項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載八)

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    ASG的發(fā)展歷程

    幾年前，項目辦公室的職責分散在各個部門執(zhí)行。例如：標準項目管理程序是公司程序的一部分，一些工程衡量指標由工程設計部門牽頭制定。大概兩年前，經(jīng)過認真斟酌，企業(yè)作出了一項決策，決定將各種職能統(tǒng)一集中由項目管理辦公室負責。對于JCI而言，關鍵一點在于企業(yè)已經(jīng)為變革做好了充分的準備。涉及到的不同部門都十分情愿的拿出自己的資源，實行集中管理。

    JCI的項目管理舉措中，最新增加了兩項非常值得注意的內(nèi)容，它們是：項目管理中的六西格瑪?shù)倪\用以及項目管理網(wǎng)站（以網(wǎng)絡為依托，在全球實現(xiàn)標準項目文件的讀?。?。自集中項目辦公室設立之后，新增了這兩項內(nèi)容。

    集中化的結果

    自成立之后，ASG實現(xiàn)了項目辦公室人員配置的消減（裁員兩人，現(xiàn)在有四人，包括Kumar），同時提高了產(chǎn)出。另外，集中項目辦公室也為六西格瑪方案（將六西格瑪原則應用到項目執(zhí)行中）的實施起到了推動作用。據(jù)此，ASG可以從整個企業(yè)角度尋找改進和消減成本的機會。在過去兩年期間，項目辦公室將項目管理人員配置總數(shù)消減了30%，其原因正是因為能夠在整個企業(yè)范圍內(nèi)實現(xiàn)資源和項目管理知識產(chǎn)權的管理、分配和再分配。以前存在的項目經(jīng)理派別，現(xiàn)在因為項目辦公室成為“最終決策者”而不復存在，項目辦公室可以確定適當?shù)钠髽I(yè)組織結構形式并進行組織精簡。目前，項目辦公室也參予為企業(yè)合作伙伴配置人員，包括尋找途徑，將項目管理資源外包給合作伙伴。

    另外一項重要改進是能夠就企業(yè)系統(tǒng)和工藝很快達成共識并作出決策。目前，項目辦公室有權對這些問題作出快速決策。這種改進的結果之一包括最近簽發(fā)了經(jīng)大篇幅精簡之后的新版PLUS（因為精簡，所以更加有效）。最初的PLUS是由一個委員會制定的，其內(nèi)缺乏一個中心主題，而且不很連貫。當前的版本在ASG內(nèi)部得到了好評。在此工作中，項目辦公室起到了核心作用。



    項目辦公室面臨的障礙

    與通常一樣，人們對人員配置水平總是要進行密切的嚴格審核。因為ASG實際降低了人員配置水平（并成功實現(xiàn)了一些項目辦公室人員向項目管理位置的過渡），目前，進一步消減人員配置水平的壓力較小。成功的項目辦公室必須是一個能作出貢獻的有價值的組織，必須站在新舉措的前沿，幫助降低成本和改進項目執(zhí)行績效。項目辦公室已經(jīng)開始執(zhí)行六西格瑪過程，用于改進項目的績效。項目辦公室也在幫助進行人員配置，并作為人員的個人發(fā)展機會，將項目經(jīng)理轉移到黑帶的位置（執(zhí)行六西格瑪項目）、優(yōu)質的工程設計、采購和其它部門。

    項目辦公室的未來

    ASG正在努力工作，致力于實現(xiàn)衡量指標和項目評估的改進。在任何一個時點，ASG正在執(zhí)行的項目數(shù)量可高達250個，如果能夠從統(tǒng)計角度考慮項目績效，則存在很多好的機會，對整個系統(tǒng)的運作情況進行評價。對單個項目而言，可能一個項目的成本超支并不可怕，但，如果從整個公司執(zhí)行的所有項目的角度看待這個問題，就會發(fā)現(xiàn)可以節(jié)省幾百萬美元的成本浪費。在找到解決方案之后，在集中項目辦公室的參與下，可以在整個公司的所有項目上執(zhí)行這些方案。

    另外，改進項目經(jīng)理的績效和能力并向他們提供支持和相關的生產(chǎn)力提高工具被認為是一項永久的工作。集中項目辦公室必須對此予以關注和培養(yǎng)。

    匯報關系和組織結構

    并不是所有公司都像江森自控那樣支持項目管理。雖然使用項目辦公室所能帶來的收益清晰可見，對于項目辦公室應該向誰匯報以及如何最大程度發(fā)揮項目辦公室的作用，仍然存在很多爭議。但是，鑒于項目辦公室的職責，及其與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)能力規(guī)劃和項目組合管理之間的關系，項目辦公室必須向高層管理層匯報。高層管理層與項目辦公室的距離越短，項目管理的收益就能夠更快的被認可和實現(xiàn)。

    每個公司都可以采用不同的項目辦公室結構形式。關于項目辦公室的典型結構形式，請參閱圖6。項目辦公室的目的是管理項目管理知識產(chǎn)權，因此，不是通過增加多層管理層形成官僚機構。如同江森自控案例內(nèi)所說明的那樣，一個項目辦公室只需要不過4－5個人。另外，項目辦公室的人員可以兼職而不用全職，或可以與項目辦公室之間存在“虛線”的匯報關系，并同時保留其職能部門的職責。

    由于項目辦公室活動的多樣性，分配到項目辦公室工作的人員可以身兼數(shù)職，也可以互為后備。這將減少項目辦公室的人員配置水平，而且可以使項目辦公室的投資收益更容易衡量。


    參考書目：
    《項目管理：計劃、進度和控制的系統(tǒng)方法（第7版）》紐約：Wiley & Sons, 作者：Kerzner, H. (2002);
    《江森自控公司汽車系統(tǒng)集團》，Kumar A. Kandt. D, (2002);
    2001年11月1－10日美國田納西州納什維爾項目管理協(xié)會年度論壇和研討會會議學報，《汽車產(chǎn)品上市系統(tǒng)的執(zhí)行》，Spigarelli, R. & Allen, C. (2001);
    《如何發(fā)揮項目管理辦公室的作用》，紐約：國際學習學院，Kendall, G. & Rollins, S. (2002)。


    HAROLD KERZNER
    是國際學習學院項目管理執(zhí)行董事，并且是Baldwin-Wallace大學系統(tǒng)管理教授。KERZNER博士曾經(jīng)出版或提交過250多份學術報告和21本教科書。俄亥俄州PMI東北分會啟動了項目管理優(yōu)異績效Kerzner獎項。KERZNER博士獲得了伊利諾斯州大學頒發(fā)的杰出校友獎并獲得了猶他州立大學頒發(fā)的1998年度杰出服務獎，所有這些獎項都是為了感謝KERZNER博士在項目管理領域作出的卓越貢獻而頒發(fā)的。