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2015年監(jiān)理工程師考試《監(jiān)理概論》講義:會議協(xié)調(diào)法
三、建設(shè)工程監(jiān)理組織協(xié)調(diào)的方法
監(jiān)理工程師組織協(xié)調(diào)可采用如下方法:
?。ㄒ唬h協(xié)調(diào)法
會議協(xié)調(diào)法是建設(shè)工程監(jiān)理中最常用的一種協(xié)調(diào)方法,實踐中常用的會議協(xié)調(diào)法包括第一次工地會議、監(jiān)理例會、專業(yè)性監(jiān)理會議等。
1.第一次工地會議
第一次工地會議是建設(shè)工程尚未全面展開前,履約各方相互認識、確定聯(lián)絡(luò)方式的會議,也是檢查開工前各項準備工作是否就緒并明確監(jiān)理程序的會議。第一次工地會議應(yīng)在項目總監(jiān)理工程師下達開工令之前舉行,會議由建設(shè)單位主持召開,監(jiān)理單位、總承包單位的授權(quán)代表參加,也可邀請分包單位參加,必要時邀請有關(guān)設(shè)計單位人員參加。
2.監(jiān)理例會
?。?)監(jiān)理例會是由總監(jiān)理工程師主持,按一定程序召開的,研究施工中出現(xiàn)的計劃、進度、質(zhì)量及工程款支付等問題的工地會議。
?。?)監(jiān)理例會應(yīng)當定期召開,宜每周召開一次。
?。?)參加人包括:項目總監(jiān)理工程師(也可為總監(jiān)理工程師代表)、其他有關(guān)監(jiān)理人員、承包商項目經(jīng)理、承包單位其他有關(guān)人員。需要時,還可邀請其他有關(guān)單位代表參加。
?。?)會議的主要議題如下:1)對上次會議存在問題的解決和紀要的執(zhí)行情況進行檢查;2)工程進展情況;3)對下月(或下周)的進度預(yù)測及其落實措施;4)施工質(zhì)量、加工訂貨、材料的質(zhì)量與供應(yīng)情況;5)質(zhì)量改進措施;6)有關(guān)技術(shù)問題;7)索賠及工程款支付情況;8)需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事宜。
(5)會議紀要
會議紀要由項目監(jiān)理機構(gòu)起草,經(jīng)與會各方代表會簽,然后分發(fā)給有關(guān)單位。會議紀要內(nèi)容如下:1)會議地點及時間;2)出席者姓名、職務(wù)及他們代表的單位;3)會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的主要內(nèi)容;4)決定事項;5)諸事項分別由何人何時執(zhí)行。
3.專業(yè)性監(jiān)理會議
除定期召開工地監(jiān)理例會以外,還應(yīng)根據(jù)需要組織召開一些專業(yè)性協(xié)調(diào)會議,例如加工訂貨會、業(yè)主直接分包的工程內(nèi)容承包單位與總包單位之間的協(xié)調(diào)會、專業(yè)性較強的分包單位進場協(xié)調(diào)會等,均由監(jiān)理工程師主持會議。
?。ǘ┙徽剠f(xié)調(diào)法
在實踐中,并不是所有問題都需要開會來解決,有時可采用“交談”這一方法。交談包括面對面的交談和電話交談兩種形式。
無論是內(nèi)部協(xié)調(diào)還是外部協(xié)調(diào),這種方法使用頻率都是相當高的。其作用在于:
?。?)保持信息暢通。由于交談本身沒有合同效力及其方便性和及時性,所以建設(shè)工程參與各方之間及監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部都愿意采用這一方法進行。
?。?)尋求協(xié)作和幫助。在尋求別人幫助和協(xié)作時,往往要及時了解對方的反應(yīng)和意見,以便采取相應(yīng)的對策。另外,相對于書面尋求協(xié)作,人們更難于拒絕面對面的請求。因此,采用交談方式請求協(xié)作和幫助比采用書面方法實現(xiàn)的可能性要大。
?。?)及時發(fā)布工程指令。在實踐中,監(jiān)理工程師一般都采用交談方式先發(fā)布口頭指令,這樣,一方面可以使對方及時地執(zhí)行指令,另一方面可以和對方進行交流,了解對方是否正確理解了指令。隨后,再以書面形式加以確認。
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