做好那些重要但不緊急的工作

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估計(jì)很多人工作一段時(shí)間后，都會(huì)陷入這樣的工作狀態(tài)：計(jì)劃好的事情一拖再拖，領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)不到最后一刻不著手準(zhǔn)備，每天都疲于應(yīng)對(duì)各種緊急事情……此時(shí)，他們的時(shí)間管理實(shí)際上已變得非常糟糕，這已直接影響了一個(gè)職場(chǎng)人的發(fā)展。近日，在講座“高效時(shí)間管理的七個(gè)工具”上，香港某上市公司集團(tuán)的人才發(fā)展經(jīng)理馬星介紹了高效能人士時(shí)間管理的工具和實(shí)用操作技巧，記者從中挑選了幾個(gè)讀者易懂并馬上可以操作的技巧介紹給讀者。

法則：用65%-80%的時(shí)間處理重要但不緊急的工作

一天忙忙碌碌下來，許多職場(chǎng)人會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己每天都像“救火隊(duì)”一樣被動(dòng)地處理各種緊急的工作。一些無關(guān)緊要的工作占用了職場(chǎng)人太多的時(shí)間，而一些重要的但不緊急的事情卻被束之高閣。

根據(jù)四象限法則，一個(gè)人的工作可以分為四種類型，一種是重要也很緊急的工作，第二種是重要但不緊急的工作，第三種是緊急但不重要工作，第四種是不重要也不緊急的工作。我們很多人往往把50%-60%的時(shí)間放在了處理緊急但不重要的工作上，而重要但不緊急的工作卻用的時(shí)間很少。下面是一個(gè)普通人和高效能人士時(shí)間安排的一個(gè)比較圖。高效能人士的時(shí)間安排是，把65%-80%的時(shí)間安排在重要但不緊急的工作，由于他們把大部分工作都提前統(tǒng)籌和規(guī)劃好了，其余象限的工作自然而然就減少了。

第二象限重要但不緊急的工作包括問題的發(fā)掘與預(yù)防、持續(xù)學(xué)習(xí)、關(guān)于團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、真正有效的授權(quán)、確定自己的個(gè)人使命、長(zhǎng)期的職業(yè)生涯規(guī)劃、個(gè)人使命等。

提高時(shí)間管理的四種技巧

要改變時(shí)間管理，馬星介紹了很多實(shí)用的技巧，記者從中挑選了幾個(gè)馬上就可操作的方法，介紹給讀者。

實(shí)用技巧1：6點(diǎn)優(yōu)先工作制

要改變自己每天都像“救火隊(duì)”一樣的工作狀態(tài)，首先要調(diào)整好自己的工作時(shí)間安排。把盡量多的時(shí)間用在重要但不緊急的工作上。

效率大師艾維利提出了“6點(diǎn)優(yōu)先工作制”的方法。具體操作方法是每天早晨上班前，寫下今天要做的全部事情；按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標(biāo)出六件最重要的事情；每天一開始，全力以赴做標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴做標(biāo)號(hào)為“2”的事情，以此類推。

艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么他一定是一位高效率人士。

實(shí)用技巧2：設(shè)定不被干擾的時(shí)間

很多職場(chǎng)人，往往會(huì)有這樣的抱怨，每天似乎都很忙碌，一年到頭作總結(jié)的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)自己一年似乎什么都沒有做，一年都沒啥進(jìn)步。這些人每天就像陀螺似的在旋轉(zhuǎn)，很少靜下心來考慮考慮自己做的工作。

也有的人經(jīng)常抱怨，在做一些重要工作時(shí)，因?yàn)闀r(shí)刻被別的事情被打斷，而難以高質(zhì)量的完成。

建議采用的方法是每天固定拿出一段時(shí)間來，可以是早上或晚上，為自己設(shè)定一段不被干擾的時(shí)間，一方面可以靜下心來集中做一些工作；另一方面也可以靜下心來自我反思并調(diào)整自己第二天的時(shí)間安排。

實(shí)用技巧3：20秒情緒控制

時(shí)間管理上，要克服拖沓癥，還有很重要的一個(gè)方法就是要學(xué)會(huì)控制自己的情緒，對(duì)一些應(yīng)該做的事情，應(yīng)立即行動(dòng)，快20秒。比如，周末是睡懶覺還是去參加論壇或講座，這時(shí)候，就要提前20秒，快速作出積極的決定，而不是躺在那兒考慮半天就是不加行動(dòng)。

而對(duì)一些需謹(jǐn)慎考量的事情，或情緒激動(dòng)時(shí)的決定，就要三思而后行，慢20秒作出決定。

實(shí)用技巧4：設(shè)定小的TIMER

要改變拖沓的習(xí)慣，還可以嘗試使用一個(gè)最簡(jiǎn)便的方法，就是在做某項(xiàng)工作時(shí)，為自己設(shè)定一個(gè)TIMER（時(shí)間），比如寫一篇稿子或一篇匯報(bào)，為自己設(shè)定半個(gè)小時(shí)或一個(gè)小時(shí)，然后用倒計(jì)時(shí)的方式，開始工作，這樣的訓(xùn)練，你會(huì)發(fā)現(xiàn)比平時(shí)做同樣的工作，節(jié)省不少時(shí)間，原先寫報(bào)告前的各種情緒預(yù)備工作等全部簡(jiǎn)化了，工作效率大大提高。

當(dāng)然，改變時(shí)間管理的技巧還有很多，比如使用outlook里面的日歷、目標(biāo)分解法、下決心一次性把事情做好、利用碎片化時(shí)間、挑戰(zhàn)“快文化”等。讀者不妨先從以上幾個(gè)容易著手的方法做起。

挑戰(zhàn)自我舒適期 3個(gè)月達(dá)到養(yǎng)成期

據(jù)馬星介紹，要改變一個(gè)人多年來的習(xí)慣，挑戰(zhàn)自我的舒適期并不容易。很多人都難以堅(jiān)持下來，一般而言，一個(gè)人改變習(xí)慣需要三個(gè)階段。第一個(gè)階段導(dǎo)入期，需要1-7天，人們改變習(xí)慣的行為是有意識(shí)的，但不自然；第二個(gè)階段是適應(yīng)期，一般需要7-21天，這時(shí)候人們的改變雖然還是有意識(shí)的，但已經(jīng)很自然。第三個(gè)階段是養(yǎng)成期，需要21-90天，這時(shí)候人們時(shí)間管理的行為已經(jīng)變成是下意識(shí)的了，而且非常自然。

以上是"做好那些重要但不緊急的工作"的內(nèi)容，本文的主題是“計(jì)劃好的事情一拖再拖，領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)不到最后一刻不著手準(zhǔn)備，每天都疲于應(yīng)對(duì)各種緊急事情……”。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 時(shí)間的節(jié)省在于你怎么去做, 暑期教會(huì)孩子如何進(jìn)行時(shí)間管理, 破解“天才”的秘密 天才是如何練成的？, 感謝您對(duì)本站的支持。

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