項目管理的標桿學習

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　　標桿學習作為一種學習先進經(jīng)驗的系統(tǒng)、科學、高效的方法，與業(yè)務流程再造、戰(zhàn)略聯(lián)盟一起被并稱為20世紀90年代的三大管理方法創(chuàng)新，它可以應用于組織的任何管理領域之中(H•詹姆斯•哈里頓等，2002)[1]。英國標桿學習研究中心在一項對歐洲770家企業(yè)進行的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)[1]：89%的企業(yè)認為“尋找合適的標桿學習合作伙伴”是他們最重要的需求;英國有70%的企業(yè)在開展標桿學習活動;95%的企業(yè)愿意與標桿學習研究中心共享自己的數(shù)據(jù)與信息。有關研究表明，標桿學習是占美國國內(nèi)生產(chǎn)總值1/4的大公司惟一都要繼續(xù)加強的管理活動[2]，1996年世界500強企業(yè)中有近90%的企業(yè)在日常管理活動中應用了標桿學習[3]。中海油、聯(lián)想等中國企業(yè)也已開始推行標桿學習。項目管理標桿學習是組織將自身的項目管理方法體系及實踐與成熟或卓越組織的相關方法體系及實踐進行持續(xù)比較，分析這些組織的相關管理達到成熟或卓越層級的原因，制定并實施趕超計劃，以不斷提高組織自身項目管理的成熟度和績效的系統(tǒng)方法和過程。美國項目管理學會曾邀集許多財富500強企業(yè)以召開“項目管理標桿學習論壇”的方式促進彼此間經(jīng)驗與最佳實踐的相互交流及對“典范”的學習。K—PMMM、KM—PMMM、OPM3等項目管理成熟度模型大多提倡標桿學習的理念和方法，其中OPM3已經(jīng)識別了組織項目管理的近600個最佳實踐、3000種能力和4000個能力間的關系。

　　1 項目管理標桿學習的重要作用

　　標桿學習是項目管理戰(zhàn)略規(guī)劃過程的一個組成部分(哈羅德•科茲納，2001)[4]，其主要作用如下：它可明確界定開展標桿學習的組織與典范組織之間項目管理績效的差距，營造組織變革的需求，有利于相關變革的順利開展;它可幫助組織制定富有挑戰(zhàn)性且現(xiàn)實可行的項目管理改進目標及明確、具體、客觀的績效評價標準;它為組織提供了各種已經(jīng)被實踐證明可行的行動計劃和方案，有助于組織博采眾人之長，制定實施切實、有效的項目管理改進方案;它為組織提供了可比較的參照系，幫助組織正確認識自身的優(yōu)勢與劣勢，明智排定各種項目管理改進活動的先后順序;它促使組織確立項目管理的四個基本價值觀，即合作、協(xié)作、相互信任和有效溝通(哈羅德•科茲納，2000)[5]，有助于形成基于組織行為的項目管理文化;它是加強組織學習的有力工具，可迅速營造出良好的學習氛圍，使開展標桿學習的組織快速地向?qū)W習型組織邁進;它是一種直接的、片斷式的、漸進的管理方法，組織可以根據(jù)自己的項目管理現(xiàn)狀，或者尋求整體的卓越實踐，或者發(fā)掘優(yōu)秀的“片斷”進行標桿學習，最終使組織的項目管理能力全面提高;參與項目管理標桿學習的團隊和個人可共同分享在標桿學習中學到(或創(chuàng)造)的方法及遇到的成功與失敗，使員工產(chǎn)生較高的工作滿足感;通過不斷的標桿學習，可以最好地實施項目管理的持續(xù)改進。

　　2 項目管理標桿學習的一般流程

　　正如邁克爾·哈默所說：“流程非魔術，卻有著魔術般的效果。”規(guī)范的流程為組織進行標桿學習提供了一個邏輯架構和一種共同語言，使學習的熱情滲透到整個組織之中。一個成功的標桿學習流程應具備下列基本條件(斯賓多利尼，1996)[2]：遵循簡單的、合乎邏輯的活動順序;重視企劃與組織;以客戶為導向;組織內(nèi)部的流程保持一致。為適應組織特點和管理情景的差異性，不同組織的項目管理標桿學習流程不盡相同，但它們所建議采取的行動并無本質(zhì)差異，均需包括下列幾個邏輯嚴密的基本階段。

　　2.1做好標桿學習的準備。在準備階段，組織應做好標桿學習的宣傳發(fā)動，通過會議、內(nèi)部媒體等多種方式或途徑，讓廣大員工充分了解標桿學習對改善項目管理績效的重要作用;找出內(nèi)部或聘請外部的標桿學習專家，制定標桿學習的教材和術語清單，界定標桿學習的各種支持工具，開發(fā)標桿學習的培訓課程，并對每一位可能參與標桿學習活動的員工進行必要的培訓;與利益相關者進行有效溝通，使他們了解自己在項目管理標桿學習中應該或可能扮演的角色，獲取他們的認同、支持與參與;為項目管理標桿學習做好文化鋪陳等。

　　2.2理清標桿學習的主題。根據(jù)木桶原理，標桿學習應首先從影響項目管理績效的關鍵因素開始。需由有關領導、標桿學習專家和項目管理人員對組織自身的項目管理現(xiàn)狀進行科學、客觀的分析與診斷，從項目管理的五個基本過程與九個領域，以及流程整合、文化、管理支持、培訓與教育、非正式項目管理、行為卓越等卓越項目管理的六個基本要素(哈羅德•科茲納，2000)[4][5]中找出影響項目管理績效的主要因素，將其中最薄弱的環(huán)節(jié)(過程)、領域或基本要素作為標桿學習的主題，并將主題分割成更加明確、更易測量的特定問(議)題，其大小和難易程度要恰當，內(nèi)容要明確具體。

　　2.3組建標桿學習的工作團隊。綜合考慮標桿學習的主題，個人的業(yè)務專長、信用、影響力、溝通技巧、團隊精神、參與意愿，以及成員知識的多元化與互補性等因素，挑選合適人員，組建項目管理標桿學習的工作團隊。團隊成員需符合下列要求：具有良好的人際關系、溝通技能和影響他人的能力;熟練掌握并能靈活應用標桿學習、變革管理、項目管理的相關理論、方法和工具;獲得組織高管層的信任;贊成變革并具有較強的創(chuàng)新能力;對標桿學習的主題有濃厚興趣;有足夠的時間保障;具有較高的學習熱情等等。組織應注重團隊建設，強化團隊成員間感情依賴，提供培訓課程，進行任務管理，以提高團隊的戰(zhàn)斗力。

　　2.4選定標桿學習的典范組織。確定標桿學習的主題后，或直接搜尋在該主題方面表現(xiàn)優(yōu)異的同業(yè)組織，或判斷該主題是哪些非同業(yè)組織的核心作業(yè)，或向曾經(jīng)碰到同樣問題的組織取經(jīng)，找出值得仿效的潛在典范，再結(jié)合自身項目管理的成熟度、可供投入的資源等因素選出合適的典范組織。在選擇典范組織時，要避免落入“暈輪效應”的陷阱：只根據(jù)某一顯著的特征，就給予某個組織太高或太低的評價，從而將該組織列入或擠出典范組織的名單。典范組織以3～5家左右為宜[1]。

　　2.5收集、分析典范組織的資訊。在全面收集典范組織的資訊之前，需編制一份經(jīng)標桿學習資訊的客戶(即成果使用者)確認的資訊需求摘要。收集資訊的常用方法有三種：一是通過公開發(fā)表的文獻資料、專業(yè)協(xié)會、咨詢顧問、研究機構、內(nèi)部專家等渠道收集公共領域的資訊;二是通過電話訪談、問卷調(diào)查、面談與現(xiàn)場觀摩、競爭對手產(chǎn)品(或服務)的評價與分析等途徑向典范組織發(fā)起資訊攻擊戰(zhàn);三是選擇一個無偏的第三方在不公開組織名稱的情況下收集資訊。卓越或最佳實踐往往隱藏在員工頭腦、管理制度、組織結(jié)構甚至組織文化中間，進行項目管理標桿學習的組織需采取有效措施挖掘典范組織的隱性知識。對收集的資訊要進行整理和校正，以提高資訊的信度和效度，并選擇差距/趨勢分析圖等合適、有效的方法進行認真的對比分析，界定標桿學習主題在典范組織之間及自己與典范組織之間的關鍵性差異，弄清差距形成的原因和過程，找出彌補自己和卓越或最佳實踐之間差距的具體途徑或改進機會。

　　2.6制定、實施改進方案。將各個典范組織在標桿學習主題方面的卓越或最佳實踐整合起來，對其缺點或不太出色的地方加以彌補，并充分考慮各組織間管理情景的差異，制定切合自身實際且符合下列要求的項目管理改進方案：由目標、活動、資源、能力、職責、時間、成果、測評方式等要素組成;包含一份組織變革管理計劃;明確實施的重點和難點，預測可能出現(xiàn)的困難和偏差;經(jīng)過管理者認真的思考斟酌和員工的分析討論后形成規(guī)范、成熟的文檔。在改進方案獲得高級管理層的批準后，組建由高層領導、標桿學習專家、能對實施績效做出客觀評價的人、比較主題的直接參與者、一兩名標桿學習主題的顧客等組成的項目實施小組，將改進方案付緒實施，并對實施過程進行有效監(jiān)控，及時識別出現(xiàn)的偏差并采取有效的校正措施。標桿學習項目必須列入相關單位的年(或季、月)度工作計劃中，并使績效改進的結(jié)果能通過未來的標桿學習活動體現(xiàn)出來。

　　2.7進行總結(jié)與持續(xù)改進。在完成某輪項目管理標桿學習活動之后，必須重新檢查和審視此輪活動的前期規(guī)劃、預期目標、過(流)程及最終效果等，及時總結(jié)經(jīng)驗，為下輪改進打下基礎。組織應將標桿學習作為一項職能活動融合到項目管理的日常工作中去，針對環(huán)境的新變化或新的管理需求等，持續(xù)進行項目管理的標桿學習，使組織的項目管理成熟度呈螺旋式上升發(fā)展。

　　3 項目管理標桿學習的注意事項

　　為了取得良好的改進效果，組織在推行項目管理標桿學習的過程中，需特別注意下列事項：

　　3.1選擇合適的典范組織。標桿學習活動的有效性因組織所處發(fā)展階段及自身成熟程度的不同而不同，對于那些表現(xiàn)很差的組織而言，開展標桿學習活動可能收效甚微甚至得不償失(安永公司與美國質(zhì)量基金協(xié)會，1992) [1]。組織開展標桿學習時，不能盲目攀高，只能量力而行，根根自身的素質(zhì)、資源、項目管理成熟度等，從初級到高級分階段確立循序漸進的改進目標，選擇在比較主題方面的成熟程度高于自己但于一定時期內(nèi)能夠趕上甚至超越的組織作為典范。項目管理績效很差的組織首先應集中自己的人力、物力、財力，加強和改進基礎管理，而不是將有限的資源分散，盲目追求與仿效績優(yōu)組織的卓越管理實踐。

　　3.2注重價值創(chuàng)新。組織只有在學習典范的同時，注意培養(yǎng)自己獲取、整合和創(chuàng)新知識的能力，實現(xiàn)典范仿效與價值創(chuàng)新的有機結(jié)合，把價值創(chuàng)造作為組織的根本戰(zhàn)略抉擇，才能避免陷入組織發(fā)展戰(zhàn)略日漸趨同的誤區(qū)和“落后——標桿學習——又落后——再標桿學習”的陷阱[3][6]，獲取或維持持續(xù)的項目管理優(yōu)勢地位。

　　3.3加強變革管理。標桿學習不可避免地會遇到各種各樣的阻力，包括利益再分配、觀念沖突、權力轉(zhuǎn)移、人際關系等帶來的阻力。組織需敢于接受變革的挑戰(zhàn)，甚至視變革為組織生存的一種方式，切實加強變革管理，把變革管理的理念融入到項目管理標桿學習的所有活動中，并且在改進方案的實施過程中不斷強化這一理念。

　　3.4以顧客為中心。讓顧客滿意可以更快地結(jié)束項目，增加再次合作的可能性，故現(xiàn)代項目管理更加注重以顧客為中心。組織在項目管理標桿學習的任何時候都不能忘記“滿足顧客需要至上”的宗旨，必須以顧客的需求作為標桿學習的導向航，把標桿學習與顧客滿意度調(diào)查、市場預測有機地結(jié)合起來，以彌補標桿學習缺乏市場預測能力的致命缺陷[7]，有效滿足不斷變化的顧客需求。

　　3.5遵守倫理準則和法律。參與項目管理標桿學習的組織必須遵守相關倫理準則和法律[8]：資訊應被視為機密，只限于標桿學習范疇內(nèi)使用，不應用來限制競爭或獲得優(yōu)勢;不向合作伙伴索取那些自己也不愿意分享的敏感資訊;未經(jīng)許可，不要分享所有者信息;保持標桿學習過程合法，充分認識期望、所有者信息、知識產(chǎn)權、不平等交易、證據(jù)、貶低和交易誹謗等法律問題，如避免討論定價、競爭性敏感成本等方面的內(nèi)容，不要基于標桿學習資訊向外界貶低競爭者的商務活動等。

　　3.6構建完善的資訊收集系統(tǒng)。資訊收集與分析是標桿學習的關鍵環(huán)節(jié)，沒有高質(zhì)量的資訊就不可能有高質(zhì)量的標桿學習。除非組織非常熟練地掌握了資訊收集的方法和技巧，否則組織不可能從項目管理標桿學習中獲得很多收益。組織必須建立完善的資訊收集系統(tǒng)，搞好資訊的搜尋與分析工作，及時更新項目管理標桿學習的數(shù)據(jù)庫。

　　4 結(jié)束語

　　隨著科學技術的不斷發(fā)展和市場競爭的日益激烈，項目管理的影響力與日俱增，逐漸成為組織的核心競爭力之一。標桿學習是組織不斷學習先進經(jīng)驗、持續(xù)改進項目管理的有效工具，有助于組織不斷提高項目管理成熟度，因而組織需深刻認識標桿學習的重要作用，大力提倡并持續(xù)推行項目管理的標桿學習，以提高項目管理績效，增強組織的競爭力。