工程圖紙檔案管理軟件

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　　項目檔案管理是指建設項目在項目申請、立項、現(xiàn)場勘察、圖紙設計、施工、竣工驗收、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)中形成的文字、表格、圖像、圖紙等文件材料的歸檔和管理，為企業(yè)項目績效評價和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理具有專業(yè)性、周期性和服務性的特點。施工企業(yè)加強工程檔案管理，可以為工程改擴建提供準確的數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎上，有效降低施工成本。建設項目是城市發(fā)展的重要組成部分，項目檔案管理可以為相關領域提供數(shù)據(jù)支持。

　　一、工程圖紙檔案管理存在的不足有哪些

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標準，施工檔案的管理存在很多不規(guī)范的地方，比如資料的收集整理需要聯(lián)系施工進度，同步更新資料。但從目前的情況來看，企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項目的實際施工進度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會影響工程竣工驗收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實性。

　　2、檔案管理的保障措施不完善，部分施工機構未設置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項目部其他非專業(yè)人員管理。甚至可能造成重要資料的遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過程中的通病。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案容易受到溫度、濕度、地形等因素的影響。由于設備的存儲功能沒有加密，電子檔案也可能存在一定的潛在管理風險。

　　3、歸檔的及時性有待提高。在建筑工程檔案管理過程中，普遍存在資料收集和檔案歸檔不及時的問題。在一些建設項目中，由于檔案管理人員不深入一線業(yè)務環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進度差異較大，無法保證項目前期資料收集的完整性和及時性;有的項目負責人是檔案管理的第一主體，并不主動向檔案管理人員移交檔案。檔案在項目施工人員手中停留時間過長，檔案管理的風險也隨之增加。

　　二、工程圖紙檔案管理的策略

　　1、實現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過程中，建設單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關于檔案移交的相關規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時間、責任人等。并要求施工方嚴格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。建筑材料的檢驗，建筑工程的質(zhì)量檢驗，隱蔽工程的檢測等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強對關鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。以材料入場環(huán)節(jié)為例。材料進場前，要求相關部門提供質(zhì)量檢驗證明，經(jīng)施工單位驗收合格后方可進場。

　　2、完善檔案管理的保障機制

　　為了保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，設立專門的管理部門和責任制度尤為重要，并定期對資料進行檢查整理，在保證資料完整性的同時，確保資料能夠全面反映實際施工情況。企業(yè)要加強檔案管理的安全場所建設，提供相應的硬件設備，規(guī)避檔案管理風險。電子檔案管理需要企業(yè)投入足夠的資金和人力，定期維護系統(tǒng)設備，特別要注意系統(tǒng)安全防護，降低信息被盜或信息被篡改的風險。

　　3、確保檔案的完整性和及時性

　　為加強項目檔案全過程監(jiān)管，提高歸檔時效，企業(yè)需要把工程項目的驗收階段作為檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)。要充分把握時機，反復審查檔案內(nèi)容，做好查漏補缺工作，為工程檔案轉入驗收做好準備。檔案管理人員可以及時核對數(shù)據(jù)，有針對性地補充數(shù)據(jù)內(nèi)容，保證檔案信息的完整性。項目負責人和檔案管理人員要認真實施資料審核的智能化，加強資料質(zhì)量的審核和監(jiān)督，對備案不及時、備案程序不規(guī)范的部門和個人，按制度追究相關責任，切實提高備案的及時性和準確性。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處

　　1、工作流程規(guī)范

　　通過檔案管理軟件可以在上面制定標準的規(guī)范工作程序，每一位參與人員根據(jù)里面提及到標準去執(zhí)行。在執(zhí)行的過程中，如果有發(fā)生差錯，也能及時的找到錯誤的源頭，并且去加以改正。在一定程度上，提高了工作效率以及節(jié)省時間。

　　2、提升辦公速度

　　在企業(yè)的檔案管理工作中，檔案管理軟件以其快捷的辦文速度和傳輸速度等優(yōu)勢逐漸取代了紙質(zhì)文件。通過計算機軟、硬件設備將檔案管理軟件進行存儲、查詢和修改，使辦公變得越來越輕松和快捷。只有實現(xiàn)文檔的電子化，才能夠改變文檔使用的種種局限，實現(xiàn)文檔信息資源的合理配置、科學管理和高效使用。

　　3、方便文檔歸類

　　企業(yè)檔案管理軟件的使用將傳統(tǒng)的文書檔案、會計檔案、人事檔案等分類打破，取而代之的是以檔案管理軟件中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的企業(yè)文檔可以分散在幾個管理系統(tǒng)中，分類也變得更加的詳細、科學和規(guī)范。從文檔保存的角度來講，傳統(tǒng)的紙制文件可能具有很強的優(yōu)勢，但在資源存儲與利用的角度來說，檔案管理軟件是具有明顯的優(yōu)勢的。

　　4、保密性強

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，檔案管理軟件具有一定的保密性，可以通過計算機加密軟件對檔案管理軟件進行加密，也可以使用檔案管理軟件對文檔進行加密或者進行級次授權，從而可以控制檔案管理軟件的使用和閱讀。當前計算機的新技術還可以采用密鑰和文檔分離管理技術，密鑰與密文分離存儲，密鑰的下放與解密由系統(tǒng)控制。

　　大數(shù)據(jù)時代，信息資源關系到建筑領域的經(jīng)濟穩(wěn)定，也影響著城市的規(guī)劃和發(fā)展。企業(yè)應加強與建設單位的聯(lián)系，從項目建設的全過程入手，確保檔案資料的完整性和準確性;要充分發(fā)揮信息技術的作用，企業(yè)除了建設智能化的檔案管理系統(tǒng)外，還可以發(fā)揮信息技術縮短空間距離的作用，通過搭建信息共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)總部對各項目部的監(jiān)督管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。