議通知報(bào)表打印的紙張自定義，或者只打印報(bào)表上的編號(hào)、會(huì)議類型這兩列

　　(4)、輸出：如果當(dāng)前會(huì)議通知報(bào)表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對報(bào)表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(5)、報(bào)表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二：

三、會(huì)議記錄

　　業(yè)務(wù)說明：是指在會(huì)議過程中，由記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會(huì)議記錄，大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證

　　1、功能：通過會(huì)議通話單號(hào)、召開部門、主持人等字段將每次的會(huì)議內(nèi)容對應(yīng)的進(jìn)行登記以及記錄

　　2、操作說明：

　　(1)、【錄入數(shù)據(jù)】→【保存】：錄入記錄編號(hào)、會(huì)議通知單號(hào)、會(huì)議地點(diǎn)、召集人、召開部門、主持人、與會(huì)人員、開始日期、開始時(shí)間、時(shí)長、會(huì)議主題、會(huì)議類型、會(huì)議議題、會(huì)議內(nèi)容、通知人、通知時(shí)間、記錄人、記錄時(shí)間、備注等以上信息，并上傳相關(guān)的附件

　　(2)、保存且新增：將當(dāng)前會(huì)議記錄表單的數(shù)據(jù)錄入后，點(diǎn)擊保存且新增，系統(tǒng)就會(huì)同時(shí)保存已錄入的數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)到新的頁面，可以再次重新增加數(shù)據(jù)

　　(3)、定位：點(diǎn)擊定位，通過輸入查詢條件就可以查詢會(huì)議記錄單據(jù)詳細(xì)情況。比如：要查詢一個(gè)會(huì)議記錄的情況，在查詢條件那里輸入單號(hào)或者地點(diǎn)，然后點(diǎn)擊確定，就可以查詢到該會(huì)議記錄詳細(xì)單據(jù)

　　(4)、協(xié)同按鈕：點(diǎn)擊協(xié)同按鈕，可以快速的查詢與會(huì)議記錄信息相關(guān)的列表和報(bào)表

　　(5)、表單左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　注： 表單中有紅色*號(hào)的字段為必填字段

　　圖一：

　　圖二:

　　會(huì)議記錄列表

　　業(yè)務(wù)說明：是指在會(huì)議過程中，由記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會(huì)議記錄，大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證

　　1、功能：

　　(1)、通過會(huì)議通話單號(hào)、召開部門、主持人等字段對每次的會(huì)議內(nèi)容對應(yīng)的進(jìn)行查詢

　　(2)、也可通過列表中藍(lán)色字體的字段，比如：會(huì)議記錄編號(hào)、會(huì)議通知單號(hào)、召開部門、主持人等可查詢會(huì)議記錄的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前會(huì)議記錄列表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對會(huì)議記錄列表中的的主持人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)會(huì)議記錄列表，對會(huì)議記錄的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、修改：選擇要修改內(nèi)容前的序號(hào)，再點(diǎn)擊修改即可。比如：要修改一個(gè)會(huì)議記錄的信息，選擇該主題前的序號(hào)，然后再點(diǎn)擊修改即可;或者雙擊該會(huì)議記錄編號(hào)也可以進(jìn)行修改

　　(4)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前會(huì)議記錄列表打印的紙張自定義，或者只打印列表上的編號(hào)、通知單號(hào)這兩列

　　(5)、輸出：如果當(dāng)前會(huì)議記錄列表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對列表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(6)、列表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二：

　　會(huì)議記錄查詢

　　業(yè)務(wù)說明：是指在會(huì)議過程中，由記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會(huì)議記錄，大限度地再現(xiàn)會(huì)議情境的保證

　　1、功能：

　　(1)、通過會(huì)議通話單號(hào)、召開部門、主持人等字段對每次的會(huì)議內(nèi)容對應(yīng)的進(jìn)行查詢

　　(2)、也可通過報(bào)表中藍(lán)色字體的字段，比如：會(huì)議記錄編號(hào)、會(huì)議通知單號(hào)、召開部門、主持人等可查詢會(huì)議記錄的詳細(xì)表單數(shù)據(jù)

　　2、操作：

　　(1)、查詢：點(diǎn)擊查詢按鈕，在出現(xiàn)的這個(gè)查詢條件的界面中，我們可以對當(dāng)前會(huì)議記錄報(bào)表進(jìn)行主題的篩選查詢，或者對會(huì)議記錄報(bào)表中的的主持人進(jìn)行查詢，這樣領(lǐng)導(dǎo)就可以更加方便的根據(jù)會(huì)議記錄報(bào)表，對會(huì)議記錄的信息進(jìn)行查詢與分析

　　(2)、查詢方案：將經(jīng)常查詢的條件選擇好后，輸入方案名稱，就可以點(diǎn)擊保存方案，有助于下次查詢的時(shí)候直接快速點(diǎn)擊查詢的方案，就不用再次選擇條件

　　(3)、打?。褐苯狱c(diǎn)擊打印，還可以設(shè)置打印的頁面，比如：對當(dāng)前會(huì)議記錄報(bào)表打印的紙張自定義，或者只打印報(bào)表上的編號(hào)、通知單號(hào)這兩列

　　(4)、輸出：如果當(dāng)前會(huì)議記錄報(bào)表的模板不是自己想要的，可以點(diǎn)擊輸出通過Excel表格的格式保存到電腦，對報(bào)表進(jìn)行第二次自定義的修改

　　(5)、報(bào)表中左上角的按鈕作用，如下圖所示

　　圖一：

　　圖二: