做好那些重要但不緊急的工作

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估計很多人工作一段時間后，都會陷入這樣的工作狀態(tài)：計劃好的事情一拖再拖，領導安排的任務不到最后一刻不著手準備，每天都疲于應對各種緊急事情……此時，他們的時間管理實際上已變得非常糟糕，這已直接影響了一個職場人的發(fā)展。近日，在講座“高效時間管理的七個工具”上，香港某上市公司集團的人才發(fā)展經(jīng)理馬星介紹了高效能人士時間管理的工具和實用操作技巧，記者從中挑選了幾個讀者易懂并馬上可以操作的技巧介紹給讀者。

法則：用65%-80%的時間處理重要但不緊急的工作

一天忙忙碌碌下來，許多職場人會發(fā)現(xiàn)，自己每天都像“救火隊”一樣被動地處理各種緊急的工作。一些無關緊要的工作占用了職場人太多的時間，而一些重要的但不緊急的事情卻被束之高閣。

根據(jù)四象限法則，一個人的工作可以分為四種類型，一種是重要也很緊急的工作，第二種是重要但不緊急的工作，第三種是緊急但不重要工作，第四種是不重要也不緊急的工作。我們很多人往往把50%-60%的時間放在了處理緊急但不重要的工作上，而重要但不緊急的工作卻用的時間很少。下面是一個普通人和高效能人士時間安排的一個比較圖。高效能人士的時間安排是，把65%-80%的時間安排在重要但不緊急的工作，由于他們把大部分工作都提前統(tǒng)籌和規(guī)劃好了，其余象限的工作自然而然就減少了。

第二象限重要但不緊急的工作包括問題的發(fā)掘與預防、持續(xù)學習、關于團隊的建設、真正有效的授權、確定自己的個人使命、長期的職業(yè)生涯規(guī)劃、個人使命等。

提高時間管理的四種技巧

要改變時間管理，馬星介紹了很多實用的技巧，記者從中挑選了幾個馬上就可操作的方法，介紹給讀者。

實用技巧1：6點優(yōu)先工作制

要改變自己每天都像“救火隊”一樣的工作狀態(tài)，首先要調(diào)整好自己的工作時間安排。把盡量多的時間用在重要但不緊急的工作上。

效率大師艾維利提出了“6點優(yōu)先工作制”的方法。具體操作方法是每天早晨上班前，寫下今天要做的全部事情；按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情；每天一開始，全力以赴做標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴做標號為“2”的事情，以此類推。

艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么他一定是一位高效率人士。

實用技巧2：設定不被干擾的時間

很多職場人，往往會有這樣的抱怨，每天似乎都很忙碌，一年到頭作總結(jié)的時候，卻發(fā)現(xiàn)自己一年似乎什么都沒有做，一年都沒啥進步。這些人每天就像陀螺似的在旋轉(zhuǎn)，很少靜下心來考慮考慮自己做的工作。

也有的人經(jīng)常抱怨，在做一些重要工作時，因為時刻被別的事情被打斷，而難以高質(zhì)量的完成。

建議采用的方法是每天固定拿出一段時間來，可以是早上或晚上，為自己設定一段不被干擾的時間，一方面可以靜下心來集中做一些工作；另一方面也可以靜下心來自我反思并調(diào)整自己第二天的時間安排。

實用技巧3：20秒情緒控制

時間管理上，要克服拖沓癥，還有很重要的一個方法就是要學會控制自己的情緒，對一些應該做的事情，應立即行動，快20秒。比如，周末是睡懶覺還是去參加論壇或講座，這時候，就要提前20秒，快速作出積極的決定，而不是躺在那兒考慮半天就是不加行動。

而對一些需謹慎考量的事情，或情緒激動時的決定，就要三思而后行，慢20秒作出決定。

實用技巧4：設定小的TIMER

要改變拖沓的習慣，還可以嘗試使用一個最簡便的方法，就是在做某項工作時，為自己設定一個TIMER（時間），比如寫一篇稿子或一篇匯報，為自己設定半個小時或一個小時，然后用倒計時的方式，開始工作，這樣的訓練，你會發(fā)現(xiàn)比平時做同樣的工作，節(jié)省不少時間，原先寫報告前的各種情緒預備工作等全部簡化了，工作效率大大提高。

當然，改變時間管理的技巧還有很多，比如使用outlook里面的日歷、目標分解法、下決心一次性把事情做好、利用碎片化時間、挑戰(zhàn)“快文化”等。讀者不妨先從以上幾個容易著手的方法做起。

挑戰(zhàn)自我舒適期 3個月達到養(yǎng)成期

據(jù)馬星介紹，要改變一個人多年來的習慣，挑戰(zhàn)自我的舒適期并不容易。很多人都難以堅持下來，一般而言，一個人改變習慣需要三個階段。第一個階段導入期，需要1-7天，人們改變習慣的行為是有意識的，但不自然；第二個階段是適應期，一般需要7-21天，這時候人們的改變雖然還是有意識的，但已經(jīng)很自然。第三個階段是養(yǎng)成期，需要21-90天，這時候人們時間管理的行為已經(jīng)變成是下意識的了，而且非常自然。

以上是"做好那些重要但不緊急的工作"的內(nèi)容，本文的主題是“計劃好的事情一拖再拖，領導安排的任務不到最后一刻不著手準備，每天都疲于應對各種緊急事情……”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 時間的節(jié)省在于你怎么去做, 暑期教會孩子如何進行時間管理, 破解“天才”的秘密 天才是如何練成的？, 感謝您對本站的支持。

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