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多項(xiàng)目管理 五招讓你具有“三頭六臂”
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2006年,有一段時(shí)間我手上有11個(gè)項(xiàng)目在同時(shí)進(jìn)行,并且還要負(fù)責(zé)幾個(gè)系統(tǒng)的支持工作,還要管理一個(gè)小團(tuán)隊(duì)的日常工作。那段時(shí)間真是有些超負(fù)荷運(yùn)作,忙得是天昏地暗,不亦樂(lè)乎。正是這種情況,讓我積累了一些如何同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目又能完成好日常工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)??偨Y(jié)下來(lái),從五個(gè)方面把握好,就能讓你有了“三頭六臂”變成“超人”的感覺(jué)。
好記性不如爛筆頭 多用圖表
在多項(xiàng)目的境況下,一定要做好紀(jì)錄工作。俗話說(shuō):好記性不如爛筆頭。不要過(guò)分相信自己的記憶力。
第一步:建立一張項(xiàng)目基本狀態(tài)表,每天晚上做一次更新。這樣在第二天上班來(lái)了之后,能夠清楚的知道今天應(yīng)該做些什么。尤其是在手上項(xiàng)目多的情況下。
第二步:將項(xiàng)目按照四個(gè)象限分類,在各個(gè)象限中填上項(xiàng)目的名稱。四個(gè)象限分別是:
I. 重要而且緊急
II. 重要不緊急
III. 不重要但緊急
IV. 既不重要又不緊急
我做事情的順序一般是:I>III>II>IV。但對(duì)于順序II和III排列并不是絕對(duì)的。有時(shí)候要看具體的情況了。因?yàn)橛行┲匾遣痪o急的事情最可能成為又重要又緊急的事情。
電子郵件分四類 適當(dāng)拖延回復(fù)
電子郵件是我們工作的好幫手,如果運(yùn)用管理得當(dāng),可以事半功倍。我的確看到有其他人在1000多封郵件中查找花30分鐘來(lái)查找某個(gè)郵件,糟糕的是最后還沒(méi)有找到。為了提高效率,我的辦法就是分類管理郵件。我想,做事情能夠分門別類、有條理也是應(yīng)該一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具有的素質(zhì)。
將日常往來(lái)的郵件分為四大類,進(jìn)行管理。
第一類:項(xiàng)目管理目錄。其中每個(gè)項(xiàng)目設(shè)定為一個(gè)目錄。可以按照項(xiàng)目的階段再細(xì)分目錄,比如說(shuō)可以創(chuàng)建:?jiǎn)?dòng),計(jì)劃,需求,分析/設(shè)計(jì),開(kāi)發(fā),測(cè)試,實(shí)施,測(cè)試文檔目錄。將項(xiàng)目中來(lái)往的郵件按照這些目錄歸類,以便查找。
第二類:系統(tǒng)支持目錄。主要是針對(duì)我當(dāng)時(shí)還要負(fù)責(zé)的幾個(gè)老系統(tǒng)對(duì)用戶支持的往來(lái)郵件。
第三類:團(tuán)隊(duì)工作目錄。主要是針對(duì)我當(dāng)時(shí)還要負(fù)責(zé)的一些團(tuán)隊(duì)方面日常工作往來(lái)的郵件,什么報(bào)告拉等等。
第四類:其它郵件。包括公司時(shí)不時(shí)發(fā)布的一些政策文件等等。
做好分類后,設(shè)定郵件自動(dòng)篩選條件,比如說(shuō)將人事部門經(jīng)常發(fā)送的某某離職,到崗的一些既不重要又不緊急的郵件設(shè)定條件,那么當(dāng)來(lái)了這些文件后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將他們放入‘其它郵件‘中。經(jīng)常設(shè)定這些自動(dòng)篩選條件,能有效的將你的時(shí)間利用在最值得投資的事情上。
回復(fù)郵件有技巧。并不是所有郵件都需要馬上回復(fù)和不停的檢查是否有新郵件到來(lái)。特別是對(duì)于客戶的一些郵件。因?yàn)橛袝r(shí)候你回復(fù)的越快,事情來(lái)得越多;也許有些問(wèn)題過(guò)了5個(gè)小時(shí)就不是問(wèn)題了。
相信我,如果真是特別火上眉毛的問(wèn)題,一個(gè)電話會(huì)馬上過(guò)來(lái)催你,而不用花上10或者20幾分鐘來(lái)寫郵件。
對(duì)待會(huì)議要堅(jiān)持“五個(gè)凡是”原則
要有選擇性的參加會(huì)議。
我的原則是“三個(gè)凡是”:凡是抄送我的郵件一概不參加。即使是To我的郵件,也要看情況再?zèng)Q定是否參加。凡是和我要召開(kāi)的項(xiàng)目會(huì)議出現(xiàn)沖突的會(huì)議一概不參加。當(dāng)然,回絕別人的時(shí)候要寫明原因。
不能做老好人,什么會(huì)議都參加。否則耽誤了自己的有限的時(shí)間和精力。有些必須參加的會(huì)議,如果自己發(fā)言完畢而又沒(méi)有什么其他事情需要自己在這個(gè)會(huì)上的時(shí)候,我就申請(qǐng)離開(kāi)。有時(shí)候也來(lái)個(gè)小黃花:比如說(shuō)我下面還有一個(gè)會(huì)議等等。大家知道你的忙碌狀態(tài)后,以后也會(huì)在是否認(rèn)真斟酌是否你必須參加某些會(huì)議。
我在自己要召開(kāi)的項(xiàng)目會(huì)議的與會(huì)人員的選擇上也非常小心,堅(jiān)持了“兩個(gè)凡是”原則:凡是可參加也
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