項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載一)

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    在過去幾年期間，企業(yè)開始認(rèn)識到自己積累的項目管理知識也是知識產(chǎn)權(quán)，并且必須按照知識產(chǎn)權(quán)加以對待。似乎，項目辦公室這個概念是公司在收集、分發(fā)、和更新知識產(chǎn)權(quán)時優(yōu)選的方法。因為這些知識產(chǎn)權(quán)可以影響業(yè)務(wù)的所有各個方面，所以項目辦公室被賦予了額外的責(zé)任，包括項目組合管理以及為戰(zhàn)略規(guī)劃過程提供輸入。項目辦公室可能負(fù)責(zé)的其它方面包括參照基準(zhǔn)的設(shè)定、工具的管理以及對項目管理系統(tǒng)方法的遵守等。

    關(guān)鍵詞：項目辦公室、知識產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略規(guī)劃

    隨著企業(yè)認(rèn)識到項目管理對公司盈利性的有益影響，目前更加強(qiáng)調(diào)通過項目辦公室概念實現(xiàn)項目管理的專業(yè)化。在形成這種意識之后，伴之而來的是對項目管理和項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃。僅僅通過在很長的時間階段內(nèi)進(jìn)行項目管理并不能夠換取成熟、卓越的項目管理，而實際上，這需要通過項目管理和項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃實現(xiàn)。

    本篇文章將介紹項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃中的三項活動：
    • 確定哪些活動應(yīng)該劃歸項目辦公室控制；
    • 確定每項活動的相關(guān)風(fēng)險；
    • 了解為克服每項風(fēng)險可以采取的緩解措施。

    一般戰(zhàn)略規(guī)劃工作包括確定未來的定位以及實現(xiàn)該定位的方法。對于項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃而言，通常確定哪些活動應(yīng)該劃歸項目辦公室負(fù)責(zé)比確定如何劃歸要簡單。因為，對于每項劃歸項目辦公室管理的活動，都會存在一簇抵制力量，他們最初會認(rèn)為將這項活動從自己負(fù)責(zé)的職能部門拿走會危及自己的權(quán)利和授權(quán)。

    企業(yè)內(nèi)通常使用的項目辦公室包括三種類型：
    • 職能型項目辦公室：該種類型的項目辦公室在企業(yè)的一個職能領(lǐng)域或一個部門（例如：信息系統(tǒng)）使用。它的主要責(zé)任是對關(guān)鍵資源庫進(jìn)行管理，即：資源管理。該種類型的項目辦公室可以與其它類型的共存。
    • 客戶群項目辦公室：該種類型項目辦公室的作用是為了實現(xiàn)更好的客戶管理和客戶溝通。具有共性的客戶或項目被歸集在一起，以便提高管理水平并改善客戶關(guān)系。多個客戶群項目辦公室可以同時并存，并且最終可以按照一個臨時組織的形式運(yùn)作。實際上，從運(yùn)作方式上講，該種類型的項目辦公室看起來似乎是公司內(nèi)的公司。
    • 企業(yè)項目辦公室：該種類型的項目辦公室服務(wù)于整個企業(yè)，并強(qiáng)調(diào)企業(yè)和戰(zhàn)略問題，而不是職能問題。
    隨后，本篇文章將著重介紹企業(yè)項目辦公室。

項目辦公室：1950-1990
    在過去將近40年的時間內(nèi)，項目辦公室（或大型項目辦公室）一直作為客戶群項目辦公室在運(yùn)作，它的人員配置包括分配到特定項目（通常是大型項目）上工作的項目管理人員。航空和國防承包商為了將陸軍、空軍和海軍客戶歸類，而設(shè)立了三個項目辦公室。其它一些企業(yè)設(shè)立項目辦公室是為了向大型項目或小型項目提供專門的服務(wù)。

    項目辦公室這種方法的基本思想是通過設(shè)立一個專門服務(wù)于客戶的組織拉進(jìn)與客戶的關(guān)系。為此，項目辦公室成為組織內(nèi)的組織，它可以作為一個“實實在在”的組織或一個“虛擬” 組織存在，并為特定客戶服務(wù)。這些所謂的項目中，多數(shù)實際上是投資巨大的大型項目，通常會涉及連續(xù)多年的政府投資。經(jīng)常，人們在一個項目上一干就干10-15年。

    項目辦公室的人員各有自己獨特的職責(zé)分工，但是，基本上作為一個項目管理團(tuán)隊在運(yùn)作。項目辦公室的每一位成員可能需要承擔(dān)兩種不同的責(zé)任：主要責(zé)任和次要責(zé)任。這里講的次要責(zé)任包括，在項目辦公室其他人員被調(diào)離項目、離開公司或生病時，作為這些人員的后備。

    因為通?？蛻糁Ц端匈M用，所以當(dāng)時項目辦公室的人數(shù)并不十分重要。技術(shù)和進(jìn)度比成本要重要的多?？蛻粝Ｍo項目辦公室分派多余的人員。與分派兼職人員承擔(dān)全職工作所帶來的人手不足風(fēng)險相比，分派全職人員承擔(dān)項目辦公室的工作所發(fā)生的人員冗余成本被視為是微不足道的小筆開支。僅有項目辦公室的人員接受過項目管理培訓(xùn)并真正了解項目管理。在整個組織內(nèi)部，項目辦公室橫向運(yùn)作，被視為是利潤中心，而傳統(tǒng)的職能部門被視為是成本中心。

    在80年代，軍隊和政府部門的成本意識增強(qiáng)。隨著項目辦公室之外的人員開始接受項目管理培訓(xùn)，項目辦公室的人員配置被消減。企業(yè)開始要求職能部門經(jīng)理更好地了解項目管理并與項目經(jīng)理一起對項目的成敗負(fù)責(zé)。

HAROLD KERZNER，美國俄亥俄州Baldwin-Wallace大學(xué)