水利工程檔案管理

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對(duì)水利工程監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案加強(qiáng)管理，使其規(guī)范化、科學(xué)化，對(duì)保證監(jiān)理工作全過(guò)程簽證資料的完整性有著重要意義，對(duì)日后工作監(jiān)理過(guò)程的了解也非常重要。同時(shí)，在工程進(jìn)展過(guò)程中給總監(jiān)理工程師的工作帶來(lái)便利。
1. 水利監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理體系的建立
1. 1檔案管理人員體系的建立
監(jiān)理機(jī)構(gòu)組建的同時(shí)，應(yīng)設(shè)定專人負(fù)責(zé)檔案材料的管理，并應(yīng)由總監(jiān)或副總監(jiān)主管文書(shū)、檔案工作，形成專人負(fù)責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)主管審核的檔案管理體系。
1. 2收文、發(fā)文記錄薄的建立
工程文件的收發(fā)，應(yīng)有清晰的記錄，應(yīng)建立收、發(fā)文記錄薄。記錄薄的內(nèi)容應(yīng)包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件名稱、收文（發(fā)文）時(shí)間、來(lái)文（收文）單位、收文人簽字、備注：在收文薄中應(yīng)加入簽轉(zhuǎn)單位、簽轉(zhuǎn)日期兩項(xiàng)，以便對(duì)各方文件在監(jiān)理部由監(jiān)理組長(zhǎng)或總監(jiān)審查后的簽轉(zhuǎn)。
2. 歸檔文件的分類
對(duì)水利工程監(jiān)理所需歸檔文件的類型應(yīng)進(jìn)行分類。文件的總體類型可分為合同文本文件、業(yè)主指示文件、施工文件、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理文件和其他文件6大部分。這6大部分可詳細(xì)分類如下。
2.1合同文件：包括監(jiān)理合同、施工合同、采購(gòu)合同等合同文件。
2.2設(shè)計(jì)文件：包括設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、設(shè)計(jì)答疑等設(shè)計(jì)文件。
2.3上級(jí)來(lái)文：包括監(jiān)理公司對(duì)監(jiān)理機(jī)構(gòu)的指示文件、質(zhì)量監(jiān)督部門的文件及水利部（廳）等機(jī)關(guān)下發(fā)的文件。
2.4業(yè)主文件：包括業(yè)主通知、函件等文件。
2.5合同支付認(rèn)證文件：包括單價(jià)認(rèn)證、工程量認(rèn)證、月統(tǒng)計(jì)表、工程款支付證書(shū)、預(yù)付款支付證書(shū)等與資金和工程量相關(guān)的認(rèn)證文件。
2.6監(jiān)理綱領(lǐng)文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、規(guī)程、細(xì)則。
2.7監(jiān)理部?jī)?nèi)部管理文件：包括監(jiān)理部工作指示文件、監(jiān)理人員的考勤、人員崗位證書(shū)、監(jiān)理規(guī)章制度等文件。
2.8監(jiān)理工作報(bào)告：包括監(jiān)理月報(bào)、工作總結(jié)報(bào)告。
2.9監(jiān)理函件：包括提交業(yè)主單位的建議函件、提交設(shè)計(jì)單位的商議函等監(jiān)理對(duì)外函件。
2.10監(jiān)理指示性文件：包括監(jiān)理通知、監(jiān)理指示、施工違規(guī)警告、返工令、單位工程開(kāi)工許可證，分部工程開(kāi)工許可證、工程暫停施工指令單、工程復(fù)工指令單。
2.11監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要：包括設(shè)計(jì)交底會(huì)、施工動(dòng)員會(huì)、各方協(xié)調(diào)會(huì)、工程驗(yàn)收會(huì)等由監(jiān)理主持的會(huì)議紀(jì)要。
2.12施工單位報(bào)告：包括各種承包商報(bào)告、函件等。
2.13施工組織設(shè)計(jì)及技術(shù)方案：包括施工方的各方的個(gè)階段各施工部位開(kāi)工前的施工組織設(shè)計(jì)、及特殊施工技術(shù)方案的報(bào)審。 
2.14施工檢驗(yàn)和測(cè)量核算資料：包括施工方自檢材料（原材料檢驗(yàn)、中間產(chǎn)品的檢驗(yàn)、各項(xiàng)檢測(cè)指示的檢驗(yàn)資料等）、各施工部位從基面到完工過(guò)程中的測(cè)量資料。
2.15施工單位材料與機(jī)械設(shè)備申報(bào)表：包括原材料檢驗(yàn)、構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件、機(jī)械設(shè)備情況。
2.16施工單位質(zhì)量保證體系資料：包括施工資質(zhì)、組織機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目經(jīng)理證書(shū)、試驗(yàn)室等級(jí)證書(shū)、質(zhì)檢人員及主要技術(shù)工人等級(jí)證書(shū)等。
2.17質(zhì)量評(píng)定資料：包括單位工程質(zhì)量評(píng)定、分部工程質(zhì)量評(píng)定、單元工程質(zhì)量評(píng)定資料。
2.18工程信息文件：包括工程用表、總監(jiān)巡視記錄、監(jiān)理備忘錄等。
2.19工程聲像文件：包括工程照片、錄像資料。
3.不同水利工程監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理。
有了健全的檔案管理體系和歸檔分類，對(duì)檔案管理起了良好的作用。檔案的管理形式也視工程不同而定，在中小型水利工程中監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理可簡(jiǎn)單化，不需分級(jí)的管理直接由總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)：而在工程較大，標(biāo)段多、施工復(fù)雜的工程中監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理，應(yīng)根據(jù)監(jiān)理機(jī)構(gòu)的分級(jí)管理而隨之進(jìn)行分級(jí)化的管理。
3.1中小型水利工程的監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理
中小型水利工程的監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理也可視為單一性的檔案管理，即監(jiān)理部專人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案進(jìn)行管理。在檔案體系建立后，檔案人員應(yīng)首先對(duì)參建各方的檔案管理人員熟悉，了解檔案文件的流通途徑，保證文件及時(shí)有效地在工程中發(fā)揮作用。檔案員在管理文件時(shí)，應(yīng)對(duì)收發(fā)文件進(jìn)行初審，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不能對(duì)其進(jìn)行歸檔，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門對(duì)文件的錯(cuò)誤進(jìn)行糾正，保證歸檔材料的規(guī)范性。文件審查的重點(diǎn)為施工方的文件，如報(bào)來(lái)的報(bào)表內(nèi)容填寫是否齊全，工程部位、工程編號(hào)是否已填寫，施工方的質(zhì)檢人員和負(fù)責(zé)人是否簽字，是否有公章等，此類均為工程細(xì)節(jié)問(wèn)題，要求檔案管理人員細(xì)心審閱，避免表格的不規(guī)范性。對(duì)各方報(bào)來(lái)之文件不能立即存檔，應(yīng)報(bào)其文件內(nèi)容相關(guān)的監(jiān)理負(fù)責(zé)人審閱，做出及時(shí)的批復(fù)處理意見(jiàn)再進(jìn)行文件的歸案。
丹東市鐵甲水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程為大II型水庫(kù)的除險(xiǎn)加固工程，其工程量不大，劃分為三個(gè)單位工程118個(gè)單元工程，工程屬于中、小型水利工程的監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理。
此工程監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理所所遇到的問(wèn)題：①開(kāi)工初期的檔案的管理較亂。其主要原因?yàn)闄n案體系建立的較晚，監(jiān)理進(jìn)場(chǎng)后沒(méi)有充足的準(zhǔn)備時(shí)間，施工單位已開(kāi)始了施工，檔案的管理體系是在進(jìn)行中逐步建立起來(lái)的，所以造成前期工作量大且檔案不清晰的現(xiàn)象。因此，無(wú)論大、中、小型工程的監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理體系建立，必須及時(shí)在開(kāi)工前建立起來(lái)，保證開(kāi)工后工作順利，檔案文件清晰。②施工單位報(bào)表問(wèn)題較多。施工方為地方隊(duì)伍，無(wú)軟件材料的整理經(jīng)驗(yàn)，并只重視施工方面，忽略了軟件材料的規(guī)范性（此類問(wèn)題為中、小型水利工程監(jiān)理中常遇的共性問(wèn)題）。對(duì)此隊(duì)伍，監(jiān)理部對(duì)其驚醒了資料的填寫，報(bào)送程序的培訓(xùn)，使其熟悉監(jiān)理過(guò)程中的檔案管理程序。
3.2大型水利工程監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案管理
對(duì)于大型水利工程，由于工程內(nèi)容復(fù)雜，分了多個(gè)標(biāo)段，工程地點(diǎn)不集中，監(jiān)理部采用分級(jí)管理，下設(shè)監(jiān)理組，其監(jiān)理檔案的管理亦應(yīng)分級(jí)化管理。即分為監(jiān)理部檔案管理和監(jiān)理組的檔案管理。監(jiān)理組的檔案管理可減輕監(jiān)理部檔案管理的工作量，同時(shí)也方便各監(jiān)理組組長(zhǎng)查閱本組的檔案資料。
監(jiān)理組存檔材料除監(jiān)理部指令的文件資料之外，主要為本組及本表段工程相關(guān)的工程資料，主要提供備查資料為：①初步設(shè)計(jì)和招、投標(biāo)文件：②監(jiān)理日記、大事記：③工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件：④監(jiān)理檢驗(yàn)  資料和測(cè)量核算資料：⑤承包商現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量資料：⑥單元工程質(zhì)量評(píng)定資料 ：⑦工程計(jì)量單：⑧承包商質(zhì)量保證體系備查資料：⑨工程主要控制性指標(biāo)。
上述9項(xiàng)資料可只由監(jiān)理組進(jìn)行分類歸檔，監(jiān)理部不再存檔。未提及的資料，監(jiān)理組亦應(yīng)正常存檔。
分級(jí)管理指監(jiān)理部應(yīng)設(shè)專門的檔案管理人員，監(jiān)理組技工程需要設(shè)專（兼）職的檔案管理人員。組與部之間，同樣履行收發(fā)文手續(xù)，執(zhí)行備忘文件的收發(fā)程序。同時(shí)，在監(jiān)理組形成的監(jiān)理文件，必須報(bào)監(jiān)理部存檔，以便總監(jiān)了解各標(biāo)段的工程進(jìn)展與監(jiān)理工程情況。
大凌河朝陽(yáng)城區(qū)段防洪、人工湖工程，長(zhǎng)8Km，寬0.6Km，分了5個(gè)標(biāo)段，分成5個(gè)監(jiān)理組。因?yàn)楣こ躺婕暗谭?、穿堤建筑物、橡膠壩、湖區(qū)防滲11個(gè)單位工程，工程面廣、量大、工期短，平均月支付2000萬(wàn)元左右。所以采用了由部到組的分級(jí)監(jiān)理檔案管理模式。在此工程中，監(jiān)理部檔案管理還采用了“日整理、月進(jìn)檔”的管理形式，即每天的材料首先經(jīng)總監(jiān)審閱，每晚對(duì)本日審閱完的材料進(jìn)行整理，分類與歸檔相同，以資料夾方式存放。月初，對(duì)上月（1—31日）的整理材料進(jìn)行歸檔處理，進(jìn)入檔案室的資料柜中。采用這種日整理、月進(jìn)檔的管理方法，方便總監(jiān)對(duì)本月整個(gè)施工進(jìn)展情況的了解，隨時(shí)對(duì)本月和本日內(nèi)發(fā)生情況及時(shí)的了解，及時(shí)處理。同時(shí)也避免了經(jīng)常抽取檔案中材料而產(chǎn)生的材料丟失現(xiàn)象。
分級(jí)檔案管理存在的問(wèn)題，整個(gè)監(jiān)理部參與檔案管理的人員增加，將產(chǎn)生檔案管理方法不一致，監(jiān)理部與監(jiān)理組轉(zhuǎn)接材料不及時(shí)或有漏轉(zhuǎn)，并不容易發(fā)現(xiàn)，解決此問(wèn)題，應(yīng)對(duì)各監(jiān)理組與監(jiān)理部檔案管理人員統(tǒng)一管理，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，從而保證檔案管理的完整性和規(guī)范性。
4通用管理
4.1檔案材料的歸檔分類要界線清晰，不能含糊不清，避免文件在歸檔時(shí)有“左右為難”的問(wèn)題發(fā)生。
4.2每個(gè)檔案管理類別應(yīng)在首頁(yè)目錄，并在歸檔目錄中填寫清楚文件編號(hào)、責(zé)任者、文件名稱、日期、頁(yè)碼、備注、文件的主要內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)述清楚。
4.3嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，建立借閱簽名薄。借閱歸檔材料必須簽字借閱，并在限定日期內(nèi)歸還，并保證文件的清潔完整。
4.4監(jiān)理部的負(fù)責(zé)人不定期的對(duì)檔案管理進(jìn)行審查，保證管理程序的正確性和規(guī)范性。
5 監(jiān)理檔案的移交
   監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)按業(yè)主的要求和工程承建合同文件規(guī)定，在委托監(jiān)理的合同工程項(xiàng)目完成或監(jiān)理服務(wù)期滿后，對(duì)應(yīng)由監(jiān)理機(jī)構(gòu)歸檔的工程檔案逐項(xiàng)清點(diǎn)、堅(jiān)定、整編登記造冊(cè)，并向業(yè)主移交。
2. 結(jié)語(yǔ)
     水利監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)檔案的管理工作，是現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要組成部分，檔案內(nèi)容詳細(xì)的記錄了整個(gè)監(jiān)理工作的全過(guò)程，監(jiān)理工作應(yīng)硬件與軟件一起抓，并且兩方面應(yīng)視為同等重要。