項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載一)

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    在過去幾年期間，企業(yè)開始認識到自己積累的項目管理知識也是知識產(chǎn)權(quán)，并且必須按照知識產(chǎn)權(quán)加以對待。似乎，項目辦公室這個概念是公司在收集、分發(fā)、和更新知識產(chǎn)權(quán)時優(yōu)選的方法。因為這些知識產(chǎn)權(quán)可以影響業(yè)務的所有各個方面，所以項目辦公室被賦予了額外的責任，包括項目組合管理以及為戰(zhàn)略規(guī)劃過程提供輸入。項目辦公室可能負責的其它方面包括參照基準的設(shè)定、工具的管理以及對項目管理系統(tǒng)方法的遵守等。

    關(guān)鍵詞：項目辦公室、知識產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略規(guī)劃

    隨著企業(yè)認識到項目管理對公司盈利性的有益影響，目前更加強調(diào)通過項目辦公室概念實現(xiàn)項目管理的專業(yè)化。在形成這種意識之后，伴之而來的是對項目管理和項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃。僅僅通過在很長的時間階段內(nèi)進行項目管理并不能夠換取成熟、卓越的項目管理，而實際上，這需要通過項目管理和項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃實現(xiàn)。

    本篇文章將介紹項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃中的三項活動：
    • 確定哪些活動應該劃歸項目辦公室控制；
    • 確定每項活動的相關(guān)風險；
    • 了解為克服每項風險可以采取的緩解措施。

    一般戰(zhàn)略規(guī)劃工作包括確定未來的定位以及實現(xiàn)該定位的方法。對于項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃而言，通常確定哪些活動應該劃歸項目辦公室負責比確定如何劃歸要簡單。因為，對于每項劃歸項目辦公室管理的活動，都會存在一簇抵制力量，他們最初會認為將這項活動從自己負責的職能部門拿走會危及自己的權(quán)利和授權(quán)。

    企業(yè)內(nèi)通常使用的項目辦公室包括三種類型：
    • 職能型項目辦公室：該種類型的項目辦公室在企業(yè)的一個職能領(lǐng)域或一個部門（例如：信息系統(tǒng)）使用。它的主要責任是對關(guān)鍵資源庫進行管理，即：資源管理。該種類型的項目辦公室可以與其它類型的共存。
    • 客戶群項目辦公室：該種類型項目辦公室的作用是為了實現(xiàn)更好的客戶管理和客戶溝通。具有共性的客戶或項目被歸集在一起，以便提高管理水平并改善客戶關(guān)系。多個客戶群項目辦公室可以同時并存，并且最終可以按照一個臨時組織的形式運作。實際上，從運作方式上講，該種類型的項目辦公室看起來似乎是公司內(nèi)的公司。
    • 企業(yè)項目辦公室：該種類型的項目辦公室服務于整個企業(yè)，并強調(diào)企業(yè)和戰(zhàn)略問題，而不是職能問題。
    隨后，本篇文章將著重介紹企業(yè)項目辦公室。

項目辦公室：1950-1990
    在過去將近40年的時間內(nèi)，項目辦公室（或大型項目辦公室）一直作為客戶群項目辦公室在運作，它的人員配置包括分配到特定項目（通常是大型項目）上工作的項目管理人員。航空和國防承包商為了將陸軍、空軍和海軍客戶歸類，而設(shè)立了三個項目辦公室。其它一些企業(yè)設(shè)立項目辦公室是為了向大型項目或小型項目提供專門的服務。

    項目辦公室這種方法的基本思想是通過設(shè)立一個專門服務于客戶的組織拉進與客戶的關(guān)系。為此，項目辦公室成為組織內(nèi)的組織，它可以作為一個“實實在在”的組織或一個“虛擬” 組織存在，并為特定客戶服務。這些所謂的項目中，多數(shù)實際上是投資巨大的大型項目，通常會涉及連續(xù)多年的政府投資。經(jīng)常，人們在一個項目上一干就干10-15年。

    項目辦公室的人員各有自己獨特的職責分工，但是，基本上作為一個項目管理團隊在運作。項目辦公室的每一位成員可能需要承擔兩種不同的責任：主要責任和次要責任。這里講的次要責任包括，在項目辦公室其他人員被調(diào)離項目、離開公司或生病時，作為這些人員的后備。

    因為通常客戶支付所有費用，所以當時項目辦公室的人數(shù)并不十分重要。技術(shù)和進度比成本要重要的多?？蛻粝Ｍo項目辦公室分派多余的人員。與分派兼職人員承擔全職工作所帶來的人手不足風險相比，分派全職人員承擔項目辦公室的工作所發(fā)生的人員冗余成本被視為是微不足道的小筆開支。僅有項目辦公室的人員接受過項目管理培訓并真正了解項目管理。在整個組織內(nèi)部，項目辦公室橫向運作，被視為是利潤中心，而傳統(tǒng)的職能部門被視為是成本中心。

    在80年代，軍隊和政府部門的成本意識增強。隨著項目辦公室之外的人員開始接受項目管理培訓，項目辦公室的人員配置被消減。企業(yè)開始要求職能部門經(jīng)理更好地了解項目管理并與項目經(jīng)理一起對項目的成敗負責。

HAROLD KERZNER，美國俄亥俄州Baldwin-Wallace大學