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直面項(xiàng)目管理問題 企業(yè)如何促進(jìn)項(xiàng)目精細(xì)化管理
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由于企業(yè)自身項(xiàng)目管理的復(fù)雜性,當(dāng)前企業(yè)的項(xiàng)目管理普通存在著項(xiàng)目資源分配不均、項(xiàng)目成本失控、項(xiàng)目變更管理難、項(xiàng)目無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)等種種問題,甚至經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目被迫中止的嚴(yán)重現(xiàn)象。項(xiàng)目管理工具基于交互式的動(dòng)態(tài)管理,能夠?qū)崟r(shí)匯總項(xiàng)目動(dòng)態(tài),在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的管控,提升項(xiàng)目的成功率。
項(xiàng)目管理日趨復(fù)雜,問題逐漸明朗化,包括:
(1)項(xiàng)目過程控制不力
(2)資源分配不均
(3)項(xiàng)目成本失控
(4)項(xiàng)目變更難管理
(5)多項(xiàng)目管理問題多
如何有的放矢,讓項(xiàng)目管理問題得到有效解決?
解決方案
實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度,計(jì)劃與執(zhí)行合二為一
項(xiàng)目管理工具支持項(xiàng)目的WBS架構(gòu),以項(xiàng)目計(jì)劃驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目的管控,通過基于交互式的實(shí)時(shí)管理模式,自動(dòng)匯總項(xiàng)目最新信息同步呈現(xiàn)到WBS頁面,一個(gè)頁面即可清晰捕捉項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際的差距,并且高亮顯示超出計(jì)劃的數(shù)據(jù)引起重視。同時(shí),項(xiàng)目管理工具還提供基線、可交付成果、里程碑、依賴、概覽等先進(jìn)管理工具,幫助項(xiàng)目經(jīng)理全面掌控項(xiàng)目全生命周期,做好關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控,確保項(xiàng)目進(jìn)度。
合理協(xié)調(diào)資源使用,確保資源均勻分配
在資源管理方面,項(xiàng)目管理工具還支持資源的查閱、申請(qǐng)與審批。通過資源列表,申請(qǐng)人和審批人都可以實(shí)時(shí)查看到相同時(shí)間段內(nèi)某個(gè)資源的使用情況,避免資源負(fù)荷或閑置。對(duì)于已被申請(qǐng)的資源,資源的審批人可以提議資源使用新日期,更加合理地進(jìn)行資源的分配。同時(shí),系統(tǒng)還能夠根據(jù)申請(qǐng)人工作時(shí)間和技能分?jǐn)?shù)等條件,幫助申請(qǐng)人篩選出合適的資源。
實(shí)時(shí)匯總項(xiàng)目成本,高亮顯示超支情況
對(duì)于項(xiàng)目的成本控制,項(xiàng)目管理工具支持將采購訂單、供應(yīng)商合約、費(fèi)用報(bào)銷等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到項(xiàng)目費(fèi)用中來,實(shí)時(shí)追蹤項(xiàng)目成本的變化情況。同時(shí),項(xiàng)目管理工具還提供費(fèi)用控制的功能,用戶可自定義項(xiàng)目或單個(gè)事項(xiàng)的費(fèi)用在某個(gè)范圍內(nèi)需要再被審批,很好地避免項(xiàng)目費(fèi)用超支的現(xiàn)象。對(duì)于費(fèi)用超支的項(xiàng)目,項(xiàng)目管理工具還將以高亮顯示的形式,提醒相關(guān)利害人及時(shí)查找問題。
自動(dòng)追蹤項(xiàng)目變更,項(xiàng)目執(zhí)行更順利
對(duì)于項(xiàng)目過程中的變更,項(xiàng)目管理工具支持從變更提出-變更指派-變更計(jì)劃-變更解決方案-變更驗(yàn)收的流程管理,并提供變更請(qǐng)求列表和視圖,記錄每個(gè)變更請(qǐng)求的嚴(yán)重性,全面跟蹤每一個(gè)變更請(qǐng)求的處理動(dòng)態(tài)。對(duì)于變更帶來的影響,系統(tǒng)能夠把變更與項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)聯(lián),通過變更計(jì)劃的加入帶動(dòng)原項(xiàng)目計(jì)劃的變化,讓用戶更好地了解變更所帶來的影響,更好地做出應(yīng)對(duì)措施。
多項(xiàng)目管理,提升項(xiàng)目管理效率
項(xiàng)目管理工具支持項(xiàng)目的組合管理,能夠?qū)⒍鄠€(gè)項(xiàng)目納入一個(gè)統(tǒng)一的PMO進(jìn)行管理,提升多項(xiàng)目的管理效率,強(qiáng)化項(xiàng)目的執(zhí)行力度,嚴(yán)格管控項(xiàng)目的目標(biāo)和費(fèi)用。通過系統(tǒng),企業(yè)的管理層在一個(gè)頁面上便可以看到多個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行情況,實(shí)時(shí)追蹤各個(gè)項(xiàng)目的問題和風(fēng)險(xiǎn),并給予相應(yīng)的工作指導(dǎo),快速實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管控。
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