工程圖紙檔案管理軟件

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　項(xiàng)目檔案管理是指建設(shè)項(xiàng)目在項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)、現(xiàn)場(chǎng)勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)中形成的文字、表格、圖像、圖紙等文件材料的歸檔和管理，為企業(yè)項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理具有專業(yè)性、周期性和服務(wù)性的特點(diǎn)。施工企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理，可以為工程改擴(kuò)建提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本。建設(shè)項(xiàng)目是城市發(fā)展的重要組成部分，項(xiàng)目檔案管理可以為相關(guān)領(lǐng)域提供數(shù)據(jù)支持。

　　一、工程圖紙檔案管理存在的不足有哪些

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，施工檔案的管理存在很多不規(guī)范的地方，比如資料的收集整理需要聯(lián)系施工進(jìn)度，同步更新資料。但從目前的情況來(lái)看，企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項(xiàng)目的實(shí)際施工進(jìn)度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會(huì)影響工程竣工驗(yàn)收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實(shí)性。

　　2、檔案管理的保障措施不完善，部分施工機(jī)構(gòu)未設(shè)置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項(xiàng)目部其他非專業(yè)人員管理。甚至可能造成重要資料的遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過(guò)程中的通病。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案容易受到溫度、濕度、地形等因素的影響。由于設(shè)備的存儲(chǔ)功能沒(méi)有加密，電子檔案也可能存在一定的潛在管理風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、歸檔的及時(shí)性有待提高。在建筑工程檔案管理過(guò)程中，普遍存在資料收集和檔案歸檔不及時(shí)的問(wèn)題。在一些建設(shè)項(xiàng)目中，由于檔案管理人員不深入一線業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進(jìn)度差異較大，無(wú)法保證項(xiàng)目前期資料收集的完整性和及時(shí)性;有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是檔案管理的第一主體，并不主動(dòng)向檔案管理人員移交檔案。檔案在項(xiàng)目施工人員手中停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。

　　二、工程圖紙檔案管理的策略

　　1、實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過(guò)程中，建設(shè)單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關(guān)于檔案移交的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時(shí)間、責(zé)任人等。并要求施工方嚴(yán)格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。建筑材料的檢驗(yàn)，建筑工程的質(zhì)量檢驗(yàn)，隱蔽工程的檢測(cè)等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。以材料入場(chǎng)環(huán)節(jié)為例。材料進(jìn)場(chǎng)前，要求相關(guān)部門提供質(zhì)量檢驗(yàn)證明，經(jīng)施工單位驗(yàn)收合格后方可進(jìn)場(chǎng)。

　　2、完善檔案管理的保障機(jī)制

　　為了保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，設(shè)立專門的管理部門和責(zé)任制度尤為重要，并定期對(duì)資料進(jìn)行檢查整理，在保證資料完整性的同時(shí)，確保資料能夠全面反映實(shí)際施工情況。企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理的安全場(chǎng)所建設(shè)，提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理需要企業(yè)投入足夠的資金和人力，定期維護(hù)系統(tǒng)設(shè)備，特別要注意系統(tǒng)安全防護(hù)，降低信息被盜或信息被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

　　3、確保檔案的完整性和及時(shí)性

　　為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案全過(guò)程監(jiān)管，提高歸檔時(shí)效，企業(yè)需要把工程項(xiàng)目的驗(yàn)收階段作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要充分把握時(shí)機(jī)，反復(fù)審查檔案內(nèi)容，做好查漏補(bǔ)缺工作，為工程檔案轉(zhuǎn)入驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。檔案管理人員可以及時(shí)核對(duì)數(shù)據(jù)，有針對(duì)性地補(bǔ)充數(shù)據(jù)內(nèi)容，保證檔案信息的完整性。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要認(rèn)真實(shí)施資料審核的智能化，加強(qiáng)資料質(zhì)量的審核和監(jiān)督，對(duì)備案不及時(shí)、備案程序不規(guī)范的部門和個(gè)人，按制度追究相關(guān)責(zé)任，切實(shí)提高備案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處

　　1、工作流程規(guī)范

　　通過(guò)檔案管理軟件可以在上面制定標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范工作程序，每一位參與人員根據(jù)里面提及到標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行。在執(zhí)行的過(guò)程中，如果有發(fā)生差錯(cuò)，也能及時(shí)的找到錯(cuò)誤的源頭，并且去加以改正。在一定程度上，提高了工作效率以及節(jié)省時(shí)間。

　　2、提升辦公速度

　　在企業(yè)的檔案管理工作中，檔案管理軟件以其快捷的辦文速度和傳輸速度等優(yōu)勢(shì)逐漸取代了紙質(zhì)文件。通過(guò)計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備將檔案管理軟件進(jìn)行存儲(chǔ)、查詢和修改，使辦公變得越來(lái)越輕松和快捷。只有實(shí)現(xiàn)文檔的電子化，才能夠改變文檔使用的種種局限，實(shí)現(xiàn)文檔信息資源的合理配置、科學(xué)管理和高效使用。

　　3、方便文檔歸類

　　企業(yè)檔案管理軟件的使用將傳統(tǒng)的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等分類打破，取而代之的是以檔案管理軟件中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的企業(yè)文檔可以分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，分類也變得更加的詳細(xì)、科學(xué)和規(guī)范。從文檔保存的角度來(lái)講，傳統(tǒng)的紙制文件可能具有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，但在資源存儲(chǔ)與利用的角度來(lái)說(shuō)，檔案管理軟件是具有明顯的優(yōu)勢(shì)的。

　　4、保密性強(qiáng)

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，檔案管理軟件具有一定的保密性，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)加密軟件對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行加密，也可以使用檔案管理軟件對(duì)文檔進(jìn)行加密或者進(jìn)行級(jí)次授權(quán)，從而可以控制檔案管理軟件的使用和閱讀。當(dāng)前計(jì)算機(jī)的新技術(shù)還可以采用密鑰和文檔分離管理技術(shù)，密鑰與密文分離存儲(chǔ)，密鑰的下放與解密由系統(tǒng)控制。

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源關(guān)系到建筑領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定，也影響著城市的規(guī)劃和發(fā)展。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)與建設(shè)單位的聯(lián)系，從項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程入手，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性;要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，企業(yè)除了建設(shè)智能化的檔案管理系統(tǒng)外，還可以發(fā)揮信息技術(shù)縮短空間距離的作用，通過(guò)搭建信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)總部對(duì)各項(xiàng)目部的監(jiān)督管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。