用印外借

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用印外借

　　一、在企業(yè)中用印外借管理存在的問題

　　1、個(gè)別印章管理員讓印章離開自己視線范圍或者自己沒時(shí)間就讓他人代為蓋章，在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

　　2、個(gè)別企業(yè)在印章外借的時(shí)候，都是通過紙質(zhì)單據(jù)提交申請單，然后由對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，時(shí)間長了，這些單據(jù)就不知所蹤了，查找起來十分困難。

　　3、個(gè)別單位缺乏規(guī)范的用印外借登記臺賬，不知道每次印章的借用人、借用時(shí)間、歸還時(shí)間、用途等，以后涉及印章亂用的情況無法追溯，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　4、個(gè)別企業(yè)中在對用印外借管理時(shí)缺乏嚴(yán)格的管理機(jī)制，只管印章什么時(shí)候借出去的，也不管其是否按時(shí)歸還，容易出現(xiàn)印章丟失，或者因延遲歸還而影響其他人使用的情況。

　　二、系統(tǒng)中用印外借的管控點(diǎn)及作用

　　1、提供提供用印外借單據(jù)，由印章管理員對每一次的印章外借情況進(jìn)行登記，記錄借用人、所屬部門、借用時(shí)間，這也是印章管理員認(rèn)真監(jiān)管每次印章外借情況的表現(xiàn)。

　　2、在系統(tǒng)中，可以對用印外借單設(shè)置多級審批，由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)以及總經(jīng)理等進(jìn)行審批，系統(tǒng)中自動形成完整的審批記錄，以后在發(fā)現(xiàn)外借印章出現(xiàn)亂使用的情況，可以找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，避免互相推諉。

　　3、在系統(tǒng)中，通過對每次用印外借情況的登記，形成了規(guī)范的外借臺賬，方便以后進(jìn)行追溯。

　　4、在系統(tǒng)中，除了對用印外借的借出時(shí)間進(jìn)行管理外，還能對歸還時(shí)間、歸還人進(jìn)行管理，通過歸還記錄能在一定程度上避免印章丟失沒能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，或者長時(shí)間不歸還而影響其他需要蓋章的業(yè)務(wù)正常進(jìn)行的情況。

　　三、泛普軟件中的用印外借單據(jù)

　　在泛普工程管理系統(tǒng)中，由行政部印章保管人員填寫此單據(jù)。

　　1、基本信息

　　用印外借單據(jù)主要包含外借編號、外借主題、印章類型、借出時(shí)間、借用時(shí)長、借用人、所屬部門、歸還人、所屬部門、歸還時(shí)間、用途等內(nèi)容。