找對(duì)項(xiàng)目干系人,項(xiàng)目才能順利成功(3)

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項(xiàng)目干系人主要可分為以下幾類:
1.業(yè)主(Owner):創(chuàng)造了對(duì)該項(xiàng)目的需要的人
2.項(xiàng)目發(fā)起人(Sponsor):執(zhí)行組織內(nèi)部的個(gè)人或團(tuán)體,他們以現(xiàn)金和實(shí)物的形式為項(xiàng)目提供資金資源?項(xiàng)目發(fā)起人通常制定項(xiàng)目章程(Project Charter), 由此發(fā)起項(xiàng)目?發(fā)起人可能是一個(gè)內(nèi)部客戶,也可能是外部機(jī)構(gòu)
3.項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員、執(zhí)行組織、高級(jí)管理層、功能部門經(jīng)理、工會(huì)
4.顧客:使用項(xiàng)目產(chǎn)品的個(gè)人或組織
5.承包商(Contractors)、供貨商(Suppliers)和賣主(Vendors)
6.項(xiàng)目成員的家人或朋友
7.其它(通常是外部的)--- 例如管理部門、媒體、游說(shuō)活動(dòng)團(tuán)體、特殊利益團(tuán)體(SIG)

現(xiàn)在依項(xiàng)目的五個(gè)管理過(guò)程和項(xiàng)目成員類別的對(duì)應(yīng), 我們整理一張表(附表二)做為參考: (項(xiàng)目過(guò)程:各過(guò)程中應(yīng)參與的項(xiàng)目成員及類別)
1.啟動(dòng)過(guò)程:業(yè)主(Owner), 項(xiàng)目發(fā)起人, 主辦者
2.計(jì)劃編制過(guò)程:項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目委員會(huì)成員、執(zhí)行組織(需求單位負(fù)責(zé)人或指派之代表、項(xiàng)目規(guī)劃團(tuán)隊(duì))、高級(jí)管理層、功能部門經(jīng)理, 必要的內(nèi)部顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)或外部解決方案供貨商
3.實(shí)施, 執(zhí)行過(guò)程:項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目委員會(huì)成員、執(zhí)行組織(需求單位負(fù)責(zé)人或指派之代表、項(xiàng)目規(guī)劃團(tuán)隊(duì), 設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、施工、測(cè)試、質(zhì)量保證‥等單位成員)、高級(jí)管理層、功能部門經(jīng)理, 必要的內(nèi)部顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)或外部解決方案供貨商
4.控制過(guò)程:項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目委員會(huì)成員、需求單位指派之代表、項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)指派之代表,質(zhì)量控制單位代表, 成本控制單位代表
5.收尾過(guò)程:項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目發(fā)起人或主辦者、項(xiàng)目委員會(huì)成員、需求單位負(fù)責(zé)人或指派之收尾代表、文檔建置及歸檔管理人員

五、找對(duì)項(xiàng)目干系人是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵要素
從項(xiàng)目的檢視角度而言, 必須由上而下(Top-Down)才能綜攬全局, 不致掛一漏萬(wàn); 對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行面而言, 則必須由下而上(Bottom-Up), 依五大管理過(guò)程及九大知識(shí)領(lǐng)域結(jié)構(gòu)性的思惟模式, 確保按部就班開(kāi)展工作, 避免眼高手低, 無(wú)法落實(shí)而流為空談。

事實(shí)上在找對(duì)項(xiàng)目干系人之前, 項(xiàng)目經(jīng)理先得確認(rèn)項(xiàng)目的發(fā)起人或主要贊助人(Sponsor), 接著將項(xiàng)目范圍厘清, 試著去找出與項(xiàng)目有關(guān)的所有職能或功能單位, 知道了在哪里可以找到項(xiàng)目干系人, 才能從項(xiàng)目的檢視角度及執(zhí)行角度去找對(duì)項(xiàng)目干系人。

項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目的不同過(guò)程中找對(duì)項(xiàng)目干系人這一段即是本文要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)。例如在項(xiàng)目需求初期, 找到能正確提供項(xiàng)目的目標(biāo)或明確的項(xiàng)目需求規(guī)格的人, 就可以避免走彎路, 確保項(xiàng)目朝向正確的方向進(jìn)展, 可節(jié)省非常大的成本和時(shí)間; 相反的, 因?yàn)槌跗跊](méi)有找到對(duì)的「項(xiàng)目干系人」, 很可能造成方向錯(cuò)誤、目標(biāo)模糊、時(shí)間延誤, 到了項(xiàng)目的中、后期才來(lái)修正調(diào)整, 此時(shí)項(xiàng)目修正的代價(jià)(時(shí)間、人力、金錢等成本)相對(duì)較高, 項(xiàng)目的時(shí)程可能會(huì)延誤, 而對(duì)項(xiàng)目人員士氣影響的無(wú)形成本更難以估計(jì)。

在項(xiàng)目組織中, 愈高階的項(xiàng)目干系人對(duì)全案的影響愈大, 甚至可定奪項(xiàng)目的存續(xù)與否; 而每一個(gè)功能或業(yè)務(wù)面核心關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人則對(duì)項(xiàng)目成敗及執(zhí)行時(shí)程起著關(guān)鍵的作用。
一開(kāi)始找對(duì)項(xiàng)目干系人代表著你有一個(gè)好的開(kāi)始, 而在項(xiàng)目展開(kāi)后的每一個(gè)階段找對(duì)項(xiàng)目干系人, 不僅可確保項(xiàng)目正確展開(kāi)、正確執(zhí)行, 也代表著項(xiàng)目經(jīng)理人對(duì)整個(gè)項(xiàng)目范疇、項(xiàng)目計(jì)劃及組織掌握精準(zhǔn), 確實(shí)及專業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富。