項(xiàng)目型組織的流程之舞

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  流程管理就像一場(chǎng)舞蹈，舞技高的企業(yè)在管理的舞臺(tái)上舞出優(yōu)美的曲線(xiàn)。他們?cè)谶@場(chǎng)舞蹈中，強(qiáng)化了組織的戰(zhàn)略分解和執(zhí)行，規(guī)范和精細(xì)了業(yè)務(wù)操作，提高了客戶(hù)和市場(chǎng)的關(guān)注程度，縮短了內(nèi)外部響應(yīng)時(shí)間，降低了成本，減少會(huì)議和協(xié)調(diào)工作量以解放CXO、傳遞績(jī)效壓力達(dá)到各謀其政、充分應(yīng)用信息技術(shù)和實(shí)現(xiàn)組織的持續(xù)改進(jìn)等。應(yīng)用流程管理帶來(lái)的好處可謂多多，只是最初這場(chǎng)舞蹈沒(méi)有得到廣泛的參與，還僅僅局限在生產(chǎn)與制造企業(yè)。如今已經(jīng)有更多的行業(yè)或組織，如項(xiàng)目型組織、政府機(jī)構(gòu)、服務(wù)行業(yè)等，參與到這場(chǎng)舞蹈中。流程管理不再像福特汽車(chē)的生產(chǎn)線(xiàn)一樣，僅僅改善工廠(chǎng)作業(yè)績(jī)效，而成為一套系統(tǒng)性的組織運(yùn)營(yíng)管理方式。  

但項(xiàng)目型組織是不是能夠跳好這場(chǎng)舞呢？就像沒(méi)有包治百病的靈丹妙藥一樣，流程管理并非適合任何類(lèi)型的組織。不同類(lèi)型的企業(yè)或組織在實(shí)施流程管理時(shí)需要量體裁衣，注意采用正確的方式和方法。一些企業(yè)的實(shí)踐表明，如果使用或?qū)嵤┎划?dāng)，不但達(dá)不到應(yīng)有的效果，有時(shí)甚至還會(huì)起相反作用。項(xiàng)目型組織是一種常見(jiàn)的組織，是指那些一切工作都圍繞項(xiàng)目進(jìn)行、通過(guò)項(xiàng)目創(chuàng)造價(jià)值并達(dá)成自身戰(zhàn)略目標(biāo)的組織，其中包括企業(yè)、企業(yè)部門(mén)或事業(yè)單元、政府機(jī)構(gòu)以及其它研究或咨詢(xún)機(jī)構(gòu)。作為一種典型的組織類(lèi)型，項(xiàng)目型組織應(yīng)該如何正確應(yīng)用流程管理的思想和方法呢？ 

項(xiàng)目型組織不能走尋常路 

人們將組織的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分為營(yíng)運(yùn)性(operation)活動(dòng)和項(xiàng)目（project）性活動(dòng)兩大類(lèi)。企業(yè)常規(guī)意義上的流程管理是在日常生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)環(huán)境下進(jìn)行的，這樣的運(yùn)營(yíng)環(huán)境具有相對(duì)穩(wěn)定不變的特點(diǎn)，比如管理組織、生產(chǎn)環(huán)境、產(chǎn)品種類(lèi)以及其它生產(chǎn)要素等；而項(xiàng)目的工作環(huán)境則很不同，不管是工程建設(shè)類(lèi)項(xiàng)目還是IT或研發(fā)類(lèi)項(xiàng)目，由于項(xiàng)目的一次性以及項(xiàng)目中存在的太多不確定性因素，項(xiàng)目的環(huán)境是非常不穩(wěn)定的，發(fā)生變更是經(jīng)常性的事情，所以項(xiàng)目中的大部分工作通常是通過(guò)項(xiàng)目計(jì)劃而不是完全按照流程的方式來(lái)完成的，項(xiàng)目的某些工作很難按照一套固定不變的、僵化的流程來(lái)執(zhí)行。 

即使可以制定一套適合于某一項(xiàng)目的工作流程，該流程也只不過(guò)是適合這個(gè)項(xiàng)目而已，該流程一般不會(huì)適合于其它項(xiàng)目，即使兩個(gè)項(xiàng)目的交付成果完全一致。比如兩棟設(shè)計(jì)方案完全一樣的商品房，但由于項(xiàng)目的時(shí)間、地點(diǎn)、客戶(hù)、供應(yīng)商甚至項(xiàng)目組織都變了，流程就不可能是通用的，需要重新修改以適合變化了的情況。而常規(guī)意義上管理的流程是長(zhǎng)期保持不變的，除非需要進(jìn)行優(yōu)化處理，否則是不會(huì)輕易改變，比如麥當(dāng)勞的采購(gòu)流程。 

另外，項(xiàng)目過(guò)程中經(jīng)常涉及到與組織外部的各種單位發(fā)生關(guān)系，這些單位有各自的工作方式、方法和管理文化，比如供應(yīng)商、設(shè)計(jì)單位、施工單位、研究機(jī)構(gòu)等，除非與它們建立了伙伴關(guān)系并達(dá)成高度一致，否則它們通常不會(huì)遵守其它組織所制定的工作流程。 

項(xiàng)目型組織的流程舞姿 

項(xiàng)目的主要工作內(nèi)容是完成項(xiàng)目各個(gè)階段的交付成果，比如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙或者產(chǎn)品設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、最終的項(xiàng)目產(chǎn)品等，具體工作包括調(diào)研、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)（生產(chǎn)）、測(cè)試、服務(wù)等，我們將這種工作統(tǒng)稱(chēng)為實(shí)施性工作。除此之外，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還必須完成其它相關(guān)的行政和管理性工作，比如項(xiàng)目立項(xiàng)、階段性驗(yàn)收、項(xiàng)目采購(gòu)、合同管理等，這類(lèi)工作就是管理性工作。這兩類(lèi)工作都需要消耗組織的資源，并且大都涉及到跨崗位、部門(mén)甚至跨組織的邊界處理問(wèn)題。 

將這兩類(lèi)工作區(qū)別開(kāi)來(lái)是因?yàn)檫@兩種合作適合于采用不同的方式進(jìn)行管理。管理性工作是項(xiàng)目型組織內(nèi)具有共性的工作，是組織中經(jīng)常和重復(fù)性發(fā)生的工作。以三峽工程這個(gè)項(xiàng)目為例，在整個(gè)三峽工程建設(shè)期內(nèi)，僅大型土建和機(jī)電設(shè)備子項(xiàng)目的招標(biāo)過(guò)程就達(dá)到上百次之多，對(duì)這樣的管理性工作，必須加大規(guī)范和精細(xì)化管理的力度、減少管理的任意性和粗放性，而這些正是流程管理所能解決的問(wèn)題。而項(xiàng)目中的實(shí)施性工作是個(gè)性化極強(qiáng)的工作，因項(xiàng)目以及項(xiàng)目的不同階段而表現(xiàn)出千差萬(wàn)別的特點(diǎn)，比如某單元工程混凝土的澆筑、某個(gè)軟件子模塊的設(shè)計(jì)，這些工作雖然可以采用標(biāo)準(zhǔn)化的工作框架或模板，但由于不確定性因素太多而需要在現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)具有足夠的靈活性，對(duì)這種工作采用項(xiàng)目計(jì)劃和控制的方式進(jìn)行管理是比較合適的。 

基于以上的分析，我們還可以將項(xiàng)目型組織分為管理型組織和實(shí)施型組織。管理型組織是以管理為主的組織，比如一些基本建設(shè)項(xiàng)目的業(yè)主（甲方）單位、監(jiān)理單位，以及一些將具體業(yè)務(wù)完全外包的總包性企業(yè)或管理性部門(mén)（如一些銀行的IT部門(mén)）、研究機(jī)構(gòu)或政府組織，這些組織實(shí)際上并不從事太多具體的項(xiàng)目實(shí)施工作，而是以項(xiàng)目采購(gòu)管理的方式獲得項(xiàng)目產(chǎn)品以及項(xiàng)目產(chǎn)品的運(yùn)行和維護(hù)管理。這樣的組織適合采用流程的方式進(jìn)行管理。而實(shí)施性組織則是以執(zhí)行項(xiàng)目的具體工作為主（通常是指項(xiàng)目的乙方）的組織，比如設(shè)計(jì)院、軟件開(kāi)發(fā)商、咨詢(xún)公司、建筑施工或安裝施工以及其它服務(wù)性組織，這些組織當(dāng)然也存在大量的管理性工作，這部分工作同樣可以采用流程管理的思路，但其主要工作內(nèi)容是項(xiàng)目具體交付成果的實(shí)現(xiàn)，這部分工作不適合使用流程的方式來(lái)執(zhí)行，只能采用計(jì)劃管理的方式。 

協(xié)調(diào)之美 

當(dāng)組織規(guī)模發(fā)展到一定的程度后，就需要建立不同的部門(mén)和崗位進(jìn)行分工協(xié)作以共同完成一項(xiàng)工作。隨著溝通渠道的增加，本位主義或部門(mén)壁壘的形成，跨組織/跨部門(mén)/跨專(zhuān)業(yè)和跨崗位之間的工作協(xié)調(diào)問(wèn)題便成為大中型組織所遇到的最棘手問(wèn)題（大企業(yè)病問(wèn)題）。如何解決這個(gè)問(wèn)題呢？流程管理提供了一個(gè)理想的解決方案，在企業(yè)常規(guī)的流程結(jié)構(gòu)體系中，通過(guò)分級(jí)流程描述和流程責(zé)任矩陣很好地解決了組織運(yùn)營(yíng)中跨部門(mén)和崗位的工作協(xié)同問(wèn)題。 

項(xiàng)目型組織在實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中，同樣面臨著大量跨組織/專(zhuān)業(yè)/部門(mén)/崗位的協(xié)調(diào)問(wèn)題。比如同一項(xiàng)目中土建、電氣和機(jī)電設(shè)備等跨專(zhuān)業(yè)之間的工作界面，業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理和承包商之間跨組織的工作界面，研發(fā)項(xiàng)目中的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、工程、采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)和質(zhì)檢等跨部門(mén)之間的工作界面，這些界面關(guān)系的處理是項(xiàng)目是否順利進(jìn)展甚至能否取得成功的關(guān)鍵。